Welke gegevens in het UBL-bestand staan en wat je vooraf controleert

Wat is het?

Het UBL-bestand wordt bij het downloaden samengesteld uit drie bronnen: de factuur zelf, de entiteit waaronder de factuur valt (jullie eigen bedrijfsgegevens) en de klant. Wat daar leeg is, is ook leeg in het bestand. Controleer de gegevens dus voordat je het bestand aanlevert.

Wat kun je ermee?

Dit komt er in het bestand:

• Afzender: uit de entiteit de Bedrijfsnaam, het Adres, de Postcode en plaats en het BTW-nummer.
• Klant: de bedrijfsnaam van de relatie, met het adres, de postcode en de plaats zoals die op de factuur staan.
• Factuur: het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.
• Regels: per factuurregel de regeltekst, de toelichting, het aantal, de stukprijs, het regelbedrag en het BTW-percentage. Titelregels komen niet mee.
• BTW en totalen: de BTW per percentage, het subtotaal en het totaalbedrag.

Hoe werkt het?

1. Ga naar Instellingen, onderdeel Entiteiten, en open de entiteit die op de factuur staat.
2. Controleer Bedrijfsnaam, Adres, Postcode en plaats en BTW-nummer. De Bedrijfsnaam is verplicht voor de export.
3. Open de relatie van de klant en controleer de Bedrijfsnaam.
4. Genereer de factuur, open het keuzemenu rechtsboven en kies Download UBL.

Let op

• Is de Bedrijfsnaam van de entiteit leeg, dan krijg je geen bestand maar de foutmelding Error: cbc:RegistrationName is leeg.
• Een klant zonder bedrijfsnaam, bijvoorbeeld een particulier, krijgt een lege naam in het bestand. Alleen het veld Bedrijfsnaam van de relatie wordt gebruikt, niet de voor- en achternaam.
• De bedrijfsnaam van de klant komt uit de relatie zoals die nu is. Het adres is het adres dat op de factuur is vastgelegd. Pas je na het genereren de naam van de relatie aan, dan kan het bestand daardoor afwijken van wat op de factuur is vastgelegd.
• Van het adres van jullie eigen administratie neemt het bestand alleen het veld Adres mee, niet het huisnummerveld ernaast. Het huisnummer staat dus niet apart in het bestand.
• Bedragen staan altijd in euro en het land is voor zowel jullie als de klant Nederland. Het factuurtype is altijd een gewone factuur (type 380), ook bij een creditfactuur.
• Het bestand bevat geen BTW-nummer of KvK-nummer van de klant, geen IBAN of andere betaalgegevens en geen referentie of ordernummer. De eenheid van een regel (zoals uur of stuk) wordt ook niet meegestuurd.
• Per regel telt het BTW-percentage van de regel. Heeft een regel geen eigen percentage, dan gebruikt het bestand het basispercentage van de factuur. Een regel met 0% (bijvoorbeeld verlegde BTW) krijgt op een factuur met een ander basispercentage dus het basispercentage in het bestand. Het bestand kijkt namelijk niet naar de BTW-code. Controleer zulke facturen voor je ze aanlevert.