Een nieuw abonnement aanmaken

1. Ga naar Abonnementen.
2. Klik op 'Nieuw abonnement'.
3. Selecteer de klant bij 'Abonnement aan'.
4. Vul de abonnementgegevens in: entiteit, interval, startdatum en (optioneel) einddatum.
5. Voeg één of meerdere abonnementregels toe.
6. Controleer de instellingen aan de rechterkant.
7. Klik op 'Abonnement opslaan'.

Wat betekent het veld 'Entiteit'?

Hiermee kies je vanuit welke administratie of bedrijfsentiteit de facturen worden gemaakt, bijvoorbeeld 'Bedrijf BV' of 'Holding BV'.

Hoe werkt het interval?

Het interval bepaalt hoe vaak een nieuwe abonnementsperiode wordt aangemaakt, in dagen:

• 1 dag — iedere dag
• 7 dagen — iedere week
• 30 dagen — iedere maand (benadering)
• 365 dagen — jaarlijks

Moet ik een einddatum invullen?

Nee. Laat je het leeg, dan loopt het abonnement door. Vul je een datum in, dan stopt het abonnement automatisch op die datum.

Tussentijds een nieuwe factuurperiode vastzetten

Heeft een abonnement langere tijd een verkeerd interval gehad (bijvoorbeeld jaarlijks in plaats van maandelijks), dan kun je de factuurplanning handmatig corrigeren:

1. Open het abonnement.
2. Pas het interval aan naar de juiste waarde.
3. Vul bij 'Volgende factuur periode' de datum in waarop de eerstvolgende factuurperiode moet starten.
4. Klik op 'Abonnement opslaan'.

'Volgende factuur generatie' werkt het systeem vanzelf bij; die hoef je niet in te vullen. Voorbeeld: zet je 'Volgende factuur periode' op 01-07-2026, dan wordt de factuur op 01-07-2026 aangemaakt en loopt daarna het normale interval weer. Gemiste intervallen worden niet met terugwerkende kracht gegenereerd.

Wat zijn activiteiten?

Met activiteiten leg je vast welke werkzaamheden binnen een taak uitgevoerd moeten worden. Zo houd je structuur in de planning van het werk.

Wat kun je ermee?

Activiteiten hebben ook een financiële kant. Aan elke activiteit koppel je tarieven, waardoor je de opbrengsten en kosten van het werk ziet. Je gebruikt activiteiten ook bij de urenregistratie van medewerkers: de gewerkte tijd wordt vastgelegd en de bijbehorende kosten en opbrengsten worden berekend.

Elke activiteit heeft twee tarieven per uur: een verkoopprijs (wat je de klant doorberekent) en een inkoopprijs (de interne kosten).

Mogelijkheden

• Een code om snel naar de activiteit te zoeken.
• Een activiteit kan gemarkeerd worden; die valt dan op bij de urenregistratie.

Periodes

De prijs van een activiteit kan in de loop van de tijd veranderen. Daarom werkt elke activiteit met periodes. Let bij het instellen op het volgende:

• Een periode heeft altijd een startdatum.
• Eindigt een periode op 10-01-2026, dan begint de volgende de dag erna, op 11-01-2026.
• Periodes mogen niet overlappen en er mogen geen gaten tussen zitten.
• Eén periode mag zonder einddatum zijn; dat mag alleen de huidige (laatste) periode.
• Periodes in het verleden kun je niet meer bewerken.

Automatisch genereren van Abonnementen

Ga naar Facturatie en open Abonnementen. Zet daar het vinkje aan bij “Automatisch genereren en versturen naar e-mailadres X”. Zodra dit aan staat, worden facturen automatisch aangemaakt en verzonden.

Let op: dat dit alleen werkt als de klant een e-mailadres heeft ingevuld. Daarnaast moet bij de klantinstellingen de optie “Facturen per mail” aan staan. Deze instelling vind je bij Klanten.

Hieronder lees je hoe je e-mailsjablonen voor CRM en facturatie beheert.

Waar vind ik de e-mailsjablonen?

1. Log in bij Zolive.
2. Ga naar de module Facturatie.
3. Kies links in het menu 'Instellingen'.
4. Kies in de paginanavigatie 'E-mail sjablonen'.

Alle e-mailsjablonen staan hier bij elkaar.

Een sjabloon aanmaken

1. Ga naar de e-mailsjablonen (zie hierboven).
2. Klik op 'Nieuw e-mail sjabloon'.
3. Vul het formulier in en sla op.

Een sjabloon bewerken

1. Ga naar de e-mailsjablonen.
2. Klik op het betreffende sjabloon.
3. Pas het aan en sla op.

De instellingen van een sjabloon

• Naam: de naam van het sjabloon, bijvoorbeeld "Offerte standaard".
• Beschikbaar: kies of het sjabloon voor offertes of voor facturen bedoeld is.
• Actief: zet het sjabloon aan of uit.
• Bestand meesturen: kies of het document (zoals de factuur) wordt meegestuurd.
• Onderwerp: het onderwerp van de e-mail. Je kunt hier ook vervangcodes gebruiken.
• Bericht: de inhoud van de e-mail. Rechts zie je de beschikbare vervangcodes. Bijvoorbeeld: %Invoice_Datedue wordt de vervaldatum (28-08-2023).

Een sjabloon verwijderen

1. Ga naar de e-mailsjablonen.
2. Klik op het prullenbak-icoon achter het sjabloon.
3. Bevestig het verwijderen.

Zie ook

Voor sjablonen van notities en taken, zie Notitie-sjablonen.

* op dit moment wordt alleen het exporteren van abbonementen (lopend en beëindigd) ondersteund. 

Exporteren in facturatie

U kunt abonnementen exporteren binnen de facturatie module. De exports worden gefilterd op aanmaakdatum abbonement per jaar. 

De abonnementen die zijn aangemaakt in 2023 vallen dus onder de export filter '2023'. De abonnementen die zijn aangemaakt in 2024 vallen onder export filter '2024'. 

Algemeen

Per omgeving zijn er unieke authenticatiegegevens nodig. De URL voor de API 
zal deze authenticatie bevatten. 

https://c06.secure.zolive.nl/api/1234/token/

In dit voorbeeld zal 1234 vervangen worden door het omgevingsnummer en token door 
de desbetreffende token die hoort bij deze omgeving. Deze url is de basis voor de Zolive 
API

Facturen & offertes

Voor het aanmaken van een factuur of offerte zijn er de "Create invoice"- en "Create offer"-endpoints. 
De belangrijkste punten van deze endpoints

• Bij het meegeven van "Invoice_Id" wordt niet een nieuwe factuur/offerte gemaakt. 
• "Invoice_IType_Id" bepaalt de entiteit waaraan de offerte/factuur gekoppeld wordt. 
• Met "Generated" en "Paid" kan een bestaande factuur als betaald genoteerd worden.
• Met "Generated Type" wordt een factuur/offerte gegenereerd.

Relaties

Het zoeken naar realties kan met de "Clients"-endpoint.
Voor het aanmaken van een relatie kan de "Save Client" endpoint gebruikt worden. 

• de "try_to_find_client" kan meerdere velden bevatten. De velden die hier benoemd worden, worden gebruikt om eerst het bestaande relatiebestand te doorzoeken naar een gelijke match. 
  Wanneer velden matchen met een bestaande relatie, wordt deze relatie teruggegeven en niet een nieuwe aangemaakt.  
• Bij het meegeven van "Client_Id" wordt een bestaande relatie bewerkt.

Medewerkers

Met de "Employees"-endpoint kunnen alle actieve medewerkers opgehaald worden. 

Notities

Een notitie kan aangemaakt worden voor verschillende plekken. Bij een offerte of factuur, bij een relatie en bij een workflow. 
De notitie kan gekoppeld zijn aan een of alle van de eerder genoemde opties. "Save note"

• Het veld "dealid" is voor het koppelen van een workflow. 

Workflow

Een relatie kan toegevoegd worden aan een workflow. Dit kan met de endpoint "Save workflow". 

• "clientid" is de betreffende realtie.
• "typeid" is de id van de soort workflow waar aan de realtie toegevoegd moet worden. 
• "statusid" is de id van de stap in de workflow waaraan de realtie toegevoegd wordt. 

Facturatie - Relaties - Klantenkaart

Geen commerciële e-mails

Als dit veld is aangevinkt worden er geen commerciele e-mails meer gestuurd naar deze klant. Offerte herinneringen en enquetes naar aanleiding van facturen worden niet verstuurd.

Foutief bedrag Mollie betaling

Indien het Mollie bedrag niet overeenkomt met het factuurbedrag is mogelijk het factuurbedrag tussentijds gewijzigd. Om dit te verhelpen dient u een nieuwe online betaling aan te maken.

• Ga naar de betreffende factuur in het facturen overzicht
• Druk op dit icoon voor de factuur instellingen
• Druk op de button 'nieuwe online betaling'

Er is een nieuwe betalingslink gegenereerd.

Automatisch incasseren 

Facturen kunnen d.m.v. Mollie automatisch worden geïncasseerd, dit betreft een extra betaalde functionaliteit.

• Abonnementen met het vinkje "Betaling via Incasso" genereren facturen die direct geïncasseerd worden bij het aanmaken van de factuur.
• Facturen bij handmatig aanmaken met het vinkje "Betaling via Incasso" aan worden ook direct geïncasseerd.
• Facturen bij handmatig aanmaken met het vink "Betaling via Incasso" uit worden NIET geïncasseerd.
• Het systeem is zo ingericht dat de private API wel mogelijkheden heeft om de facturen aan te maken met incasso aan.

Een abonnement is een factuur die automatisch met een vaste regelmaat opnieuw wordt aangemaakt. Je stelt hem één keer in; daarna genereert het systeem elke periode zelf een nieuwe factuur voor je klant.

Instellen

• Maak een factuur aan en markeer die als abonnement.
• Kies een startdatum en (optioneel) een einddatum. Zonder einddatum loopt het abonnement door totdat je het stopzet.
• Bepaal de frequentie door een interval in dagen, maanden en/of jaren op te geven — bijvoorbeeld elke maand, per kwartaal (3 maanden) of jaarlijks.
• Optioneel kun je een aantal dagen instellen om vooruit te factureren, zodat de factuur al vóór de nieuwe periode klaarstaat.

Automatisch genereren

• Een automatische taak controleert dagelijks welke abonnementen aan de beurt zijn en maakt daar een nieuwe factuur van, met dezelfde regels, bedragen en btw als het abonnement.
• Facturen worden tot 90 dagen vooruit voorbereid, zodat toekomstige periodes op tijd klaarstaan.
• Staat er een incassodatum op het abonnement, dan wordt die op de nieuwe factuur overgenomen.

Herinnering vooraf

• Voor doorlopende jaarabonnementen kun je instellen dat de klant een aantal dagen vóór de nieuwe periode automatisch een verlengingsherinnering per e-mail krijgt. Eventueel stuur je die ook naar extra e-mailadressen.

Prijsindexatie

• Bedragen van lopende abonnementen kunnen in één handmatige actie met een indexatiepercentage worden verhoogd. Je kunt dit eerst als voorbeeld (preview) bekijken voordat je het definitief doorvoert.

Stopzetten

• Vul een einddatum in. Zodra die is bereikt, stopt het systeem met het aanmaken van nieuwe facturen voor dat abonnement.

Synchroniseer verificatie betalingen

Soms worden incasso verificatie betalingen niet teruggekoppeld vanuit Mollie. Je kunt dan zelf de betalingen synchroniseren via onderstaande stappen.

Let op: Het handmatig betaald zetten van facturen werkt niet.

• Open de module Facturatie

• Open het facturatieoverzicht
• Klik op de dropdown en open "Synchroniseer Mollie betalingen"

• Als hier betalingen staan, zijn dit betalingen die in Mollie betaald zijn maar in de Facturatie module nog niet. Je kunt dan kiezen voo de button "Synchroniseer verificatie betalingen".
• Als je terugkomt in het overzicht moeten de facturen zijn geboekt als betaald.

Met notitie-sjablonen leg je standaardteksten vast voor notities en taken, zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft te typen.

Waar vind ik de notitie-sjablonen?

1. Log in bij Zolive.
2. Ga naar de module Facturatie.
3. Kies links in het menu 'Instellingen'.
4. Kies in de paginanavigatie 'Notitie sjablonen'.

Een sjabloon aanmaken of bewerken

1. Ga naar de notitie-sjablonen (zie hierboven).
2. Klik op een nieuw sjabloon, of kies een bestaand sjabloon om het aan te passen.
3. Vul het formulier in en sla op.

De instellingen van een sjabloon

• Naam: de naam van het sjabloon.
• Actief: zet het sjabloon aan of uit.
• Type afspraak: waarvoor het sjabloon bedoeld is — Geen, Taak, Teams, Telefonisch contact of Afspraak op locatie.
• Beschikbaar voor: bij welk soort document het sjabloon verschijnt — Alle, Offerte, Factuur, Werkbon, Abonnement, Proforma of Workflow.
• Onderwerp en Bericht: de standaardtekst. Je kunt vervangcodes gebruiken die automatisch met de gegevens van het document en de klant worden ingevuld.

Een sjabloon verwijderen

1. Ga naar de notitie-sjablonen.
2. Verwijder het betreffende sjabloon.
3. Bevestig het verwijderen.

Zie ook

Voor het instellen van notities en taken zelf, zie Notities en taken. Voor e-mailsjablonen, zie E-mailsjablonen.

Notitie bijlages verwijderen

• De werkbon heeft de fase 'Voltooid', 'Afgewezen', 'Afgehandeld'.
• De notitie is afkomstig vanuit een offerte en wordt getoond bij de werkbon.