Werken met BTW-codes (offreren & factureren)

Wanneer uw omgeving overschakelt op BTW-codes, werkt u niet langer met losse BTW-percentages, maar met benoemde BTW-codes — precies zoals in een boekhoudpakket. Elke code staat voor één BTW-situatie (bijvoorbeeld Hoog 21%, Laag 9%, 0% / vrijgesteld of BTW verlegd). U kiest voortaan een code in plaats van een getal.

Wat verandert er voor u?

Het resultaat is minder foutgevoelig: u kunt niet meer een verkeerd los percentage kiezen, en bijzondere situaties (verlegd, buiten EU, vrijgesteld) staan netjes vast in één code die ook goed in de boekhouding terechtkomt.

Is een BTW-code verplicht?

Er zijn twee niveaus, en het verplichte deel zit op het hoofdniveau:

• Hoofdniveau (de hele offerte/factuur). Het veld Basis BTW-CODE in de zijbalk is een verplicht veld, net als de Basis omzetgroep erboven. In de praktijk staat die basiscode er meestal al: hij wordt automatisch ingevuld op basis van de klant of de gekozen omzetgroep zodra u die kiest.
• Regelniveau (per factuurregel). Hier hoeft u niets extra te kiezen. Een regel zonder eigen code volgt automatisch de basis BTW-code van het document — u ziet die basiscode dan als grijze suggestie in het keuzeveld van de regel. Alleen wanneer één regel afwijkt, kiest u daar zelf een andere code.

Kort samengevat: op het hele document móét een basis BTW-code staan; losse regels erven die en zijn niet apart verplicht.

Waar vindt u de BTW-codes?

De lijst met beschikbare codes wordt centraal beheerd onder Instellingen → Financiën → BTW Codes. Elke code bevat:

• Naam – de omschrijving die u herkent, bv. Hoog tarief 21%.
• Code – korte code (max. 8 tekens), bv. H, L, 0, VERL.
• BTW-percentage – bv. 21%, 9%, 0%.
• Type – Exclusief, Geen BTW, of 0% (alleen basisbedrag).
• Transactietype – Verkoop, Inkoop of In/verkoop. Op offertes en verkoopfacturen ziet u alleen verkoop- en in/verkoop-codes.
• Standaard – de code die standaard voorgesteld wordt.
• BTW verlegd – aan als het om verlegde BTW gaat (reverse charge).

Doorgaans richt ZoLive/MediaZo deze lijst samen met u (en zo nodig uw boekhouder) in. U hoeft normaal geen codes zelf aan te maken — u kiest ze alleen bij het factureren.

Zo werkt u ermee

Op hoofdniveau: de basis instellen

1. Maak de offerte/factuur zoals u gewend bent en kies de klant.
2. Heeft de klant een standaard BTW-code, dan wordt die automatisch als Basis BTW-CODE voor het document ingevuld. Anders vult het kiezen van een Basis omzetgroep de basiscode aan.
3. Deze basis BTW-code geldt als standaard voor alle regels. Alle regels zonder eigen code rekenen ermee.

Op regelniveau: een enkele regel afwijkend maken

1. Voeg regels toe. Elke regel krijgt automatisch een BTW-code op basis van (in deze volgorde): de basis BTW-code van het document, de standaard BTW-code van de klant, en de standaard BTW-code van de gekozen omzetgroep.
2. Klopt een regel niet? Kies via de keuzelijst op de regel zelf een andere BTW-code. Het BTW-bedrag wordt direct herberekend.
3. Wilt u de afwijking ongedaan maken, ontkoppel dan de code op die regel — de regel volgt daarna weer de basis BTW-code van het document.

Een afwijkende situatie (bv. buitenland / BTW verlegd)

Kies de code BTW verlegd of 0% — voor het hele document, of voor een enkele regel. De juiste BTW-behandeling en vermelding volgen dan automatisch mee op de PDF. Let op de volgorde als u dit maar voor één regel wilt: staat de basis-BTW van het document nog op een percentage, dan vraagt het systeem u eerst die basis-BTW op 0% te zetten voordat u op de regel een verlegd- of 0%-code kunt kiezen. En de basiscode van het document laat zich pas ontkoppelen als er geen regels meer aan hangen die zelf een 0%- of verlegd-code hebben.

Standaard per klant instellen

Op de klantkaart kunt u een standaard BTW-code kiezen. Handig voor klanten die altijd dezelfde behandeling krijgen (bv. een buitenlandse klant altijd BTW verlegd). Vanaf dan staan nieuwe offertes/facturen voor die klant meteen goed.

Veelgestelde vragen