Automatische factuurherinneringen: werking en instellingen

Wat is het?

ZoLive kan automatisch een herinnering mailen voor een factuur die te laat wordt betaald. Er zijn maximaal drie herinneringen per factuur: de 1e herinnering, de 2e herinnering en de 3e, laatste herinnering.

Wat kun je ermee?

Je hoeft niet zelf bij te houden welke facturen te laat zijn. In de factuurlijst zie je per factuur de status (1e herinnering, 2e herinnering of Aanmaning) en in de zijbalk van de factuur staat welke herinneringen zijn verstuurd. Wil je voor een factuur geen herinneringen, dan pauzeer je ze (zie het onderwerp over herinneringen handmatig versturen en pauzeren).

Hoe werkt het?

1. Vraag ZoLive support de automatische herinneringen voor jullie omgeving in te stellen: na hoeveel dagen elke herinnering uitgaat, vanaf welke factuurdatum de herinneringen gelden en of de klant de mail krijgt of dat de herinneringen eerst alleen naar een intern adres gaan (zie het onderwerp over aanzetten en testen).
2. ZoLive kijkt naar facturen die zijn gegenereerd, nog niet zijn betaald en niet zijn verwijderd. Facturen met een betaling in afwachting en facturen waarvan de herinneringen zijn gepauzeerd, slaat ZoLive over.
3. De 1e herinnering gaat uit zodra het ingestelde aantal dagen na de vervaldatum van de factuur is verstreken (factuurdatum plus betaaltermijn).
4. De 2e herinnering gaat uit het ingestelde aantal dagen na de 1e, de 3e het ingestelde aantal dagen na de 2e.
5. De klant krijgt de mail als bij de relatie Herinnering per e-mail aan staat en er een e-mailadres is. ZoLive gebruikt het adres bij E-mail voor herinnering; is dat leeg, dan het e-mailadres van de relatie, of dat van de contactpersoon van de factuur.
6. In de mail zit de herinnering als PDF. De tekst komt uit het e-mailsjabloon Factuur reminder 1, 2 of 3 (Instellingen, E-mailsjablonen). Is er geen actief sjabloon, dan gebruikt ZoLive een standaardmail met als onderwerp Herinnering factnr. en het factuurnummer (bij de 3e: Laatste herinnering).

Let op

• Facturen met een factuurdatum voor de ingestelde startdatum krijgen geen herinnering. Is er geen startdatum ingesteld, dan worden alle openstaande facturen meegenomen.
• Zet je een factuur op betaald, dan stopt de reeks. Maak je een herinnering ongedaan met het prullenbak-icoon in de zijbalk, dan kan ZoLive hem bij de volgende ronde opnieuw sturen zodra de termijn is verstreken.
• Een herinnering telt als verstuurd zodra ZoLive hem klaarzet, ook als de mail alleen naar een intern adres gaat.
• De herinneringen werken niet voor facturen die nog niet zijn gegenereerd (concepten), ook niet als ze klaarstaan voor automatisch genereren.
• ZoLive controleert niet of de factuur al naar de klant is gemaild. Een gegenereerde factuur die nog niet is verstuurd kan dus ook een herinnering krijgen.