Notitiesjablonen maken en gebruiken

Wat is het?

Met een notitiesjabloon leg je een standaardnotitie vast die je bij een document of workflow met één keuze kunt invullen. Het sjabloon kan ook meteen de opties Markeren, Aftekenen door klant en Actie koppelen aanzetten.

Hoe werkt het?

Een sjabloon maken

1. Ga naar Instellingen, CRM, Notitiesjablonen. Staat dit menu er niet bij, vraag dan ZoLive support.
2. Klik op het plusje.
3. Vul een Naam in en vink Actief aan.
4. Kies bij Beschikbaar voor bij welk document het sjabloon verschijnt: Alle, Offerte, Factuur, Werkbon, Abonnement, Proformas of Workflow.
5. Kies bij Actie koppelen Geen, Taak, Teams, Telefonisch contact of Afspraak op locatie. Vink zo nodig Markeren en Aftekenen door klant aan.
6. Typ bij Notitie de standaardtekst en klik op Opslaan.

Een sjabloon gebruiken

1. Maak een nieuwe notitie bij een document of workflow.
2. Kies bovenin bij Sjabloon het gewenste sjabloon. De tekst en de opties worden ingevuld.
3. Pas de tekst zo nodig aan en klik op Opslaan.

In de tekst kun je vervangcodes zetten. ZoLive vult ze in met gegevens van de relatie en het document: %Client_Aanhef, %Client_Firstname, %Client_Lastname, %Invoice_Number en %Invoice_Datedue (de vervaldatum). Staat er een contactpersoon op het document, dan zijn dat de gegevens van die contactpersoon.

Let op

• De keuzelijst Sjabloon verschijnt alleen bij een nieuwe notitie die je vanuit een document of een workflow maakt, en alleen als er een actief sjabloon voor dat soort document is. Bij Nieuw en dan Notitie op het klantdashboard komt hij niet voor.
• Staat er al tekst in de notitie, of staan Markeren of Aftekenen door klant al aan, dan vraagt ZoLive eerst of dat overschreven mag worden.
• Bij een workflow zonder document blijven codes van het document, zoals %Invoice_Number, onvervangen in de tekst staan.
• Notitiesjablonen zijn er alleen met CRM.