Soorten e-mailsjablonen en waar ze voor dienen

Wat is het?

Bij elk e-mailsjabloon kies je onder Beschikbaar waarvoor het bedoeld is. Dat bepaalt waar je het sjabloon kunt kiezen en of ZoLive het zelf gebruikt voor automatische mails.

Wat kun je ermee?

Sjablonen die je zelf kiest bij het versturen

• Altijd: te kiezen bij elk document en bij een bevestiging vanuit een notitie of taak. In de lijst staat dit als "Alles".
• Enkel offertes, Enkel facturen en Enkel proforma's: alleen te kiezen bij dat soort document.
• Afspraakbevestiging: voor de bevestigingsmail van een afspraak of taak.
• Incassomachtiging: voor de mail waarmee een klant de automatische incasso bevestigt. Gebruik daarin de code %Mandate_Checkout_Url voor de betaallink.

Sjablonen die ZoLive zelf gebruikt

• Nieuwe factuur (gebruikt in geautomatiseerd proces): de tekst van de mail bij facturen die ZoLive automatisch aanmaakt en verstuurt, bijvoorbeeld uit abonnementen.
• Factuur reminder 1, 2 en 3: de tekst van de eerste, tweede en derde betalingsherinnering.
• Offerte reminder 1, 2 en 3: de tekst van de herinneringen voor offertes die nog openstaan.
• Factuur enquête: de uitnodiging die na betaling van een factuur uitgaat (zie het item over de enquête).

Hoe werkt het?

1. Maak het sjabloon aan onder Instellingen, E-mailsjablonen en kies bij Beschikbaar het gewenste soort.
2. Vink Actief aan en sla op.
3. Voor de soorten die ZoLive zelf gebruikt hoef je verder niets te doen, mits de functie zelf (herinneringen, enquête) voor jullie omgeving is ingesteld. Dat regelt support.

Let op

• Voor Nieuwe factuur en Factuur reminder 1 tot en met 3 kan er maar één sjabloon bestaan. Probeer je een tweede, dan zie je "Sjabloon niet aangemaakt. Er bestaat al een sjabloon voor …". Een uitgeschakeld sjabloon telt mee, dus pas dat aan in plaats van een nieuw te maken.
• Bij die vier soorten gaat het document altijd als pdf mee. Het vak Bestand toevoegen ontbreekt dan.
• Bij Nieuwe factuur gebruikt ZoLive alleen de tekst van het sjabloon. Het onderwerp van de mail komt uit de standaardinstelling van jullie omgeving.
• Voor offerteherinneringen en de enquête controleert ZoLive niet op dubbele sjablonen. Houd er per soort één actief.
• Zonder actief sjabloon voor Nieuwe factuur en de factuurherinneringen gebruikt ZoLive de standaardtekst uit de mailopmaak. Zonder actief sjabloon voor offerteherinneringen en de enquête wordt er niets verstuurd.