Vervangcodes in e-mailsjablonen

Wat is het?

In het onderwerp en het bericht van een e-mailsjabloon kun je codes zetten die met een procentteken beginnen. ZoLive vervangt ze bij het kiezen of versturen door de gegevens van de klant en het document.

Wat kun je ermee?

Een persoonlijke mail versturen zonder per mail namen en nummers te typen. Bijvoorbeeld:

Beste %Client_Aanhef %Client_Lastname, hierbij factuur %Invoice_Number. De vervaldatum is %Invoice_Datedue.

Dit wordt bijvoorbeeld: Beste dhr. Jansen, hierbij factuur 2026-0142. De vervaldatum is 14-11-2026.

Hoe werkt het?

1. Open het sjabloon onder Instellingen, E-mailsjablonen.
2. Klik in de kaart Vervangcodes op een code. Hij wordt geselecteerd; kopieer hem en plak hem in het onderwerp of bericht. Je kunt hem ook zelf typen, precies zoals hij er staat.
3. Sla het sjabloon op. De codes worden pas vervangen als je het sjabloon bij een document kiest of als ZoLive de mail automatisch verstuurt.

Codes uit het lijstje

• %Client_Aanhef: de aanhef van de relatie (Dhr., Mevr., Fam. of afd.), altijd in kleine letters.
• %Client_Firstname en %Client_Lastname: voornaam en achternaam.
• %Invoice_Number: het nummer van de offerte of factuur.
• %Invoice_Datedue: de vervaldatum, als dd-mm-jjjj.
• %Current_Employee_Email_Signature: de e-mailhandtekening van de medewerker die de mail verstuurt.
• %Account_Employee_Email_Signature: de handtekening van de accountmanager van het document.
• %Creator_Employee_Email_Signature: de handtekening van de medewerker die het document heeft aangemaakt.
• %Editor_Employee_Email_Signature: de handtekening van de medewerker die het document het laatst heeft bewerkt.
• %Appointment_Date, %Appointment_Time, %Appointment_EndTime en %Appointment_Location: datum, begintijd, eindtijd en locatie van een afspraak. Alleen bedoeld voor de afspraakbevestiging.
• %Mandate_Checkout_Url: de betaallink voor de incassomachtiging. Alleen bedoeld voor de machtigingsmail.

Codes die niet in het lijstje staan

• %dagen_vervallen: het aantal dagen sinds de vervaldatum (vóór de vervaldatum is het een negatief getal).
• %bedrag_openstaand: het bedrag dat nog openstaat, zonder euroteken, bijvoorbeeld 1.250,00. Is de factuur betaald, dan is het 0,00.

Let op

• De code %days_due uit het lijstje wordt op dit moment niet ingevuld. Gebruik %dagen_vervallen.
• Heeft het document een contactpersoon, dan toont ZoLive de aanhef en naam van die contactpersoon in plaats van die van de relatie.
• De handtekening-codes vullen de handtekening in die bij de medewerker staat (veld E-mailhandtekening in het medewerkerformulier). %Current_Employee_Email_Signature werkt alleen als je zelf een mail verstuurt. In mails die ZoLive automatisch verstuurt is er geen verzendende medewerker. In automatische factuurherinneringen blijven ook de andere handtekening-codes leeg.
• De afspraakcodes werken alleen in het bericht, niet in het onderwerp.
• Een procentteken direct voor een woord, zoals in "5%korting", ziet ZoLive ook als code. Het woord verdwijnt dan uit de mail. Zet er een spatie achter of schrijf het uit: "5 procent korting".
• Een code zonder waarde (bijvoorbeeld een handtekening die niet is ingevuld) geeft een lege plek.