Nummering van facturen, offertes, proforma's, werkbonnen en projecten

Wat is het?

Elk document krijgt bij het opslaan een nummer. De opbouw van dat nummer ligt vast per documentsoort en per entiteit, het volgnummer erin hoogt ZoLive zelf op. De ingestelde notaties zie je onder Instellingen, Algemeen, Entiteiten, in het blok met bedrijfsgegevens, bij Offertenummer format, Factuurnummer format, Proformanummer format en Werkbonnummer format. Een notatie die leeg is, staat er niet.

Wat kun je ermee?

• Nagaan hoe het volgende nummer eruit komt te zien.
• Een wijziging van de notatie, de stap of het aantal cijfers aanvragen bij ZoLive support. Je kunt deze velden zelf niet aanpassen.

Hoe werkt het?

In een notatie vervangt ZoLive de volgende onderdelen:

• {count}, of een ander woord tussen accolades: het volgnummer. ZoLive vult het aan met nullen tot het aantal cijfers van de administratie (Factnr. zerofill) en telt de Factnr. stappen op bij het hoogste nummer van dat jaar.
• %y en %Y: het jaar met twee of vier cijfers. %m: de maand.
• Alleen bij facturen: %by en %BY, het boekjaar met twee of vier cijfers.
• Alleen bij offertes, proforma's en werkbonnen: {initials}, de initialen van de accountmanager.

Voorbeeld: de standaardnotatie voor facturen is F%y.%m{count}, met stap 1 en vier cijfers. Het eerste factuurnummer met een factuurdatum in oktober 2026 wordt dan F26.100001.

Let op

• Het volgnummer loopt per documentsoort en per boekjaar, over alle entiteiten heen. Twee entiteiten met dezelfde notatie delen dus één reeks.
• Verwijderde documenten tellen niet mee. Verwijder je het document met het hoogste volgnummer, dan krijgt het volgende document datzelfde volgnummer.
• Wijzig je de notatie midden in het jaar, dan gaat het volgnummer gewoon door. Alleen het deel eromheen verandert.