Wat de status en de gegevens in de factuurlijst betekenen

Wat is het?

In de factuurlijst staat bij elke factuur een status en een blok met data en bedragen. Hier lees je wat ze betekenen.

Wat kun je ermee?

Met de status zie je in een oogopslag waar een factuur staat: nog te versturen, verstuurd, herinnerd of betaald. Met de gegevens ernaast weet je hoe oud de factuur is, wanneer hij vervalt en of er al herinneringen zijn verstuurd.

Hoe werkt het?

De status

• Te versturen: de factuur heeft nog geen nummer. Het is een concept.
• Versturen gepland: de factuur is klaargezet en wordt automatisch gegenereerd. In het tabblad Te versturen staat daaronder gepland met de datum.
• Betaling in afwachting: er loopt een online betaling die nog niet is afgerond.
• Betaald: de factuur heeft een betaaldatum.
• Gestorneerd: de betaling is teruggeboekt en de factuur staat weer open.
• Herinneringen met een pauze-icoon: de herinneringen voor deze factuur zijn gepauzeerd.
• 1e herinnering, 2e herinnering en Aanmaning: de laatst verstuurde herinnering. Aanmaning is de 3e herinnering.
• Staat er geen status, dan is het een gegenereerde, onbetaalde factuur zonder bijzonderheden.

De gegevens bij een factuur

• Status: Betaald op, hoeveel dagen oud de factuur is (vanaf de factuurdatum, zolang hij onbetaald is), de betaaltermijn, Vervalt op, Verzonden op en onder Herinneringen drie vakjes. Een groen vinkje betekent dat die herinnering is verstuurd. Bij een betaalde factuur staat achter Vervallen het aantal dagen tussen factuurdatum en betaaldatum.
• Financieel: het bedrag excl. btw en het btw-totaal. Dit blok ontbreekt als bedragen in lijsten voor jouw gebruiker zijn verborgen.
• Instellingen: de entiteit, wie de factuur aanmaakte en wanneer, de periode waarop de factuur van toepassing is, het volgnummer en de e-mailadressen van de administratie (en eventueel verkoop).
• Een rood label met een open slotje bij het nummer betekent dat de factuur nog niet is opgeslagen (een concept). Het label incasso achter de klant betekent dat de factuur via incasso wordt betaald. Daarnaast kan er het aantal notities staan.

E-mailstatus

Met CRM staat bij een verstuurde factuur of de mail is afgeleverd (papieren vliegtuigje) of niet (kruisje), of een vraagteken als de afleverstatus onbekend is. In het blok Instellingen staat hoe vaak de mail is geopend en aangeklikt.

Boekhouding

Met een Exact-koppeling staat voor het nummer een icoon: een groen vinkje (gesynchroniseerd), een draaiend icoon (staat in de wachtrij) of een rood icoon (er is een probleem met de synchronisatie).

Let op

• Is een factuur betaald, dan toont de lijst Betaald, ook als er herinneringen zijn verstuurd.
• De pauze gaat voor op de herinneringsstatus: bij een gepauzeerde factuur staat Herinneringen met het pauze-icoon, ook als er al een herinnering is verstuurd.
• De vervaldatum staat vast zodra je de factuur genereert (zie het onderwerp over betaaltermijn en vervaldatum).