Workflows en fases inrichten

Wat is het?

Een workflow is je verkoopproces, opgebouwd uit fases. Per workflow bepaal je de naam, de weergave en de fases waar leads doorheen lopen. In de instellingen noemen sommige schermen een workflow ook flow of type.

Wat kun je ermee?

• Een nieuwe workflow maken, bijvoorbeeld apart voor offerteaanvragen en voor sollicitaties.
• Per workflow kiezen of de leads als Blokken of als Lijst worden getoond.
• Fases toevoegen en de volgorde bepalen door te slepen.
• Een fase markeren als gewonnen of verloren, zodat dashboard en rapportage weten wanneer een lead is afgesloten.
• Een workflow of fase op inactief zetten.

Hoe werkt het?

Een workflow maken

1. Open Instellingen in de module Workflow. Je ziet alle workflows met de badge Actief of Inactief.
2. Klik op Type +.
3. Vul de Naam in, kies de Weergave (Blokken of Lijst) en laat Actief aanstaan.
4. Klik op Opslaan. Je krijgt de melding "Type succesvol opgeslagen".

Fases toevoegen

1. Open de workflow. Onder Statussen klik je op het plusje.
2. Vul de Naam in. Zet bij Status markeren als gewonnen of Status markeren als verloren een vinkje voor een eindfase.
3. Kies eventueel een Kwalificatie: Neutraal, Gekwalificeerd of Niet gekwalificeerd. Die gebruik je alleen voor advertentieconversies naar Google Ads.
4. Laat Actief aanstaan en klik op Opslaan.

De volgorde wijzigen

1. Sleep een workflow in de lijst met workflows, of een fase in de lijst met statussen, aan het gripicoon links van de naam.
2. De nieuwe volgorde wordt direct opgeslagen. Een nieuwe workflow of fase komt onderaan te staan.

Let op

• Een workflow of fase verwijderen kan niet. Zet hem op inactief door het vinkje Actief uit te zetten.
• Een inactieve workflow verdwijnt uit de keuzelijsten en het dashboard. Een inactieve fase verdwijnt als tabblad in het leadoverzicht en uit het faseverloop. Leads die er nog in staan zie je dan niet meer in het overzicht. Zet die leads eerst in een andere fase.
• Een nieuwe lead van je website komt in de bovenste actieve fase. Zorg dus dat elke workflow minstens één actieve fase heeft.
• Bij een workflow die door Autopilot wordt beheerd, kun je alles alleen bekijken.