Kostengroepen instellen voor inkoopfacturen

Wat is het?

Kostengroepen zijn de soorten kosten waarover je een inkoopfactuur verdeelt, zoals huisvesting of autokosten. Net als omzetgroepen kunnen ze onder een hoofdcategorie hangen. Je beheert ze onder Instellingen, Financiën, Kostengroepen. Hoe je ze op een inkoopfactuur gebruikt staat in het item over het verdelen van een inkoopfactuur.

Wat kun je ermee?

• Hoofdcategorieën en kostengroepen aanmaken en wijzigen.
• Per kostengroep een Grootboekcode, Belastingcode, Sortering en Standaard BTW-code vastleggen.
• Een kostengroep verwijderen zolang er niets aan gekoppeld is.

Hoe werkt het?

1. Ga naar Instellingen en kies Kostengroepen. De lijst toont Naam, Code en Btw code (standaard). Hoofdcategorieën hebben het label Categorie en klappen uit. Het zoekveld Zoeken... zoekt op naam en code.
2. Klik op het plusje. Het venster Kostengroep opent.
3. Vink Hoofdcategorie aan voor een kop, of kies bij Categorie de hoofdcategorie waaronder de kostengroep valt. Laat je -- Overige (standaard) -- staan, dan valt de kostengroep onder Overige.
4. Vul de Naam en de Grootboekcode in. De Belastingcode, Sortering en Standaard BTW-code zijn optioneel.
5. Klik op Opslaan.

Wijzigen doe je met het potlood, verwijderen met de prullenbak na een bevestiging.

Let op

• Een hoofdcategorie is alleen een kop. Maak je er een aan, dan maakt ZoLive automatisch een kostengroep Overige onder die hoofdcategorie. Zo kun je altijd boeken.
• Een gekozen categorie kun je later niet meer wijzigen. Een kostengroep onder Overige (zonder categorie) kan dat nog wel.
• Verwijderen lukt niet als de kostengroep nog gekoppeld is aan boekingen, aan inkoopfacturen of als standaard bij een leverancier. Je krijgt dan de melding Kostengroep is nog gekoppeld aan boekingen en kan niet verwijderd worden. Een hoofdcategorie met kostengroepen eronder heeft geen prullenbak.
• De code mag niet al bij een andere kostengroep in gebruik zijn.
• In de keuzelijst Standaard BTW-code staan alleen codes met transactietype Verkoop of In/verkoop.
• Werk je met Exact Online en staat het doorsturen van kostengroepen aan, dan stuurt ZoLive bij het opslaan de kostengroep door als grootboekrekening. Bij een fout zie je Niet verstuurd naar Exact met de reden.