Documenten laten aanleveren door een klant

Wat is het?

Vanuit een dossier kun je een persoon per e-mail uitnodigen om documenten aan te leveren, bijvoorbeeld een loonstrook of een legitimatiebewijs. De persoon uploadt de bestanden zelf op een beveiligde pagina. Jij controleert ze daarna in de Drive van het dossier.

Wat kun je ermee?

• Een verzoek versturen naar een huurder, koper of andere relatie van het dossier.
• Aangeleverde bestanden bekijken voordat ze in het dossier komen.
• Bestanden accepteren of verwijderen.

Hoe werkt het?

Het verzoek versturen

1. Open het dossier en klik op het tabblad Cliënt. Kies de persoon.
2. Zoek het blok Document aanlevering en klik op Verstuur verzoek. Is de knop grijs, dan ontbreekt het e-mailadres van de persoon. Je ziet dan Vul een emailadres.
3. Er opent een venster U staat op het punt om een verzoek tot document upload te versturen, met het e-mailadres waarnaar het verzoek gaat. Klik op Verstuur, of op Annuleer om te stoppen.
4. Na het versturen krijg je de melding Verzoek verzonden.

Wat de persoon ontvangt

1. De persoon krijgt een e-mail met als onderwerp Gelieve de benodigde documenten aanleveren. Heeft de persoon als taal Engels, dan is het onderwerp Please provide the necessary documents. De tekst en de vormgeving van de mail komen uit de template van jullie omgeving.
2. Via de link in de e-mail komt de persoon op een pagina waar hij moet inloggen met het wachtwoord dat in de uitnodiging staat.
3. Daar kiest de persoon de bestanden, voor de persoon zelf of voor het dossier, en verstuurt ze.
4. De uitnodiging is twee weken geldig.

De bestanden controleren

1. Open het tabblad Drive van het dossier. Aangeleverde bestanden staan bovenaan in het blok Aangeleverde bestanden klaar voor validatie. Ze staan ook op het dashboard onder Aangeleverde bestanden in afwachting voor validatie.
2. Klik op het oog om een voorbeeld te zien, op het pijltje om te downloaden.
3. Klik op het dubbele vinkje om het bestand te accepteren. Het staat daarna in de map Algemeen.
4. Klik op de prullenbak om het bestand te verwijderen en bevestig met OK bij Wilt u dit bestand verwijderen?

Let op

• Naast de knop staat welk e-mailadres een melding krijgt als er documenten zijn aangeleverd. Dat is het adres van de medewerker van het dossier, of anders van het kantoor.
• Het blok Document aanlevering zie je alleen als je omgeving daarvoor is ingericht. Ontbreekt het, vraag het dan aan je beheerder.
• Aangeleverde bestanden zijn pas in de map Algemeen te zien nadat je ze hebt geaccepteerd.
• Krijg je na Verstuur geen melding Verzoek verzonden, dan is het verzoek niet verstuurd. Probeer het opnieuw en meld het aan support als het blijft misgaan.