Sleutellijst: sleutelnummers van dossiers bijhouden

Wat is het?

De tab Sleutellijst in de dossierlijst laat je in één scherm de sleutelnummers van al je lopende dossiers invullen en wijzigen. Je ziet de tab alleen als je kantoor de sleutellijst gebruikt.

Wat kun je ermee?

• Per dossier een sleutelnummer van maximaal 10 tekens invullen, wijzigen of leegmaken.
• Bij het opslaan gewaarschuwd worden als een sleutelnummer al bij een ander dossier staat.
• Met de zoek- en filteropties de lijst beperken, bijvoorbeeld met 'Enkel met sleutel'.

Hoe werkt het?

1. Ga naar Dossiers en open de tab Sleutellijst. Je ziet alle dossiers die niet gearchiveerd zijn en een pand hebben, met adres, dossiernummer en status.
2. Typ in het veld achter het dossier het sleutelnummer. Het veld heet 'Sleutel onbekend' zolang het leeg is. Tijdens het typen krijg je suggesties van sleutelnummers die bij gearchiveerde dossiers staan.
3. Zodra je typt verschijnt onderaan de knop Opslaan. Klik erop om alle wijzigingen in één keer op te slaan. Je krijgt de melding 'Gegevens opgeslagen'.
4. Bestaat het nummer al bij een ander dossier, dan vraagt het scherm 'Deze sleutel bestaat al' en 'Weet je zeker dat je deze alsnog wilt opslaan?'. Kies Opslaan om het toch te gebruiken, of Annuleren om de oude waarde terug te zetten.

Let op

• Het sleutelnummer staat ook in het dossier zelf bij Pand & instellingen, onder 'Sleutel eigenschap'. Daar staat ook het vinkje 'Sleutel in bezit'.
• Het filter 'Enkel met sleutel' werkt alleen op de tab Sleutellijst.
• De controle op een bestaand sleutelnummer kijkt naar alle dossiers, ook naar gearchiveerde. Kies je een voorgesteld nummer van een gearchiveerd dossier, dan krijg je dus dezelfde melding. Bevestig met Opslaan als je het nummer opnieuw wilt gebruiken.