Deelnemers uitnodigen en een herinnering instellen voor een afspraak

Wat is het?

Bij een afspraak kun je deelnemers toevoegen en hen een uitnodiging per e-mail sturen. Daarnaast kun je een herinnering laten sturen vlak voor de afspraak.

Wat kun je ermee?

• Collega's en externe personen als deelnemer opnemen.
• Een collega die je op e-mailadres als deelnemer toevoegt, ziet de afspraak ook in zijn eigen agenda en op zijn dashboard.
• Een uitnodiging versturen die de ontvanger in zijn eigen agenda-programma kan openen.
• Een herinnering per e-mail instellen op een datum en tijd naar keuze.

Hoe werkt het?

Deelnemers en uitnodiging

1. Open de afspraak en ga naar het tabblad Algemeen.
2. Typ in E-mail addressen deelnemers het eerste deel van de naam of het e-mailadres van een collega. ZoLive toont tijdens het typen de collega's met een e-mailadres; klik er één aan. Een extern e-mailadres typ je zelf in. Zet tussen meerdere adressen een puntkomma (;).
3. Wil je de uitnodiging meteen versturen, vink dan rechtsonder Verstuur per e-mail aan.
4. Klik op Opslaan & sluiten. ZoLive slaat de afspraak op, verstuurt de uitnodiging en toont een melding met de adressen waarnaar hij is gegaan.

Herinnering

1. Ga naar het tabblad Extra.
2. Vink Herinnerings e-mail inschakelen aan.
3. Kies bij Herrinnering op de datum en vul daarnaast de tijd in. (Zo staat het label in het scherm.)
4. Klik op Opslaan & sluiten.

Let op

• De uitnodiging gaat naar de organisator en naar alle ingevulde deelnemers. De klant die aan de afspraak is gekoppeld ontvangt niets, tenzij zijn e-mailadres bij de deelnemers staat.
• In de uitnodiging staan ook gegevens van de gekoppelde klant (naam, adres, telefoonnummers en e-mailadres), het adres van het pand en de gegevens van de eigenaar of eigenaren. Houd daar rekening mee als je externe deelnemers uitnodigt.
• ZoLive verstuurt een uitnodiging alleen op het moment dat je Verstuur per e-mail aanvinkt. Pas je de afspraak later aan, dan gaat er niet vanzelf een nieuwe uitnodiging uit. Vink het vakje dan opnieuw aan.
• De herinnering is een eenvoudige e-mail met het onderwerp Herinnering afspraak, de titel van de afspraak en de begin- en eindtijd. Hij gaat naar de organisator en de deelnemers. Na het versturen verwijdert ZoLive de herinnering uit de afspraak.
• Herinneringen werken alleen als jullie kantoor die functie heeft ingeschakeld; vraag het aan je beheerder als ze niet aankomen.