Werken met BTW-codes op een factuur, offerte of ander document

Wat is het?

Werkt jullie omgeving met BTW-codes, dan kies je bij een document geen los percentage meer maar een benoemde BTW-code, zoals Hoog 21%, Laag 9% of BTW verlegd. Elke code staat voor één BTW-situatie en heeft een percentage. Je herkent dit aan de velden Basis omzetgroep en Basis BTW-code in de zijbalk van het document (tabblad Instellingen). Staan die velden er niet, dan werk je met percentages (zie het item over BTW op documentregels).

Wat kun je ermee?

• Eén basis BTW-code voor het hele document zetten, die voor alle regels geldt.
• Bij één regel een afwijkende BTW-code kiezen.
• Per relatie een standaard BTW-code en omzetgroep laten voorinvullen.
• Verlegde BTW of 0% vastleggen met een code, zodat het ook goed in de boekhouding terechtkomt.

Hoe werkt het?

De basis BTW-code van het document

1. Kies de relatie. Heeft die een Standaard BTW-code, dan staat die meteen bij Basis BTW-code. Anders komt de code die bij de basis omzetgroep van het document hoort (als daar een BTW-code aan gekoppeld is).
2. Kies je daarna een andere Basis omzetgroep terwijl er nog geen basis BTW-code staat, dan vult ZoLive de code van die omzetgroep in. Staat er al een code, dan blijft die staan.
3. Wil je een andere code? Staat er al een waarde, dan is het veld vergrendeld. Klik op het icoon met de onderbroken schakel (ontkoppelen), klik in het lege veld om de lijst te openen en kies een andere code.

Een afwijkende code op één regel

1. Een regel zonder eigen code rekent met de basis BTW-code. Die staat grijs in het BTW-veld van de regel.
2. Klopt één regel niet, klik dan in het BTW-veld van die regel en kies een andere code. Staat er al een eigen code, ontkoppel die dan eerst met het icoon met de onderbroken schakel. Het BTW-bedrag wordt direct opnieuw berekend.
3. Ontkoppel je de code op een regel, dan volgt de regel weer de basis BTW-code.

Verlegd of 0%

Kies voor het hele document een code die als verlegd of 0% is ingesteld. Het basispercentage wordt dan 0% en elke regel zonder eigen code rekent met 0%. Wil je op een document dat nog op een percentage staat alleen bij één regel een verlegd- of 0%-code kiezen, dan weigert ZoLive dat met de melding dat de basis BTW eerst naar 0% moet. Zet in dat geval de basis BTW-code op een 0%-code en geef de regels die wel BTW moeten krijgen een eigen code.

Let op

• Basis BTW-code en Basis omzetgroep zijn verplichte velden. Zijn ze leeg, dan weigert ZoLive het opslaan en noemt de velden die ontbreken. Per regel hoef je niets te kiezen.
• Je kunt de basiscode niet ontkoppelen zolang er regels zijn met een 0%-, geen-BTW- of verlegd-code. Je krijgt dan de melding om die regels eerst te ontkoppelen. Na het ontkoppelen valt het document tijdelijk terug op 21% totdat je een nieuwe code kiest.
• Op offertes en verkoopfacturen zie je alleen verkoopcodes en in/verkoopcodes.
• De lijst met codes staat onder Instellingen, Financiën, BTW-codes. Die laat je normaal door ZoLive inrichten, samen met je boekhouder. Werken jullie met Exact Online en is een code niet gekoppeld aan een BTW-code in Exact, dan loopt het doorsturen van de factuur vast.

Veelgestelde vragen