Fases en taken in een project, en taken inplannen

Wat is het?

Op het tabblad Taken van een project verdeel je het werk in fases en zet je er taken in. De fase Algemeen staat altijd bovenaan, voor taken die bij geen enkele fase horen. Rechts zie je hoeveel uren er in de taken zitten, in totaal en per status.

Wat kun je ermee?

• Fases maken met een verantwoordelijke en een start-, eind- en opleverdatum.
• Per fase taken aanmaken met een status, een medewerker, een duur en eventueel een datum.
• Taken in de agenda laten verschijnen, zodat je ze op een tijdstip kunt inplannen.

Hoe werkt het?

Een fase toevoegen:

1. Open het project en kies het tabblad Taken.
2. Klik onderaan op Fase.
3. Vul de Titel in. Verantwoordelijke, Start, Eind en Oplevering zijn optioneel.
4. Klik op Opslaan.

Een fase aanpassen of verwijderen: klik op de naam van de fase (met het potloodje). Je kunt de gegevens wijzigen en opslaan, of op Verwijderen klikken. De taken in de fase worden niet verwijderd, ze komen terug onder Algemeen. De fase Algemeen zelf kun je niet aanpassen.

Een taak toevoegen:

1. Klik op het plusje in de kop van de fase waar de taak bij hoort.
2. In het venster Notitie staat Actie koppelen al aan en het Soort op Taak. Vul de Taak in en kies bij Toegewezen aan wie het doet (standaard jijzelf).
3. Vul zo nodig Contactpersoon, Telefoonnummer en Locatie in.
4. Vul bij Duur in hoeveel tijd de taak kost. Bij Datum en Deadline kun je een tijdstip en een uiterste moment invullen.
5. Controleer de Projectfase, kies een Activiteit en een Status.
6. Klik op Opslaan.

Een taak inplannen in de agenda:

1. Vul bij de taak een Duur in en laat de Datum leeg.
2. Open de Agenda. In de zijbalk staat onder Taken de lijst met taken die nog een datum nodig hebben.
3. Sleep de taak naar het gewenste tijdvak in de agenda.

Vul je bij de taak zelf al een Datum in, dan staat de taak meteen op dat moment in de agenda.

Let op

• Heeft een taak geen Duur, dan komt hij niet in de agenda en ook niet in de lijst Taken. De taak staat dan alleen op het tabblad Taken van het project.
• In de lijst Taken staan alleen taken zonder datum waarvan de status niet op afgerond staat. De lijst volgt het medewerkersfilter van de agenda.
• Hoort de taak bij een werkbon, dan wordt de werkbon als gepland gemarkeerd zodra de taak voor het eerst echt wordt ingepland.
• Op het tabblad Taken staan ook de taken uit offertes en werkbonnen die aan het project zijn gekoppeld.
• Bij een gearchiveerd of verwijderd project ontbreken de knoppen om fases en taken toe te voegen.
• De kaart Activiteiten & kosten rechts zie je alleen met het recht om de financiële gegevens van projecten te bekijken.