Facturen klaarzetten en in bulk of automatisch genereren

Wat is het?

Je hoeft facturen niet een voor een te genereren. Je kunt een factuur klaarzetten, zodat ZoLive hem zelf genereert zodra de factuurdatum is bereikt. Ook kun je meerdere concepten tegelijk genereren vanuit het tabblad Te versturen.

Wat kun je ermee?

• Een factuur vooraf klaarzetten, bijvoorbeeld met een factuurdatum in de toekomst. ZoLive genereert hem op die datum en mailt hem als dat is ingesteld.
• Meerdere concepten in een keer genereren, of genereren en meteen versturen.
• Alle geselecteerde facturen dezelfde alternatieve factuurdatum geven.

Hoe werkt het?

Een factuur klaarzetten

1. Open de conceptfactuur en zet de Factuurdatum op de dag waarop de factuur gegenereerd moet worden.
2. Vink in de zijbalk, tabblad Instellingen, Automatisch genereren aan. Heeft de relatie Facturen per e-mail aan en een e-mailadres, dan staat er achter: en versturen aan dat adres.
3. Klik onderaan op Factuur klaarzetten. De factuur is nu vergrendeld maar heeft nog geen nummer. In de zijbalk staat dat de factuur automatisch wordt verstuurd op de factuurdatum. In het overzicht staat hij onder Te versturen met de status Versturen gepland en het label gepland met de datum.
4. Zodra de factuurdatum is bereikt, genereert ZoLive de factuur: nummer en PDF. Is automatisch mailen voor jullie omgeving ingeschakeld en heeft de relatie Facturen per e-mail aan met een e-mailadres, dan gaat de factuur ook naar de klant. Anders krijgt het interne adres van jullie omgeving de PDF in een zipbestand, om per post te versturen.

Meerdere facturen tegelijk genereren

1. Open in het overzicht Facturen het tabblad Te versturen. Dat tabblad staat er alleen als er zulke facturen zijn.
2. Vink de facturen aan, of kies Selecteer alles. Facturen die al zijn klaargezet hebben geen vinkje.
3. Kies genereer facturen om alleen te genereren, of genereer en verstuur facturen om ook te mailen. De tweede keuze staat er alleen als het automatisch versturen voor jullie omgeving is ingericht.
4. Vul eventueel een Alternatieve factuurdatum in en bevestig met Facturen genereren of Facturen genereren en versturen. Alle geselecteerde facturen krijgen dan die datum, en het boekjaar van die datum.
5. Na afloop zie je per factuur of hij is gegenereerd en verstuurd. Facturen die al waren gegenereerd, slaat ZoLive over.

Let op

• Automatisch en in bulk wordt een factuur gemaild naar het e-mailadres van de administratie van de relatie, niet naar een contactpersoon of herinneringsadres.
• Heeft de relatie Facturen per e-mail uit, dan wordt de factuur wel gegenereerd en gaat de PDF in een zipbestand naar het interne adres, zodat je hem per post kunt versturen. ZoLive noteert dan wel een verzenddatum.
• Wil je een klaargezette factuur nog wijzigen, klik dan op Aanpassen. Het vinkje Automatisch genereren staat dan weer zichtbaar. Haal je het weg, dan wordt de factuur niet meer automatisch gegenereerd.
• ZoLive verwerkt per ronde een beperkt aantal klaargezette facturen. Heb je er veel, dan kan het meerdere rondes duren voor alles gegenereerd is.
• Werkt automatisch genereren niet voor jullie omgeving, vraag dan support of het is ingeschakeld.