Een nieuw abonnement aanmaken

1. Ga naar Abonnementen.
2. Klik op 'Nieuw abonnement'.
3. Selecteer de klant bij 'Abonnement aan'.
4. Vul de abonnementgegevens in: entiteit, interval, startdatum en (optioneel) einddatum.
5. Voeg één of meerdere abonnementregels toe.
6. Controleer de instellingen aan de rechterkant.
7. Klik op 'Abonnement opslaan'.

Wat betekent het veld 'Entiteit'?

Hiermee kies je vanuit welke administratie of bedrijfsentiteit de facturen worden gemaakt, bijvoorbeeld 'Bedrijf BV' of 'Holding BV'.

Hoe werkt het interval?

Het interval bepaalt hoe vaak een nieuwe abonnementsperiode wordt aangemaakt, in dagen:

• 1 dag — iedere dag
• 7 dagen — iedere week
• 30 dagen — iedere maand (benadering)
• 365 dagen — jaarlijks

Moet ik een einddatum invullen?

Nee. Laat je het leeg, dan loopt het abonnement door. Vul je een datum in, dan stopt het abonnement automatisch op die datum.

Tussentijds een nieuwe factuurperiode vastzetten

Heeft een abonnement langere tijd een verkeerd interval gehad (bijvoorbeeld jaarlijks in plaats van maandelijks), dan kun je de factuurplanning handmatig corrigeren:

1. Open het abonnement.
2. Pas het interval aan naar de juiste waarde.
3. Vul bij 'Volgende factuur periode' de datum in waarop de eerstvolgende factuurperiode moet starten.
4. Klik op 'Abonnement opslaan'.

'Volgende factuur generatie' werkt het systeem vanzelf bij; die hoef je niet in te vullen. Voorbeeld: zet je 'Volgende factuur periode' op 01-07-2026, dan wordt de factuur op 01-07-2026 aangemaakt en loopt daarna het normale interval weer. Gemiste intervallen worden niet met terugwerkende kracht gegenereerd.

Wat zijn activiteiten?

Met activiteiten leg je vast welke werkzaamheden binnen een taak uitgevoerd moeten worden. Zo houd je structuur in de planning van het werk.

Wat kun je ermee?

Activiteiten hebben ook een financiële kant. Aan elke activiteit koppel je tarieven, waardoor je de opbrengsten en kosten van het werk ziet. Je gebruikt activiteiten ook bij de urenregistratie van medewerkers: de gewerkte tijd wordt vastgelegd en de bijbehorende kosten en opbrengsten worden berekend.

Elke activiteit heeft twee tarieven per uur: een verkoopprijs (wat je de klant doorberekent) en een inkoopprijs (de interne kosten).

Mogelijkheden

• Een code om snel naar de activiteit te zoeken.
• Een activiteit kan gemarkeerd worden; die valt dan op bij de urenregistratie.

Periodes

De prijs van een activiteit kan in de loop van de tijd veranderen. Daarom werkt elke activiteit met periodes. Let bij het instellen op het volgende:

• Een periode heeft altijd een startdatum.
• Eindigt een periode op 10-01-2026, dan begint de volgende de dag erna, op 11-01-2026.
• Periodes mogen niet overlappen en er mogen geen gaten tussen zitten.
• Eén periode mag zonder einddatum zijn; dat mag alleen de huidige (laatste) periode.
• Periodes in het verleden kun je niet meer bewerken.

Afbeelding toevoegen 

• Open de module 'Albums'
• Open 'galerijen'
• Selecteer de juiste categorie/groep 
• Kies (evt) een album
• Klik op 'media +'
• Selecteer een bestand
• Klik op 'uploaden'

Afbeelding verwijderen van de website 

• Open de module 'Albums'
• Open 'galerijen'
• Selecteer de juiste categorie/groep 
• Kies daar (evt) de juiste pagina
• Selecteer de gewenste afbeelding
• Ga naar het pencil (bewerken)
• Kies voor afbeelding verwijderen

Afbeelding niet tonen op de website

• Log in in Zolive
• Open de module 'Albums'
• Open 'galerijen'
• Selecteer de juiste categorie/groep (in uw geval medewerkers)
• Selecteer de gewenste foto
• Ga naar het pencil (bewerken)
• Vink 'online' uit

Het ZoLive CRM bundelt relatiebeheer, facturatie, planning, automatisering en meer in één systeem. Hieronder alle functies per onderdeel.

  Relaties & CRM

• Klanten, prospects en relaties aanmaken, bewerken en doorzoeken
• Slim gefilterde relatielijsten (alle relaties, klanten/debiteuren, prospects, werkadressen) met totaaltellers
• Meerdere contactpersonen per relatie
• Notities met bijlagen; communicatie-/e-mailhistorie per klant
• Leads- en dealspijplijn (kanban) per dealtype en status, met taken/acties en eigen velden
• RFM-klantsegmentatie (Champions, Loyal, At risk, Lost…) op basis van recency, frequentie en omzet
• Opvolglijsten voor gerichte follow-up; vrije tags/labels op relaties
• Afspraken koppelen aan relaties, deals en projecten
• Leads-rapportage en klantimport/-export via CSV

  Facturatie

• Facturen opstellen, beheren en versturen met statusfilters (concept, verstuurd, wachtend, betaald)
• Btw-codes en automatische btw-berekening
• Creditfacturen en proforma-facturen
• Koppeling met externe boekhouding (synchronisatie van facturen en debiteuren)
• Deelbetalingen en betaaltermijnen

  Offertes

• Offertes opstellen en bewerken met regels en producten; vergrendelen na opslaan
• Volledige status-flow: concept → uitstaand → aangepast → afgewezen/akkoord → in behandeling/doorlopend → voltooid → archief
• Per e-mail versturen; online laten ondertekenen/accepteren
• Automatische opvolgherinneringen (tot 3, pauzeerbaar)
• Omzetten naar factuur en werkbon; deelbetalingen/termijnen
• Kopiëren of als herziene versie opslaan; overzicht met filters, tellers en totalen
• AI-offerte-assistent die op basis van een klantvraag een concept samenstelt (in ontwikkeling)

  Abonnementen

• Terugkerende facturen die automatisch per periode worden aangemaakt (interval in dagen, maanden en/of jaren)
• Vooruit factureren en facturen tot 90 dagen vooraf voorbereiden
• Prijsindexatie in één handmatige actie (met preview)
• Verlengingsherinnering vooraf per e-mail voor doorlopende jaarabonnementen
• Stopzetten via een einddatum

  Inkoop & Crediteuren

• Inkoopfacturenoverzicht met status-tabs (concept, openstaand, betaald), zoeken en paginering
• Inkoopfactuur aanmaken/bewerken met btw-controle; bulk-invoer; dupliceren
• Factuurdocumenten (pdf/foto) uploaden en koppelen; CSV-export
• Leveranciers-/crediteurenbeheer (btw-nummer, KvK, IBAN, betaaltermijn, boekingsinstellingen)
• Boekhoudkoppeling met Exact en Twinfield, inclusief oplossen van sync-problemen
• AI-inkoop / factuurherkenning (OCR): pdf's automatisch uitlezen en boeken (in ontwikkeling)

  Betalingen

• Betalingenoverzicht met datum, kenmerk, bedrag en betaalstatus
• Losse (dynamische) betaling aanmaken met eigen kenmerk en bedrag
• Deelbare betaallink voor de betaler genereren
• Betaalstatus en -datum volgen; testmodus
• Koppeling met webshop-orders en met facturen

  Medewerkers (HRM)

• Medewerkersoverzicht (actief/inactief); toevoegen/bewerken met functie, foto, kleur en notities
• Inloggegevens en accountkoppeling per medewerker
• Rooster & beschikbaarheid (contracturen, max. per dag, uren per weekdag); rooster genereren
• Verlof-, ziekte- en ATV-registratie met opbouw en verbruik
• Urenregistratie; tijdregistratie op klant/project voor facturatie; uren afhandelen
• Uren- en KPI-overzicht per medewerker; wagenpark per medewerker; CSV-import

  Agenda & planning

• Weergaven: dag, week, maand, lijst, planbord, werkbelasting en route
• Plannen via slepen-en-neerzetten vanuit de takenlijst; afspraken verplaatsen en verlengen
• Afspraken met klant, medewerker(s), status en notitie; uitplannen naar taken
• Filteren op medewerker en status; statuskleuren
• Beschikbaarheid/rooster-inzicht inclusief verlof en ziekte
• Autoplanning: automatisch planvoorstel voor openstaande taken (betaalde optie)
• Teamoverzicht (gehaald/open, geplande vs. bestede uren); buitendienst-modus (alleen-lezen)
• Koppeling met externe agenda (Outlook/Google, alleen-lezen)

  Apparaten

• Dashboard met kengetallen, onderhoudstrend en aandachtslijsten
• Doorzoekbaar apparatenoverzicht met compliance-status en filters
• Apparaatdetail met installatie (foto's/tekeningen/documenten), werkbonnen en historie
• Apparaat toevoegen/bewerken (serienummer, merk/model, klant, monteur, interval)
• Apparaat vervangen of uit onderhoud nemen; storing melden
• Onderhoud plannen (wordt werkbon in facturatie) en registreren met resultaat
• Onderhoudsverplichtingen & compliance met interval en volgende datum
• Service-/onderhoudsabonnement koppelen; bestanden en media per apparaat
• Onderdelen op bestellijst; magazijn & inkoop (inkooporders per leverancier); apparaattypes met onderhoudssjablonen

  Projecten

• Projectenoverzicht (Actueel, Doorlopend, Archief) met projectleider, klant en looptijd
• Voortgangsindicator (afgeronde taken / totaal)
• Projectdetail met klantkoppeling en doorklik naar Relaties
• Koppeling met facturatie (facturen, offertes, werkbonnen per project, inclusief bedragen)
• Taken/diensten per projectfase met medewerker, geschatte uren en statuslabels
• Communicatie en notities per project

  Producten

• Productcatalogus beheren (zoeken, filteren, toevoegen, bewerken)
• Productdetails: teksten, afbeeldingen, bestanden/downloads, labels, SEO
• Voorraadbeheer met meerdere locaties; staffelprijzen
• Categorieën, specificaties (filterbaar), varianten/opties en labels
• Kortingscodes (inclusief bulk genereren)
• Bestellingen verwerken (status, betaling, factuur-/verzendgegevens); winkelwagens en verlanglijstjes
• Verkoopoverzicht/rapportage; klantaccounts
• Import van producten en prijzen; export naar XML/Excel, verzendlabels (PostNL/Dymo) en barcodes
• Meertaligheid

  Communicatie

• Centrale inbox van leads en formulierinzendingen, doorzoekbaar en gepagineerd
• Filteren op periode, formulier/type en betaalde leads; berichtdetail met herkomst-site
• Bijlagen bij berichten; marketing-/campagneherkomst per lead (Google/Facebook/Bing, UTM)
• Verwerkings-/trace-historie; berichten verwijderen (los of bulk); CSV-export
• Koppelingen naar externe systemen met veldmapping, doorstuurstatus en handmatig opnieuw versturen
• Formulier-/typebeheer met privacy/anonimisering (bewaartermijn); week- en maandstatistieken

  Documenten

• Documentenoverzicht met status en gebruikt sjabloon; zoeken op naam en inhoud
• Nieuw document op basis van een sjabloon; dupliceren
• Samenvoegvelden/vervangcodes invullen; live voorbeeld; gegenereerd document bekijken
• Ondertekenaars/deelnemers met rol en ondertekenstatus
• Sjablonen met vrije tekst en automatische herkenning van vervangcodes

  Autopilot

• Visuele flow-bouwer: trigger → voorwaarden → acties
• Triggers op CRM- (deal/offerte/factuur/klant), apparaat/onderhoud- en agenda-gebeurtenissen
• Als/dan-voorwaarden; automatisch e-mailen en communicatie vastleggen
• Automatische CRM-acties (deal-fase zetten, project aanmaken/koppelen); CRM-data bijwerken
• Goedkeuringen (mens-in-de-lus); proefdraaien/observatiemodus
• Logboek met veilig terugdraaien (undo); dashboard; koppeling met externe automatisering (n8n) en inkomende webhooks

  Koppelingen

• Integratie-catalogus met status per koppeling
• Digitaal ondertekenen (Stiply); recruitment/ATS (Carerix)
• Boekhouding: Exact Online en Twinfield
• Agenda & e-mail via Google en Microsoft (per medewerker), met push-synchronisatie
• Uitgaande automatisering via n8n (met test-ping); WhatsApp Business (Meta Cloud API)
• Inkomende webhook-tokens beheren (module-toegang, rate-limit, aan/uit)

Wat is het?

Ja, Zolive heeft een API en volop koppelmogelijkheden. Een deel gebruik je misschien al zonder het zo te noemen: Autopilot kan automatisch gegevens doorsturen naar een ander systeem zodra er iets gebeurt in Zolive, en andersom een actie in Zolive starten vanuit een extern signaal. Daarnaast heeft een aantal modules, zoals facturatie, een eigen API om gegevens uit te wisselen.

Wat kun je ermee?

• Via Autopilot gegevens automatisch doorsturen naar bijvoorbeeld n8n, Zapier, Make of je eigen systeem, zodra er iets gebeurt in Zolive.
• Via Autopilot juist een actie in Zolive laten starten vanuit een extern systeem.
• Via de module-API's, zoals facturatie, rechtstreeks facturen, offertes, relaties of workflows uitwisselen.

Hoe werkt het?

Bestaande koppelingen richten we voor je in, beveiligd met een eigen sleutel per koppeling. Wil je iets dat nog niet standaard beschikbaar is, dan kijken we per situatie wat mogelijk is. Daarvoor hebben we drie dingen nodig:

1. Wat wil je ermee bereiken?
2. Welke gegevens zijn daarvoor nodig?
3. Wie gaat de koppeling bouwen of gebruiken?

Op basis daarvan geven we aan wat nu al kan, wat we op korte termijn kunnen ontsluiten en welke afspraken daarbij horen. Vaak blijkt het doel ook op een andere manier al te bereiken, dat nemen we dan direct mee.

Let op

Externe toegang stellen we altijd bewust en per situatie open, zodat dit veilig en goed vastgelegd gebeurt, ook voor jou als eigenaar van de data.

1. Log in met je account in Zolive. 
2. Kies voor ‘Stream’
3. Zoek het juiste artikel (gebruik eventueel de filterfunctie bovenaan en zoek op de titel)
4. Klik het artikel open.
5. Aan de rechterkant bij instellingen staat ‘publiceren’ vink het vinkje uit (offline) of aan (online) en sla het artikel opnieuw op.
6. Het artikel is nu online/offline.

Automatisch genereren van Abonnementen

Ga naar Facturatie en open Abonnementen. Zet daar het vinkje aan bij “Automatisch genereren en versturen naar e-mailadres X”. Zodra dit aan staat, worden facturen automatisch aangemaakt en verzonden.

Let op: dat dit alleen werkt als de klant een e-mailadres heeft ingevuld. Daarnaast moet bij de klantinstellingen de optie “Facturen per mail” aan staan. Deze instelling vind je bij Klanten.

Wat is het?

Vul je bij een adres de postcode in, dan zet Zolive de straat en plaats er automatisch bij. Zo hoef je minder te typen en maak je minder fouten in adressen.

Hoe werkt het?

Op de plekken waar je een adres invoert, begin je met de postcode. Zodra die is ingevuld, verschijnen de straat en plaats vanzelf.

Let op

Voor Nederlandse postcodes werkt dit volledig. Belgische en Duitse postcodes worden herkend, maar de straat en plaats worden daar maar beperkt aangevuld.

Wat is het?

Channels verwerkt inkomende e-mails eenvoudig en efficiënt, gebruikmakend van alle gegevens in het zo-live CRM-systeem.

Wat kun je ermee?

Channels koppelt inkomende e-mails automatisch aan bestaande items in het CRM. Bij bijvoorbeeld een factuur of offerte heb je zo direct een compleet overzicht van alle gerelateerde e-mails. Ideaal om inkomende e-mails te verwerken en er meteen actie op te ondernemen — nieuwe relaties aanmaken of offertes opstellen en koppelen.

Hoe werkt het?

1. Binnenkomende e-mails worden met behulp van AI geanalyseerd.
2. Het systeem doet suggesties voor de meest relevante CRM-objecten die bij de e-mail horen.
3. Je kiest een suggestie en koppelt de e-mail aan een bestaand object, of maakt een nieuw object aan.
4. De e-mail is daarna direct geïntegreerd in het CRM en zichtbaar bij de gekoppelde objecten.

Voordelen

• Automatische analyse en suggesties voor het koppelen van e-mails aan CRM-objecten.
• Direct overzicht en centrale opslag van alle communicatie rondom een item.
• Efficiëntere verwerking van inkomende e-mails.
• Betere opvolging en snellere acties vanuit het CRM.

1. Ga naar het betreffende dossier toe
2. Druk helemaal rechts boven in op het pijltje.
3. Open Dossier instellingen
4. 
5. Vink de optie 'Dossier gearchiveerd' uit
6. Het dossier is uit het archief gehaald.

Het kan heel even duren voor het dossier daadwerkelijk uit het archief is, dit is normaal.

Dynamische redirect aanmaken

• Ga naar de websites module
• Selecteer uit het menu 'Dynamische redirects'
• Kies 'toevoegen'
• Vul bij domeinnaam 'www.uwwebsite.nl' in
• Vul bij 'oorspronkelijke link' de pagina in die u wilt redirecten bijvoorbeeld: oudepagina
• Vul bij 'nieuwe link' het doel van de redirect in bijvoorbeeld: nieuwepagina

Hieronder lees je hoe je e-mailsjablonen voor CRM en facturatie beheert.

Waar vind ik de e-mailsjablonen?

1. Log in bij Zolive.
2. Ga naar de module Facturatie.
3. Kies links in het menu 'Instellingen'.
4. Kies in de paginanavigatie 'E-mail sjablonen'.

Alle e-mailsjablonen staan hier bij elkaar.

Een sjabloon aanmaken

1. Ga naar de e-mailsjablonen (zie hierboven).
2. Klik op 'Nieuw e-mail sjabloon'.
3. Vul het formulier in en sla op.

Een sjabloon bewerken

1. Ga naar de e-mailsjablonen.
2. Klik op het betreffende sjabloon.
3. Pas het aan en sla op.

De instellingen van een sjabloon

• Naam: de naam van het sjabloon, bijvoorbeeld "Offerte standaard".
• Beschikbaar: kies of het sjabloon voor offertes of voor facturen bedoeld is.
• Actief: zet het sjabloon aan of uit.
• Bestand meesturen: kies of het document (zoals de factuur) wordt meegestuurd.
• Onderwerp: het onderwerp van de e-mail. Je kunt hier ook vervangcodes gebruiken.
• Bericht: de inhoud van de e-mail. Rechts zie je de beschikbare vervangcodes. Bijvoorbeeld: %Invoice_Datedue wordt de vervaldatum (28-08-2023).

Een sjabloon verwijderen

1. Ga naar de e-mailsjablonen.
2. Klik op het prullenbak-icoon achter het sjabloon.
3. Bevestig het verwijderen.

Zie ook

Voor sjablonen van notities en taken, zie Notitie-sjablonen.

Handleiding – Exporteren verkoper/verhuurder(s)

Volg onderstaande stappen om een export te maken van verkopers/verhuurders:

1. Ga naar Immozo

2. Open de lijstweergave van dossiers

3. Klik rechtsboven op “Relatieweergave”

4. Selecteer het tabblad “Eigenaren” (klik op de tab ook al is deze actief)

5. Klik rechtsboven op het pijltje omlaag (exportmenu)

6. Kies “Exporteer actuele lijst (xls)”

De export wordt vervolgens als Excel-bestand gedownload.

* op dit moment wordt alleen het exporteren van abbonementen (lopend en beëindigd) ondersteund. 

Exporteren in facturatie

U kunt abonnementen exporteren binnen de facturatie module. De exports worden gefilterd op aanmaakdatum abbonement per jaar. 

De abonnementen die zijn aangemaakt in 2023 vallen dus onder de export filter '2023'. De abonnementen die zijn aangemaakt in 2024 vallen onder export filter '2024'. 

Algemeen

Per omgeving zijn er unieke authenticatiegegevens nodig. De URL voor de API 
zal deze authenticatie bevatten. 

https://c06.secure.zolive.nl/api/1234/token/

In dit voorbeeld zal 1234 vervangen worden door het omgevingsnummer en token door 
de desbetreffende token die hoort bij deze omgeving. Deze url is de basis voor de Zolive 
API

Facturen & offertes

Voor het aanmaken van een factuur of offerte zijn er de "Create invoice"- en "Create offer"-endpoints. 
De belangrijkste punten van deze endpoints

• Bij het meegeven van "Invoice_Id" wordt niet een nieuwe factuur/offerte gemaakt. 
• "Invoice_IType_Id" bepaalt de entiteit waaraan de offerte/factuur gekoppeld wordt. 
• Met "Generated" en "Paid" kan een bestaande factuur als betaald genoteerd worden.
• Met "Generated Type" wordt een factuur/offerte gegenereerd.

Relaties

Het zoeken naar realties kan met de "Clients"-endpoint.
Voor het aanmaken van een relatie kan de "Save Client" endpoint gebruikt worden. 

• de "try_to_find_client" kan meerdere velden bevatten. De velden die hier benoemd worden, worden gebruikt om eerst het bestaande relatiebestand te doorzoeken naar een gelijke match. 
  Wanneer velden matchen met een bestaande relatie, wordt deze relatie teruggegeven en niet een nieuwe aangemaakt.  
• Bij het meegeven van "Client_Id" wordt een bestaande relatie bewerkt.

Medewerkers

Met de "Employees"-endpoint kunnen alle actieve medewerkers opgehaald worden. 

Notities

Een notitie kan aangemaakt worden voor verschillende plekken. Bij een offerte of factuur, bij een relatie en bij een workflow. 
De notitie kan gekoppeld zijn aan een of alle van de eerder genoemde opties. "Save note"

• Het veld "dealid" is voor het koppelen van een workflow. 

Workflow

Een relatie kan toegevoegd worden aan een workflow. Dit kan met de endpoint "Save workflow". 

• "clientid" is de betreffende realtie.
• "typeid" is de id van de soort workflow waar aan de realtie toegevoegd moet worden. 
• "statusid" is de id van de stap in de workflow waaraan de realtie toegevoegd wordt. 

Facturatie - Relaties - Klantenkaart

Geen commerciële e-mails

Als dit veld is aangevinkt worden er geen commerciele e-mails meer gestuurd naar deze klant. Offerte herinneringen en enquetes naar aanleiding van facturen worden niet verstuurd.

Indien u een woning archiveerd/intrekt worden woningnen conform het retentiebeleid nog op de website weergeven. Indien u dit wilt omzeilen kunt u:

1. Ga naar Immozo
2. Ga naar het betreffende object/pand
3. Ga naar het tabblad 'Publicaties'
4. Vink 'Forceer oflline uit archief aan'
5. Sla uw wijzigen op

Dan worden woningen binnen 1 werkdag van de website afgehaald. 

Foutief bedrag Mollie betaling

Indien het Mollie bedrag niet overeenkomt met het factuurbedrag is mogelijk het factuurbedrag tussentijds gewijzigd. Om dit te verhelpen dient u een nieuwe online betaling aan te maken.

• Ga naar de betreffende factuur in het facturen overzicht
• Druk op dit icoon voor de factuur instellingen
• Druk op de button 'nieuwe online betaling'

Er is een nieuwe betalingslink gegenereerd.

Automatisch incasseren 

Facturen kunnen d.m.v. Mollie automatisch worden geïncasseerd, dit betreft een extra betaalde functionaliteit.

• Abonnementen met het vinkje "Betaling via Incasso" genereren facturen die direct geïncasseerd worden bij het aanmaken van de factuur.
• Facturen bij handmatig aanmaken met het vinkje "Betaling via Incasso" aan worden ook direct geïncasseerd.
• Facturen bij handmatig aanmaken met het vink "Betaling via Incasso" uit worden NIET geïncasseerd.
• Het systeem is zo ingericht dat de private API wel mogelijkheden heeft om de facturen aan te maken met incasso aan.

Account deblokkeren

Indien uw account is geblokkeerd n.a.v. te veel foutieve login pogingen

• Open uw mail
• Open de door ons verzonden mail
• Druk op 'deblokkeer'

Uw account is gedeblokkeerd. Indien het nog niet werkt kunt u een mail sturen naar onze support afdeling op support@mediazo.nl.

Wat is het?

Zolive voert veel taken automatisch op de achtergrond uit volgens een vaste planning. Denk aan facturen aanmaken, herinneringen versturen, woningen doorzetten naar de woningsites en koppelingen met andere systemen bijwerken. Hoe vaak zo'n taak draait hangt af van wat de taak doet: sommige lopen elke paar minuten, andere een paar keer per dag, en weer andere wekelijks of maandelijks.

Hoe vaak gebeurt wat?

Let op

De exacte tijden verschillen per taak en worden door ons afgestemd op een goede balans tussen snelheid en serverbelasting. Veel taken draaien bewust alleen overdag. Moet er iets meteen verwerkt worden? De meeste taken kunnen ook handmatig gestart worden — neem daarvoor contact op.

Een abonnement is een factuur die automatisch met een vaste regelmaat opnieuw wordt aangemaakt. Je stelt hem één keer in; daarna genereert het systeem elke periode zelf een nieuwe factuur voor je klant.

Instellen

• Maak een factuur aan en markeer die als abonnement.
• Kies een startdatum en (optioneel) een einddatum. Zonder einddatum loopt het abonnement door totdat je het stopzet.
• Bepaal de frequentie door een interval in dagen, maanden en/of jaren op te geven — bijvoorbeeld elke maand, per kwartaal (3 maanden) of jaarlijks.
• Optioneel kun je een aantal dagen instellen om vooruit te factureren, zodat de factuur al vóór de nieuwe periode klaarstaat.

Automatisch genereren

• Een automatische taak controleert dagelijks welke abonnementen aan de beurt zijn en maakt daar een nieuwe factuur van, met dezelfde regels, bedragen en btw als het abonnement.
• Facturen worden tot 90 dagen vooruit voorbereid, zodat toekomstige periodes op tijd klaarstaan.
• Staat er een incassodatum op het abonnement, dan wordt die op de nieuwe factuur overgenomen.

Herinnering vooraf

• Voor doorlopende jaarabonnementen kun je instellen dat de klant een aantal dagen vóór de nieuwe periode automatisch een verlengingsherinnering per e-mail krijgt. Eventueel stuur je die ook naar extra e-mailadressen.

Prijsindexatie

• Bedragen van lopende abonnementen kunnen in één handmatige actie met een indexatiepercentage worden verhoogd. Je kunt dit eerst als voorbeeld (preview) bekijken voordat je het definitief doorvoert.

Stopzetten

• Vul een einddatum in. Zodra die is bereikt, stopt het systeem met het aanmaken van nieuwe facturen voor dat abonnement.

• Log in met je account op Zolive en selecteer de webmanager en je website.
• Je ziet nu het overzicht met pagina’s. Net onder de zoekbalk zie je een button ‘live bewerken’. Klik hier op om de live editor te activeren.

• Op een nieuw tabblad verschijnt nu jouw website in de live bewerking modus.
• Per contentblok zie je een potloodje staan met ‘bewerk’, door hier op te klikken kun je het betreffende blok gaan bewerken.

• Zijn de aanpassingen iets ingewikkelder? Dan kun je ook direct de pagina in Zolive openen om je aanpassingen te verrichten – je hoeft dus niet meer naar de pagina of het contentblok te zoeken.
• Ben je klaar met bewerken? Klik op opslaan en je aanpassingen zijn nu zichtbaar.
• Wanneer je de bewerkmodus hebt geactiveerd, kun je door je hele website klikken en aanpassingen verrichten. De bewerkmodus kun je afsluiten door linksboven bij ‘bewerkmodus’ op het kruisje te klikken. Je ziet vervolgens de website
• weer zoals jouw websitebezoeker het ook ziet.

Buurtinfo via Matrixian

Probleem melding: "Ophalen van data mislukt, adres niet gevonden bij Matrixian bekijk of postcode, huisnummer en toevoeging goed zijn ingevuld"

• Controleer of de adresgegevens kloppen onder de tabblad "Pand & instellingen" (postcode, huisnummer, toevoeging)
• Controleer via Google of het adres bestaat en vinbaar is
• Controleer het adres op spaties of andere speciale karakters

Over het algemeen als alles goed staat zal het object niet vindbaar zijn in de database van Matrixian. In dit geval kun je het beste contact opnement met Matrixian.

NIeuwe ondertekening aanmaken

• Open Immozo
• Ga naar 'dossiers'.
• Selecteer het gewenste dossier
• Ga naar 'Wizzard'.
• Druk op het gewenste bestand rechts uit de lijst of start met een leeg document.
• 
• Druk op 'Start ondertekenen'
• .
• Kies de persoon die het document moet ondertekenen.
• 
• Druk daarna op volgende. 
• Indien er geen extra bestanden ondertekend moet worden druk dan op 'volgende'.
• U kunt nu het e-mail onderwerp en het email bericht versturen, deze is standaard voor u ingevuld. U kunt deze, indien gewenst, aanpassen. Indien u het bestand wilt versturen drukt u op 'Bestanden versturen'. 
• De ondertekenaar(s) ontvangen de e-mail.
• Indien alle ondertekenaars hebben ondertekend ontvang je de bevestiging.

Lopende ondertekeningen bekijken/beheren

•  Open Immozo.
•  Ga naar 'dossiers'.
•  Selecteer het gewenste dossier.
•  Ga naar het laatste menu item, 'Wizzard'.
•  Druk op 'Ondertekeningen'.
•  Daar ziet u alle ondertekeningen: 
•  Alle voltooide ondertekeningen zijn groen gemarkeerd en zijn tevens gemarkeerd als 'voltooid'.
•  Indien u meer informatie wilt over de betreffende ondertekening drukt u op 'Bekijk voortgang'.
•  Daar ziet u alle relevante informatie (zoals o.a. de status, aanmaakdatum, activiteiten) inclusief de gerelateerde bestanden. 

Extra bestanden toevoegen 

• Open Immozo
• Ga naar 'dossiers'
• Selecteer het gewenste dossier
• Ga naar 'Drive'
• Daar ziet u links een aantal verschillende mappen.
• Ga naar 'algemeen'
• Upload een bestand door op 'sleep hier de bestanden naar toe die u wilt uploaden' te drukken
• Zodra het bestand is geupload wordt deze weergegeven boven de upload knop
• U kunt opnieuw naar 'ondertekenen' gaan
• Waar eerst stap 2 'Op het moment zijn geen extra bestanden beschikbaar' weergaf kunt u nu het geuploade bestand kiezen en als extra bestand verzenden
• Druk op volgende
• Verstuur alle bestanden naar de klant

Bij meerdere ondertekenaars krijgt eerst de eerste persoon het bestand, na het tekenen de tweede, enzovoorts.

Let op: extra bestanden zijn extra transacties.


Letop:
- Bij elke ondertekenaar moet een voornaam, achternaam, e-mailadres zijn gevuld.
- Elke ondertekenaar dient een uniek e-mailadres te hebben.

Aanleveren energielabel

Indien wij een woning aanleveren zonder energielabel haalt Pararius deze op via https://www.ep-online.nl/. 

Sjabloon aanpassen Immozo

• Ga naar de juiste omgeving -> Immozo
• In het linkermenu naar ‘dossiers’
• Zoek in de zoekbalk naar een dossier en klik het gewenste dossier aan.
• Ga naar het tabblad ‘Wizzard’
• Zoek het juiste sjabloon op dat je wilt gaan bewerken.
• Klik vervolgens op de button ‘start’ die voor het
  sjabloon staat.
• Ga vervolgens naar het tabblad ‘Drive’ en binnen dit tabblad de map ‘Wizzard’. Rechts hiervan zie je
  nu een kopie van het sjabloon staan.
• Klik op het bewerkings-icoontje (potloodje). Je kunt nu het sjabloon bewerken en de gewenste
  aanpassingen doorvoeren.
• LET OP: de aanpassingen worden automatisch opgeslagen.
•  Als het sjabloon helemaal naar wens is en opgeslagen, ga je terug naar het tabblad ‘Wizzard’.
• Kopieer hier de huidige benaming en verwijder het oude sjabloon.
• Ga vervolgens weer terug naar het tabblad ‘Drive’.
• Klik op het bewerkings-icoontjes (potloodje).
• Scroll naar beneden naar ‘Dit document bewaren als sjabloon’.
• Plak hier de gekopieerde benaming in, zodat het sjabloon weer de juiste naam krijgt. Vul ook de sjabloongroep in, dit is de benaming die
  bovenaan stond in het overzicht.
• Klik op ‘Maak sjabloon’.
• Het sjabloon wordt gemaakt en is zichtbaar bij het tabblad ‘Wizzard’.
• Het is verstandig om bij tabblad ‘Drive’ en map ‘Wizzard’ vervolgens het bewerkingsbestand te
  verwijderen om verwarring te voorkomen.
• Moet het sjabloon worden doorgevoerd worden bij alle andere vestigingen? Dan kunnen jullie dit bij
  ons aangeven door te mailen naar support@mediazo.nl, wij zullen het dan overal doorvoeren.

Exporteren geklokte uren

• Ga naar menu-item 'Uren afhandeling'
• Selecteer de gewenste periode
• Kies eventueel rechts in de sidebar een medewerker
• Druk op exporteren

Synchroniseer verificatie betalingen

Soms worden incasso verificatie betalingen niet teruggekoppeld vanuit Mollie. Je kunt dan zelf de betalingen synchroniseren via onderstaande stappen.

Let op: Het handmatig betaald zetten van facturen werkt niet.

• Open de module Facturatie

• Open het facturatieoverzicht
• Klik op de dropdown en open "Synchroniseer Mollie betalingen"

• Als hier betalingen staan, zijn dit betalingen die in Mollie betaald zijn maar in de Facturatie module nog niet. Je kunt dan kiezen voo de button "Synchroniseer verificatie betalingen".
• Als je terugkomt in het overzicht moeten de facturen zijn geboekt als betaald.

Met notitie-sjablonen leg je standaardteksten vast voor notities en taken, zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft te typen.

Waar vind ik de notitie-sjablonen?

1. Log in bij Zolive.
2. Ga naar de module Facturatie.
3. Kies links in het menu 'Instellingen'.
4. Kies in de paginanavigatie 'Notitie sjablonen'.

Een sjabloon aanmaken of bewerken

1. Ga naar de notitie-sjablonen (zie hierboven).
2. Klik op een nieuw sjabloon, of kies een bestaand sjabloon om het aan te passen.
3. Vul het formulier in en sla op.

De instellingen van een sjabloon

• Naam: de naam van het sjabloon.
• Actief: zet het sjabloon aan of uit.
• Type afspraak: waarvoor het sjabloon bedoeld is — Geen, Taak, Teams, Telefonisch contact of Afspraak op locatie.
• Beschikbaar voor: bij welk soort document het sjabloon verschijnt — Alle, Offerte, Factuur, Werkbon, Abonnement, Proforma of Workflow.
• Onderwerp en Bericht: de standaardtekst. Je kunt vervangcodes gebruiken die automatisch met de gegevens van het document en de klant worden ingevuld.

Een sjabloon verwijderen

1. Ga naar de notitie-sjablonen.
2. Verwijder het betreffende sjabloon.
3. Bevestig het verwijderen.

Zie ook

Voor het instellen van notities en taken zelf, zie Notities en taken. Voor e-mailsjablonen, zie E-mailsjablonen.

Notitie bijlages verwijderen

• De werkbon heeft de fase 'Voltooid', 'Afgewezen', 'Afgehandeld'.
• De notitie is afkomstig vanuit een offerte en wordt getoond bij de werkbon.

Waar kun je notities en taken maken?

Op veel plekken in Zolive kun je een notitie of taak toevoegen: bij offertes, facturen, werkbonnen, workflows, relaties en in de planning. Aan zo'n notitie kun je een actie koppelen, bijvoorbeeld een taak of een afspraak met een klant.

Knop niet zichtbaar?

Soms kun je de knop niet gebruiken. Dat kan bij een werkbon die al is afgerond of afgewezen, of doordat je rechten het bewerken beperken. Ook een notitie die van een offerte komt en bij de werkbon wordt getoond, kun je daar niet altijd aanpassen.

Afspraak bevestigen

Gaat het om een afspraak met een klant, dan wil je die klant meestal een bevestiging sturen.

1. Stel eerst een e-mailsjabloon in dat beschikbaar is voor "Afspraak bevestiging" (zie deze FAQ).
2. Vul bij de notitie of taak met een afspraak alle gegevens in en zet vóór het opslaan de optie "Afspraak bevestigen" aan.
3. Klik op opslaan.
4. Er verschijnt een scherm om de bevestiging te versturen. Controleer de gegevens en kies het gewenste sjabloon.
5. Klik op verzenden.

Zie ook

Standaardteksten voor notities en taken stel je in bij Notitie-sjablonen.

Waarom verdwijnt een gearchiveerd object niet meteen van de website?

Dit kan te maken hebben met een retentiebeleid. Als er zo’n beleid actief is, blijft het object zichtbaar tot de retentiedatum is verstreken. Controleer dit altijd eerst intern.

Wil je dat een object direct offline gaat? Volg dan deze stappen:

1. Open Immozo
2. Ga naar het betreffende dossier
3. Open het tabblad Publicatie
4. Vink de optie “Forceer offline uit archief” aan
5. Klik op Opslaan & versturen

Belangrijk

• Houd er rekening mee dat wijzigingen tot 24 uur kunnen duren voordat ze zichtbaar zijn.
• Zie je na 24 uur nog steeds geen verandering, ondanks dat je de stappen correct hebt uitgevoerd? Neem dan contact op met support.

Vraag
Waarom worden notities niet altijd meegenomen naar een nieuwe offerte of offerte versie?

Antwoord
Dit is afhankelijk van de manier waarop de nieuwe offerte wordt aangemaakt.

Toelichting
Binnen het systeem zijn er twee verschillende werkwijzen:

1. Aanmaken als offerte versie

   Bij het aanmaken van een nieuwe versie van een bestaande offerte verschijnt de optie “Notities automatisch overnemen” (standaard ingeschakeld).

   Wanneer deze optie actief blijft, worden de notities uit de oorspronkelijke offerte overgenomen naar de nieuwe versie. Hierbij worden de notities verplaatst en niet gedupliceerd om vervuiling bij klant te voorkomen.

2. Dupliceren naar een nieuwe offerte

   Wanneer een offerte wordt gedupliceerd als een volledig nieuwe offerte (dus niet als versie), worden notities niet nooit meegenomen. Er is in dit geval geen koppeling met de oorspronkelijke offerte.

Praktijkvoorbeeld

• Een initiële offerte zonder notities

• Een daarop gebaseerde offerteversie met notities

• Vervolgens:

  • Een duplicaat als nieuwe offerte → geen notities aanwezig

  • Een duplicaat als versie offerte met "Notities automatisch overnemen" ingeschakeld → notities aanwezig

Conclusie
Notities worden uitsluitend overgenomen wanneer gewerkt wordt met offerteversies en de betreffende optie actief is.

Advies
Maak bij vervolgoffertes gebruik van de optie offerte versie en controleer of “Notities automatisch overnemen” correct staat ingesteld. Dit kan niet meer ongedaan gemaakt worden.

Wat is het?

Opvolging is een onderdeel van de verkoopmodule dat offertes en facturen verzamelt waar nog een actie op nodig is. Je ziet in één overzicht welke stukken aandacht vragen, zonder zelf te hoeven zoeken.

Wat kun je ermee?

Je werkt met opvolgingslijsten die als tabbladen bovenaan staan. Elke lijst heeft eigen criteria, bijvoorbeeld:

• offertes die al een tijd openstaan en nog niet zijn geaccepteerd of geweigerd;
• facturen met deelbetalingen die nog niet volledig zijn afgerond;
• relaties waar in een bepaalde periode geen notitie of afspraak bij staat.

De criteria richten we per lijst voor je in, zodat het aansluit op jullie manier van werken. Er kan gekeken worden naar de status van de offerte of factuur, gekoppelde afspraken, notities en de onderliggende deelbetalingen.

Hoe werkt het?

1. Open Opvolging in de verkoopmodule.
2. Kies bovenaan het tabblad van de lijst die je wilt zien.
3. Per regel zie je de offerte of factuur met de belangrijkste gegevens; van daaruit klik je door of voeg je een notitie toe.

Per lijst worden de eerste 50 items getoond, gesorteerd op factuurdatum met de oudste eerst. Zo blijft het overzicht kort en werk je de oudste openstaande punten als eerste weg.

Let op

• De criteria van een lijst pas je niet zelf aan. Wil je een lijst wijzigen of een nieuwe laten toevoegen, mail dan naar support@mediazo.nl.
• Opvolging is alleen beschikbaar als CRM voor jullie omgeving is ingeschakeld.

Veelgestelde vragen

Kan ik het overzicht zelf aanpassen?
Nee, de criteria stellen wij in. Mail je wens naar support@mediazo.nl.

Waarom zie ik maar 50 items?
Elke lijst toont de eerste 50 items op factuurdatum, zodat je de oudste punten als eerste oppakt.

Kan ik een lijst met alleen mijn eigen offertes krijgen?
Ja, een lijst kan beperkt worden tot je eigen offertes; dat stellen wij in of het volgt uit je rechten.

Wat zijn product sets?

Een product set is product met gekoppelde producten die bij elkaar horen op een offerte / factuur. 
Door een set te gebruiken worden gekoppelde producten meegenomen in de offerte of factuur.
Daarbij kan de prijs op de offerte of factuur aangepast worden met verschillende set soorten. 

Wat zijn de product set soorten?

Wat de soort is van de set kan bepaald worden op de productpagina van het hoofdproduct.  

• Standaard: De prijsweergaven wordt niet aangepast. 
• Titel: Het hoofdproduct komt zonder prijs op de offerte/factuur te staan. 
  • De gekoppelde producten maken in dit geval de complete prijs. 
• Totaal: Het hoofdproduct is de totaal prijs van de onderliggende producten. 
  • De gekoppelde producten krijgen een 0,- prijs.

Hoe maak ik een product set?

1. Maak een product specificatie genaamd "ProductSetGroep". 
2. Ga naar een product dat dient als hoofdproduct. 
3. Ga naar "Gekoppeld" en koppel daar een sub-product aan dit hoofdproduct met de typekoppeling "ProductSetGroep". 
4. De soort set wordt bepaald op de hoofdproductpagina bij de instelling "Set gebruik"

Ontdek de RFM Inzichtmodule – Slimme klantsegmentatie in ons CRM

Onze RFM Inzichtmodule is een krachtige uitbreiding binnen het Mediazo CRM-pakket. De module biedt bedrijven direct inzicht in het koopgedrag van hun klanten en helpt gericht te sturen op retentie, groei en reactivatie.

Wat levert het op?

Met behulp van het RFM-model wordt elke klant automatisch geanalyseerd op basis van drie bewezen factoren:

• Recency – Wanneer was de laatste aankoop?
• Frequency – Hoe vaak koopt de klant?
• Monetary – Hoeveel besteedt de klant gemiddeld?

Deze inzichten vormen de basis voor datagedreven campagnes, salesacties en klantgerichte opvolging.

Automatische klantsegmentatie

Na analyse wordt iedere klant automatisch ingedeeld in een relevant segment, zoals:

Onderdeel van het Mediazo CRM-pakket

De RFM-module is volledig geïntegreerd in onze CRM-oplossing en beschikbaar voor organisaties die klantinzicht willen omzetten in actie. Of je nu werkt aan loyaliteit, heractivatie of segmentatie: deze module maakt het eenvoudig, schaalbaar en waardevol.

Interesse?

Vraag een vrijblijvende demo aan via info@mediazo.nl en ontdek wat deze module voor jouw organisatie kan betekenen.

Wat is het?

In de tijdregistratie (Uren afhandeling) kan elke omgeving een eigen standaard weergave hebben: welke kolommen en indeling standaard worden getoond.

Wat kun je ermee?

Gebruikers die hun weergave nog niet zelf hebben aangepast, krijgen automatisch de standaard weergave van de omgeving te zien.

Wat is mogelijk?

Het is mogelijk om offerte regels te voorzien van een tag. 
Dit kan in een sjabloon of bestaande offerte. 

Met deze tags is het mogelijk om in een gekoppelde werkbon de geleverde diensten & producten van de offerte te filteren.
Door een tag te koppelen aan een werkbon worden alleen de offerte regels getoond met dezelfde tag.  

Notities toevoegen en zichtbaar maken op relatie-, werkbon- en facturatieniveau

1. Begrijp waar notities kunnen worden toegevoegd

• Notities kunnen op meerdere plekken worden vastgelegd:

  • bij de relatiekaart
    

  • bij facturatie
    

  • bij verkoop

  • bij inkoop

  • bij workflows

  • bij de werkbon

• Een notitie die je aanmaakt binnen een onderdeel, valt onder dat onderdeel én is terug te vinden bij de gekoppelde relatie.

• Het doel van de uitleg is om duidelijk te maken:

  • wat de verschillen zijn tussen notities voor monteur en klant

  • wat de klant ziet

  • wat de monteur ziet

2. Open een bestaande verkoop-/werkbon om notities 

• Open een bestaande verkoopbon of werkbon.

• Als er al een notitie aanwezig is, verwijder die eerst zodat je het effect van een nieuwe notitie goed kunt zien.

• Voeg daarna een nieuwe notitie toe, bijvoorbeeld een testnotitie voor de monteur.

• Sla de wijziging op.

3. Maak een werkbon aan vanuit de bestaande bon

• Dupliceer of kopieer de bestaande bon om een werkbon aan te maken.

• Bij het kopiëren wordt de werkbon direct aangemaakt.

• Indien nodig kan er ook meteen een taak worden gekoppeld.

• Sla de werkbon op.

4. Controleer wat zichtbaar is op de PDF

• Open de gegenereerde PDF van de bon.

• Let op: de eerder aangemaakte notitie voor de monteur is hier niet zichtbaar.

• In de PDF zie je alleen de notities die bedoeld zijn voor de juiste doelgroep.

• Dit laat het verschil zien tussen:

  • notities voor de monteur

  • notities voor de klant

5. Voeg een aparte notitie toe voor de klant

• Open de bon opnieuw.

• Voeg een nieuwe notitie toe, maar deze keer als notitie voor de klant.

• Sla de wijziging op.

6. Controleer dat beide notities zijn doorgekomen 2:43

• Ga terug naar de wijkbon.

• Controleer of beide notities zichtbaar zijn:

  • één notitie voor de monteur

  • één notitie voor de klant

• Hiermee zie je dat beide notities correct zijn gekoppeld en meegenomen.

7. Bekijk opnieuw de werkbon en PDF-resultaten

• Ga terug naar de werkbon.

• Je ziet daar de notitie die voor de klant bedoeld is.

• De werkbon toont dus de gekoppelde notities, en de PDF laat zien welke notitie voor welke doelgroep bedoeld is.

• Ook de werkbon zelf ziet beide gekoppelde notities terug.

8. Notitie toevoegen met keuze voor aftekenen of niet-aftekenen

• Bij het toevoegen van een nieuwe notitie kun je ook kiezen of deze:

  • af te tekenen is

  • of niet af te tekenen is

• Dit werkt op dezelfde manier als de eerdere notities.

• Zo kun je notities op het juiste niveau en voor de juiste doelgroep vastleggen.

9. Kern van de uitleg

• Notities kunnen worden toegevoegd op het niveau van de werkbon.

• Je kunt onderscheid maken tussen notities voor:

  • de monteur

  • de klant

• De zichtbaarheid verschilt per context, zodat alleen de juiste informatie op de juiste plek verschijnt.

Vind hier informatie over pagina's, menuitems, footer & artikel(en).

Pagina aanmaken

• Login in Zolive
• Open de 'websites' module en klik vervolgens de site aan waarin de pagina gaat worden toegevoegd;
• Klik bovenaan op de 'Pagina +' knop;
• Voeg de pagina titel en pagina url in;
• Klik op 'Pagina aanmaken'

De pagina is aangemaakt en terug te vinden onder de tab 'Pagina's', ook is het mogelijk te zoeken naar de pagina.

Menuitem toevoegen

• Login in Zolive
• Ga naar de desbetreffende website omgeving
• Open de 'websites' module en klik vervolgens de site aan waarin je het menuitem gaat wijzigen
• Bepaal of je nieuwe externe link een file is die je vanuit 'bestandsbeheer' wilt benaderen
  1. Ja; voeg de file toe of navigeer naar een bestaande file in 'bestandsbeheer', ga met je muis over de thumb, klik op het bewerk icoon en kopieer de link
• Klik op de menuknop 'Item +' in de websitesmodule
• Voeg bij naam een naam toe bv. Contact
• Plak waar 'externe link' staat de gekopieerde link of voer zelf een url in, bv. https://www.mediazo.nl/contact
• Selecteer bij 'Openen in' hoe je wilt dat de link opent; in hetzelfde venster of een nieuw venster
• Selecteer bij 'Voeg toe aan paginegroep' in welk menu en hoe het item moet worden toegevoegd

Menuitem externe link wijzigen

• Bepaal of je nieuwe externe link een file is die je vanuit 'bestandsbeheer' wilt benaderen;
  1. Ja; voeg de file toe of navigeer naar een bestaande file in 'bestandsbeheer', ga met je muis over de thumb, klik op het bewerk icoon en kopieer de link;
• Zoek in de websites module naar het menuitem en zorg dat je onder het tabblad 'items' zit;
• Klik op het item en plak waar 'externe link' staat de gekopieerde link of voer zelf een url in, bv. https://www.mediazo.nl/contact;

Footer wijzigen

• Login in Zolive;
• Ga naar de desbetreffende website omgeving;
• Open de 'websites' module en klik vervolgens de site aan waar je informatie wilt wijzigen
• Ga naar 'sjabloon pagina's'
• Druk op het sjabloon (vb. sjabloon-standaard)
• Daar ziet u onder 'Pagina content' 'footer' staan
• Druk op 'footer'
• Pas de informatie naar wens aan
• Druk op opslaan

Artikel aanmaken 

1. Login in Zolive;
2. Ga naar de desbetreffende website omgeving;
3. Open de 'websites' module en klik vervolgens de site aan waarin de pagina gaat worden toegevoegd;
4. Klik vervolgens de pagina aan waarop het artikel gaat worden toegevoegd Bestaat de pagina nog niet? Maak hem dan aan;
5. Klik bovenaan op de '+ Voeg contentblok toe' knop;
6. Kies het juiste thema of dynamisch blok door er op te klikken; Voorbeelden vind je op de layou-preview pagina van je website;
7. Voer de gewenste tekst, plugin, afbeelding etc. toe

Content bewerken 

1. Login in Zolive;
2. Ga naar de desbetreffende website omgeving;
3. Open de 'websites' module en klik vervolgens de site aan;
4. 
5. Ga naar Pagina's in de navigatie
6. Zoek eventueel naar de betreffende pagina 
7. Selecteer de betreffende pagina uit de lijst met pagina's
8. Daar ziet u de content blokken op de pagina 
9. 
10. Daar selecteert u aan de hand van de naam het betreffende content blok en kunt u de content aanpassen.

Artikel exporteren

• 
• Je browser download een .json bestand vb: 'article_2.json'

Artikel importeren

• Ga naar de betreffende pagina waar je een contentblok wilt toevoegen
• 
• Scroll naar onder en zoek het bestand-upload veld.
• 
• Na het kiezen van het bestand wordt het bestand direct geüpload en wordt je doorverbonden naar het zojuist geimporteerde contentblok

Werken met BTW-codes (offreren & factureren)

Wanneer uw omgeving overschakelt op BTW-codes, werkt u niet langer met losse BTW-percentages, maar met benoemde BTW-codes — precies zoals in een boekhoudpakket. Elke code staat voor één BTW-situatie (bijvoorbeeld Hoog 21%, Laag 9%, 0% / vrijgesteld of BTW verlegd). U kiest voortaan een code in plaats van een getal.

Wat verandert er voor u?

Het resultaat is minder foutgevoelig: u kunt niet meer een verkeerd los percentage kiezen, en bijzondere situaties (verlegd, buiten EU, vrijgesteld) staan netjes vast in één code die ook goed in de boekhouding terechtkomt.

Is een BTW-code verplicht?

Er zijn twee niveaus, en het verplichte deel zit op het hoofdniveau:

• Hoofdniveau (de hele offerte/factuur). Het veld Basis BTW-CODE in de zijbalk is een verplicht veld, net als de Basis omzetgroep erboven. In de praktijk staat die basiscode er meestal al: hij wordt automatisch ingevuld op basis van de klant of de gekozen omzetgroep zodra u die kiest.
• Regelniveau (per factuurregel). Hier hoeft u niets extra te kiezen. Een regel zonder eigen code volgt automatisch de basis BTW-code van het document — u ziet die basiscode dan als grijze suggestie in het keuzeveld van de regel. Alleen wanneer één regel afwijkt, kiest u daar zelf een andere code.

Kort samengevat: op het hele document móét een basis BTW-code staan; losse regels erven die en zijn niet apart verplicht.

Waar vindt u de BTW-codes?

De lijst met beschikbare codes wordt centraal beheerd onder Instellingen → Financiën → BTW Codes. Elke code bevat:

• Naam – de omschrijving die u herkent, bv. Hoog tarief 21%.
• Code – korte code (max. 8 tekens), bv. H, L, 0, VERL.
• BTW-percentage – bv. 21%, 9%, 0%.
• Type – Exclusief, Geen BTW, of 0% (alleen basisbedrag).
• Transactietype – Verkoop, Inkoop of In/verkoop. Op offertes en verkoopfacturen ziet u alleen verkoop- en in/verkoop-codes.
• Standaard – de code die standaard voorgesteld wordt.
• BTW verlegd – aan als het om verlegde BTW gaat (reverse charge).

Doorgaans richt ZoLive/MediaZo deze lijst samen met u (en zo nodig uw boekhouder) in. U hoeft normaal geen codes zelf aan te maken — u kiest ze alleen bij het factureren.

Zo werkt u ermee

Op hoofdniveau: de basis instellen

1. Maak de offerte/factuur zoals u gewend bent en kies de klant.
2. Heeft de klant een standaard BTW-code, dan wordt die automatisch als Basis BTW-CODE voor het document ingevuld. Anders vult het kiezen van een Basis omzetgroep de basiscode aan.
3. Deze basis BTW-code geldt als standaard voor alle regels. Alle regels zonder eigen code rekenen ermee.

Op regelniveau: een enkele regel afwijkend maken

1. Voeg regels toe. Elke regel krijgt automatisch een BTW-code op basis van (in deze volgorde): de basis BTW-code van het document, de standaard BTW-code van de klant, en de standaard BTW-code van de gekozen omzetgroep.
2. Klopt een regel niet? Kies via de keuzelijst op de regel zelf een andere BTW-code. Het BTW-bedrag wordt direct herberekend.
3. Wilt u de afwijking ongedaan maken, ontkoppel dan de code op die regel — de regel volgt daarna weer de basis BTW-code van het document.

Een afwijkende situatie (bv. buitenland / BTW verlegd)

Kies de code BTW verlegd of 0% — voor het hele document, of voor een enkele regel. De juiste BTW-behandeling en vermelding volgen dan automatisch mee op de PDF. Let op de volgorde als u dit maar voor één regel wilt: staat de basis-BTW van het document nog op een percentage, dan vraagt het systeem u eerst die basis-BTW op 0% te zetten voordat u op de regel een verlegd- of 0%-code kunt kiezen. En de basiscode van het document laat zich pas ontkoppelen als er geen regels meer aan hangen die zelf een 0%- of verlegd-code hebben.

Standaard per klant instellen

Op de klantkaart kunt u een standaard BTW-code kiezen. Handig voor klanten die altijd dezelfde behandeling krijgen (bv. een buitenlandse klant altijd BTW verlegd). Vanaf dan staan nieuwe offertes/facturen voor die klant meteen goed.

Veelgestelde vragen

Moet ik verplicht een BTW-code kiezen?
Op het document (hoofdniveau) wel: de Basis BTW-CODE is een verplicht veld. Meestal staat die er al automatisch. Per regel hoeft u niets te kiezen — de regel volgt de basiscode, tenzij u hem bewust afwijkend maakt.

Wat is het verschil tussen de BTW-code op het document en op een regel?
De code op het document is de basis voor alles. De code op een regel is een uitzondering voor alleen die regel. Zet u niets op de regel, dan geldt de basis.

Verdwijnen mijn oude facturen of veranderen de bedragen?
Nee. Reeds opgeslagen facturen behouden hun BTW en bedragen. De nieuwe werkwijze geldt voor documenten die u ná de omschakeling maakt.

Ik zie een percentage-veld niet meer.
Klopt — dat is vervangen door de BTW-code-keuze. De code bevat het percentage.

Kan ik zelf een code toevoegen?
Alleen als u toegang heeft tot Instellingen. Neem bij twijfel contact op met de helpdesk, zodat de code ook correct aan de boekhouding gekoppeld wordt.

Een regel toont de verkeerde BTW.
Controleer de gekozen BTW-code op die regel en wijzig hem via de keuzelijst. Blijft het onjuist, meld het bij de helpdesk — mogelijk moet de standaardkoppeling van de omzetgroep of klant aangepast worden.

Wijziging week 27-2026 - Nieuwe klant aanmaken tijdens het starten van een offerte

1. Start een offerte met een nieuwe klant

• Bij het starten van een offerte is de flow voor het aanmaken van nieuwe klanten aangepast.

• Je ziet nu nog steeds het bestaande scherm, maar de keuze voor bestaande of nieuwe klant is niet meer apart zichtbaar op dezelfde plek.

• Links blijft het starten met een bestaande klant ongewijzigd.

• Rechts start je met een nieuwe klant.

2. Zoek eerst naar de relatie

• Wanneer je kiest voor starten met nieuwe klant, kom je in hetzelfde scherm als voorheen.

• Het verschil is dat de twee knoppen voor bestaande klant en nieuwe klant hier niet meer staan.

• Je begint nu direct met zoeken naar de relatie.

• Voorbeeld: zoek je op een naam zoals Mediazo, dan wordt er geen bestaande relatie gevonden.

3. Maak een nieuwe relatie aan

• Als er geen bestaande relatie wordt gevonden, krijg je de optie om een nieuwe relatie aan te maken.

• Klik op Nieuwe relatie.

• Vul vervolgens de gegevens in, bijvoorbeeld Mediazo B.V.

• Tijdens het invullen krijg je meerdere suggesties die mogelijk passen.

4. Koppel de nieuwe relatie aan de offerte

• Na het aanmaken van de relatie keer je automatisch terug naar de offertepagina.

• Daar zie je direct dat de nieuwe relatie is gekoppeld.

• De offerteflow loopt hierdoor soepeler en logischer door.

5. Wat is er precies gewijzigd?

• De enige wijziging zit in de manier waarop je een nieuwe klant aanmaakt tijdens het starten van een offerte.

• De flow is aangepast om het proces eenvoudiger en beter te laten verlopen.

• Functioneel blijft de rest van het scherm grotendeels hetzelfde.

Wat is het?

Moet een tekst of clausule in abonnementsregels worden aangepast — bijvoorbeeld omdat een formulering op meerdere plekken net iets anders is opgeschreven — dan wordt dit niet in één klap over alle abonnementen heen gedaan. Eerst wordt precies in kaart gebracht waar de tekst voorkomt en hoe, zodat er nooit blind wordt gewijzigd.

Wat kun je ermee?

Op basis van een zoekwoord, de huidige tekst en de gewenste nieuwe tekst wordt een volledig overzicht samengesteld van alle abonnementen en regels die hierop reageren. Dat overzicht is te downloaden als CSV-bestand, zodat het zelf rustig nagelopen kan worden voordat er iets wijzigt.

Hoe werkt het?

1. Het zoekwoord, de oude tekst en de nieuwe tekst worden vastgelegd.
2. Alle abonnementsregels waarin het zoekwoord voorkomt worden verzameld.
3. Bovenaan de CSV staan de zoekopdracht en het aantal regels per categorie.
4. Per regel is te zien of het om een exacte match gaat, een afwijkende schrijfwijze, of een abonnement waar de clausule helemaal niet in voorkomt.
5. Pas op het moment dat er in het scherm zelf op "Doorvoeren" wordt geklikt, wordt de vervanging daadwerkelijk toegepast.

Wat staat er in het bestand?

Bovenaan het bestand staat een samenvatting: het zoekwoord, de oude tekst, de nieuwe tekst en het aantal regels per categorie (Exacte match / Afwijkende schrijfwijze / Clausule ontbreekt).

Daaronder staat per regel:

• Sectie — tot welke categorie de regel hoort.
• Abonnement — het interne volgnummer van het abonnement.
• Factuurnr — het abonnementsnummer.
• Code — een alternatieve code van het abonnement, alleen ingevuld bij "Clausule ontbreekt" (voor als er geen abonnementsnummer bekend is).
• Klant — de naam van de klant.
• Regel — de naam van de regel binnen het abonnement.
• Huidige tekst — de tekst zoals die nu in het abonnement staat.
• Wordt — de tekst zoals die eruit ziet ná vervanging, alleen ingevuld bij een exacte match.

Let op

Het exportbestand is altijd een momentopname: exporteren verandert nooit iets. 

Beveilig je Zolive-account met Two-Factor Authenticatie (2FA)

Wat is 2FA en waarom is het belangrijk?

Twee-factor-authenticatie (2FA) zorgt voor extra beveiliging van je Zolive-account. Naast je wachtwoord voeg je een tweede stap toe om in te loggen. Ook als iemand je wachtwoord weet, houdt 2FA ongewenste toegang tegen. Daarom is het een belangrijke veiligheidsmaatregel in de digitale wereld.

Hoe schakel je 2FA in?

Je stelt 2FA in via de instellingen van je Zolive-account. Klik hiervoor rechtsboven op je initialen en kies ‘Instellingen’.

Optie 1: 2FA via een Authenticator-app

1. Installeer een authenticator-app op je telefoon (bijv. Google Authenticator of Microsoft Authenticator).

2. Ga naar de instellingen in Zolive.

3. Kies onder beveiligingsopties voor ‘Authenticator app koppelen’.

4. Scan de QR-code met de app of voer de getoonde code handmatig in.

5. De app genereert een code: voer deze in bij ‘Code uit de applicatie’.

6. Klaar! 2FA via de authenticator-app is nu ingeschakeld.

Optie 2: 2FA via e-mail

1. Ga naar de instellingen in Zolive.

2. Kies onder beveiligingsopties voor ‘Koppelen via e-mail’.

3. Klik op ‘Opslaan’.

4. Je ontvangt bij inloggen voortaan een eenmalige code per e-mail.

Let op!

Zorg dat je e-mailadres klopt! Je kunt dit controleren door naar instellingen te gaan in je Zolive-account. 

Na het activeren van 2FA word je automatisch uitgelogd. Bij je volgende login kun je via de instellingen nog altijd overstappen naar een andere methode.

Gebruikershandleiding – Deelbetalingen voor offertes

Deze handleiding legt uit hoe je deelbetalingen instelt, beheert en genereert bij offertes.

Wat doet dit systeem?

Met deelbetalingen splits je het offertebedrag op in meerdere termijnen. Denk aan een aanbetaling, tussentijdse termijnen en een eindbetaling. Per termijn bepaal je het bedrag (of percentage), het factuurtype, wanneer de factuur wordt gegenereerd en het btw-percentage.
Voor veelvoorkomende structuren kun je presets gebruiken.

Stap-voor-stap instructie

1. Openen van de offerte

Bij het openen van een offerte laadt het systeem de bestaande deelbetalingen automatisch in de zijbalk (sidebar).

• Nog niet opgeslagen offerte: je ziet de melding “Nog niet beschikbaar – Deelbetaling is pas mogelijk na het opslaan van de offerte”. Sla de offerte eerst op.
• Opgeslagen offerte zonder termijnen: je ziet “Nog geen deelbetalingen aangemaakt”.
• Offerte met termijnen: je ziet een voortgangsbalk met daaronder alle termijnen.

Klik onderin op de knop Deelbetalingen beheren om termijnen toe te voegen of te bewerken.

2. De voortgangsweergave in de sidebar

Zodra er termijnen zijn, toont de sidebar een overzicht van de voortgang:

• Het aantal termijnen en het reeds betaalde bedrag t.o.v. het offertetotaal.
• Een gekleurde balk met drie delen: Betaald, Gefactureerd en Gepland, elk met het bijbehorende percentage.
• Per termijn een regel met de status (Gepland, Gefactureerd, Betaald of Verwijderd) en het bedrag. Gegenereerde termijnen zijn aanklikbaar en linken direct naar de bijbehorende factuur.

3. Een nieuwe termijn toevoegen

Klik in het beheerscherm op + Deelbetaling toevoegen en vul per termijn in:

• Omschrijving – hierin kun je een vervangcode gebruiken, bijvoorbeeld %Invoice_Number.
• Type – het factuurtype van de gegenereerde factuur: Standaard, Aanbetaling, Tussentijdse betaling of Eindbetaling.
• Moment van generatie – wanneer de factuur wordt aangemaakt:
  • Datum
  • Na akkoord
  • Na in behandeling
  • Na voltooid
• Dagen / Datum – kies je een vaste datum, dan vul je die in. Kies je een status (akkoord / in behandeling / voltooid), dan vul je het aantal dagen in dat na het behalen van die status geteld wordt.
• Percentage of bedrag – vul er één in; het andere veld wordt automatisch berekend op basis van het offertetotaal. Ze vullen elkaar aan.
• BTW – kies “Automatisch bepaald” of een vast percentage (0/6/9/19/21%). Per termijn kun je maximaal twee extra btw-percentages toevoegen wanneer een termijn meerdere tarieven bevat.

4. Gebruikmaken van een preset

Klik op een preset-knop bovenin het beheerscherm om automatisch een voorgedefinieerde structuur toe te passen (inclusief type, moment, dagen, percentage en btw). Presets maak je aan via de module Administratie → Deelbetaling. Zodra er al een factuur gegenereerd is, worden de preset-knoppen verborgen.

5. Controle op volledigheid

Onderin zie je de teller “Totaal: X% / € Y ex BTW”. Deze wordt groen zodra de termijnen samen exact op het offertetotaal (excl. btw) uitkomen en alle datums geldig zijn. Klopt het niet, dan blijft de teller rood en is de knop niet actief.
Wil je hiervan afwijken, zet dan het vinkje “Totaal hoeft geen 100% te zijn, exclusief btw” aan. Je kunt dan opslaan zonder dat het volledige bedrag verdeeld is.

6. Bereken (laatste termijn)

Gebruik de knop Bereken om het resterende bedrag automatisch aan de laatste termijn toe te wijzen, zodat het totaal precies uitkomt.

7. Termijnen inplannen

Als alles klopt, klik je op Betaling inplannen om de termijnen vast te leggen. De facturen worden vervolgens klaargezet bij de te versturen facturen.

Extra functies

• Live herberekenen: wijzigingen in percentages of bedragen worden direct doorgerekend en de teller wordt live bijgewerkt.
• Genereren per termijn: naast de eerstvolgende nog niet gegenereerde termijn staat een knop Genereer. Ook als de bijbehorende status (bijv. akkoord) nog niet is behaald, kun je de factuur hiermee direct aanmaken.
• Blokkering: zodra een termijn is gegenereerd, is bewerken van die termijn geblokkeerd.
• Waarschuwing bij onvolledige verdeling: is het totaal van de deelbetalingen lager dan het offertetotaal, dan krijg je hiervan een melding.

Veelvoorkomende fouten

Factuur verwijderen

Facturen die vanuit deelbetalingen zijn gemaakt, kunnen verwijderd worden.
De verwijderde factuur blijft gekoppeld aan de deelbetaling (status “Verwijderd”).
Een nieuwe deelbetaling aanmaken kan door het vinkje “Totaal hoeft geen 100% te zijn” te gebruiken.

Weergave

Objecten filteren

Voorwaarden:

• Dossier moet online staan
• Dossier moet beschikbaar zijn (pand status)
• Dossier mag niet gearchiveerd zijn

Werking

Requesttype : GET

Filters

• limit (aantal per pagina)
• page (pagina, tellend vanaf 0)
• filter (resultaten filteren, Straat, Postcode, Provincie, Plaats)

Response

{
    "data": {
        "dossiers": [
            {
                "Object_Aanvaarding": "vanaf",
                "Object_Aanvaarding_Date": "2024-08-08",
                "Object_Huurtermijn": 1,
                "Object_Id": "0000000001",
                "Object_Pets": "nee",
                "Object_Plaats": "Geleen",
                "Object_Postcode": "1111 XX",
                "Object_Prijs": 1250,
                "Object_Prijs_Type": "per maand",
                "Object_Provincie": "Limburg",
                "Object_Soort": "Woningen",
                "Object_Straat": "Straanaam",
                "Object_Straat_Num": "1",
                "Object_Straat_Toev": "",
               "Object_Min_Income": 1300

            }
        ],
        "amount_pages": 1
    }
}