Welke gegevens ZoLive naar Exact stuurt en wanneer

Wat is het?

ZoLive stuurt gegevens niet op het moment van opslaan naar Exact, maar op de achtergrond. Een klant, leverancier of factuur komt dus even in de wachtrij. Per soort gelden voorwaarden. Voldoet iets daar niet aan, dan gaat het niet mee.

Wat kun je ermee?

Aan de voorwaarden hieronder kun je zien waarom een klant of factuur nog niet in Exact staat.

Hoe werkt het?

Klanten

• De klant is actief, geen prospect en geen werkadres.
• Wat meegaat: bedrijfsnaam (bij een particulier voorletters en achternaam), adres, postcode, plaats, land, e-mailadres en BTW-nummer. Een e-mailadres dat geen geldig adres is, wordt overgeslagen.
• Heeft de klant nog geen Exact-nummer, dan maakt Exact een nieuwe relatie aan. Het nummer komt terug in het veld Exact Debiteurcode van de klant.
• Wijzig je later gegevens van de klant in ZoLive, dan worden ze in Exact bijgewerkt.

Leveranciers

• De leverancier is niet als intern gemarkeerd en heeft een naam.
• Wat meegaat: naam, adres, postcode, plaats, land, e-mailadres, KvK-nummer, BTW-nummer en de bankrekeningen (IBAN met tenaamstelling), inclusief de G-rekening.

Verkoopfacturen en creditfacturen

• De factuur is gegenereerd en heeft een factuurnummer. Een concept, of een factuur die alleen is klaargezet, gaat niet mee.
• De factuurdatum ligt op of na de startdatum die voor Exact is ingesteld.
• De klant van de factuur staat al in Exact en zijn gegevens zijn daar bijgewerkt.
• Elke regel gaat op het artikel met code 8000, met de omzetcode en de BTW-code van die regel. Titelregels gaan niet mee.
• Een factuur met een negatief totaal gaat als creditfactuur. Een G-rekeningbedrag gaat mee.

Inkoopfacturen

• De inkoopfactuur is opgeslagen en de factuurdatum ligt op of na de startdatum voor inkoop.
• De leverancier staat al in Exact en is niet intern.
• Bijlagen van de inkoopfactuur gaan als document bij de leverancier mee. Zie voor de details het item over inkoopfacturen en Exact.

ZoLive verstuurt per ronde een beperkt aantal. Hebben veel klanten of facturen tegelijk een wijziging, dan duurt het even voor alles in Exact staat.

Let op

• Facturen van een klant die als werkadres is gemarkeerd, gaan niet naar Exact. Een prospect wordt bij het genereren van een factuur vanzelf een gewone klant.
• Facturen met een factuurdatum vóór de startdatum worden nooit verstuurd. Een lege of verkeerde startdatum merk je pas aan de facturen die wel of niet verschijnen. Laat de startdatum controleren door ZoLive support.
• Heeft een verkoopfactuur een rood icoon zonder melding op de factuur, dan staat de klant nog niet in Exact of is het een prospect of werkadres. Kijk op de klantkaart of daar een Exact foutcode staat.
• Wijzigingen in een factuur nadat hij in Exact staat, komen niet vanzelf in Exact terecht. Lees daarvoor het item over het wijzigen van een factuur die al in Exact staat.