Offertes archiveren, verwijderen en herstellen

Wat is het?

Archiveren haalt een offerte uit de gewone tabbladen zonder hem te verwijderen: hij staat dan in het tabblad Archief. Verwijderen verbergt een offerte uit alle tabbladen. Een verwijderde offerte kun je terugzetten.

Wat kun je ermee?

• Eén offerte archiveren, of uit het archief halen, vanuit de offerte zelf.
• Meerdere offertes tegelijk archiveren of verwijderen vanuit de lijst.
• Verwijderde offertes terugzetten.
• Oude offertes automatisch laten archiveren, als dat voor jouw omgeving is ingesteld.

Hoe werkt het?

Eén offerte archiveren

1. Open de offerte.
2. Zet in de zijbalk rechts, tabblad Algemeen, onder Eigenschap een vinkje bij in archief. Haal je het vinkje weg, dan staat de offerte weer in zijn gewone tabblad.

Meerdere offertes archiveren

1. Vink in de offertelijst de offertes aan, of gebruik Selecteer alles.
2. Klik boven de lijst op archiveren en bevestig met Start archiveren.

Offertes verwijderen

1. Open het tabblad Concept, Uitstaand, Akkoord of Afgewezen. In andere tabbladen kun je niet verwijderen.
2. Vink de offertes aan en klik boven de lijst op verwijderen.
3. Bevestig met Verwijderen. ZoLive meldt per offerte of het gelukt is.

Een verwijderde offerte terugzetten

1. Open het uitklapmenu rechtsboven in de offertelijst en kies Verwijderde offertes.
2. Klik bij de offerte op Herstel offerte en bevestig de vraag. De offerte staat daarna weer in zijn eigen tabblad.

Let op

• Een voltooide offerte kun je niet verwijderen (melding 'is al voltooid'). Archiveer hem in plaats daarvan.
• Verwijderen werkt ook voor een offerte met nummer, bijvoorbeeld een die al is verstuurd. Controleer dus wat je aanvinkt.
• Een verwijderde offerte kun je openen, maar niet meer bewerken. Bovenaan staat 'Deze offerte is verwijderd.'
• Gearchiveerde offertes kun je alleen één voor één terughalen, door het vinkje in archief weg te halen. In de lijst bestaat daar geen knop voor.
• Automatisch archiveren gebeurt alleen als MediaZo het voor jouw omgeving heeft ingesteld. ZoLive archiveert dan offertes die zijn opgeslagen, een nummer hebben en nog uitstaan (geen akkoord, afwijzing, behandeling of voltooid), en waarvan de offertedatum langer geleden is dan het ingestelde aantal maanden.
• Archiveren verandert de fase niet.