Een werkbon goedkeuren en afhandelen (factureren, via offerte of als service)

Wat is het?

Een voltooide werkbon gaat naar de binnendienst. Op het tabblad Afhandelen keur je hem goed en kies je hoe hij wordt afgewikkeld: factureren, via de offerte of als service of garantie. Dat tabblad zie je alleen als binnendienst.

Wat kun je ermee?

• De werkbon goedkeuren met de knop Goedkeuren.
• De werkbon afhandelen via een losse factuur, via de gekoppelde offerte, of als service of garantie.
• Zien welke facturen er al uit deze werkbon zijn gemaakt.

Hoe werkt het?

1. Open in Werkbonnen het tabblad Voltooid en open een werkbon. Bovenaan staat "Deze werkbon is voltooid en dient nog te worden afgehandeld".
2. Klik op het tabblad Afhandelen. Lees de waarschuwingen in de kaart Afhandelen: of er nog taken openstaan, of de werkbon niet digitaal is ondertekend, of de status nog openstaand is, en of de werkbon nog moet worden goedgekeurd. Bevat de werkbon meerwerk of minderwerk, dan staat er een rode melding.
3. Klik in de kaart Goedkeuring op Goedkeuren. Die knop staat er zolang de werkbon op Voltooid staat. Daarna staat er "Goedkeuring van werkbon op [datum]" en staat de werkbon op Goedgekeurd.
4. Kies hoe je de werkbon afhandelt. Factureren: klik op Factuur +; het venster Kopiëren opent met Factuur voorgeselecteerd. Via offerte: alleen als de werkbon aan een offerte hangt. Als service/garantie: klik op de kaart.
5. ZoLive vraagt: "U staat op het punt deze werkbon af te ronden. Alle openstaande taken worden automatisch afgerond." Na bevestigen staat de werkbon op Afgehandeld en zie je "Afhandeling verwerkt, werkbon is nu gemarkeerd als verwerkt".

Let op

• Goedkeuren is geen verplichte stap: je kunt ook direct afhandelen. De waarschuwingen zijn alleen meldingen.
• Via offerte kan niet meer als de offerte al op Voltooid staat. Je ziet dan "Niet meer mogelijk, offerte reeds voltooid".
• Kies je Factureren, maar heb je geen toegang tot de facturatiemodule, dan staat er "U heeft geen rechten tot facturatie, afhandelen als factuur is niet mogelijk".
• Een factuur die je uit de werkbon maakt, blijft gekoppeld aan de werkbon. Je ziet hem terug in de tabel Facturen op dit tabblad.
• In het venster Kopiëren staat bij een werkbon met een offerte ook Gekoppelde offerte voltooien. Vink dat aan als de offerte met deze factuur is afgerond.