Contactpersonen en bevoegdheden bij een relatie

Wat is het?

Een contactpersoon is een persoon bij een relatie, bijvoorbeeld de inkoper of de directeur. Je legt hem of haar vast op de relatiekaart met een eigen naam, e-mailadres, mobiel nummer en taal, en je geeft aan waarvoor deze persoon bevoegd is.

Wat kun je ermee?

• Meerdere contactpersonen bij één relatie bewaren.
• Op een document kiezen aan wie het gericht is. De mail gaat dan naar het adres van de contactpersoon.
• Bij het ondertekenen van een offerte zien wie bevoegd is om te tekenen.

Hoe werkt het?

1. Open de relatie en ga naar de kaart Contactpersonen. Klik rechtsboven in die kaart op het plusje.
2. Vul Aanhef, Voornaam (met ernaast het kleine vak voor de voorletters), Achternaam, Email, Mobiel en Taal in.
3. Vink onder Bevoegdheden aan wat van toepassing is: Inkoopbevoegd (mag aankopen doen namens het bedrijf) en Tekenbevoegd (mag offerten en afspraken ondertekenen namens het bedrijf).
4. Klik op Opslaan. ZoLive meldt Contactpersoon opgeslagen.
5. Met het potloodje wijzig je een contactpersoon. Met de prullenbak verwijder je hem of haar, na de vraag Weet je zeker dat je deze contactpersoon wilt verwijderen?.

Een contactpersoon op een document kiezen

Heeft de relatie minstens één contactpersoon, dan staat in het blok met de klantgegevens op een document onder de klant een veld om een contactpersoon te kiezen. Typ een deel van de voor- of achternaam. Je kunt de keuze weer ongedaan maken zolang het veld niet is vergrendeld.

• ZoLive zet voorletters en achternaam van de contactpersoon als naam bij het adres van het document.
• Het verzendscherm vult het e-mailadres van de contactpersoon in als ontvanger.
• Mail- en notitiesjablonen gebruiken de gegevens van de contactpersoon, zoals aanhef, naam en taal.
• Voor facturen en abonnementen die ZoLive automatisch verstuurt, blijft het administratieadres van de relatie gelden.

Let op

• Een contactpersoon voeg je pas toe nadat de relatie is opgeslagen.
• Mail je een offerte aan een contactpersoon die niet Inkoopbevoegd is, dan toont het verzendscherm de waarschuwing dat de contactpersoon niet bevoegd is voor verkoop. Het is een waarschuwing, je kunt de mail nog steeds versturen.
• In het scherm om te ondertekenen staat voor een contactpersoon zonder Tekenbevoegd de tekst Niet bevoegd om te ondertekenen voor het e-mailadres. Staat het e-mailadres niet goed, dan is de keuze niet te selecteren.