Een offerte als PDF bekijken en per e-mail versturen

Wat is het?

Je kunt een offerte als pdf bekijken, ook voordat je hem opslaat. Is de offerte opgeslagen, dan kun je hem vanuit het tabblad Email naar de klant mailen. De verzonden mail komt onder Communicatie bij de offerte te staan.

Wat kun je ermee?

• Controleren hoe de offerte eruitziet, nog tijdens het invullen.
• De offerte als pdf-bijlage mailen met je eigen tekst en extra bijlagen.
• In de offertelijst zien of de mail is afgeleverd, geopend en aangeklikt.

Hoe werkt het?

De pdf bekijken

1. Open de offerte en klik rechtsboven op de knop met het pdf-icoon (Bekijk PDF). De offerte opent in een nieuw tabblad.
2. Wil je een andere weergave? Gebruik dan het keuzemenu rechtsboven in het offertescherm: Bekijk Web of Bekijk Print. Heeft jullie administratie extra pdf-varianten, dan staan die daar ook.
3. In de offertelijst beweeg je met de muis over een offerte. Er verschijnt een knop PDF achter de klantnaam.

De offerte mailen

1. Sla de offerte eerst op. Het tabblad Email is grijs zolang dat niet is gebeurd.
2. Open het tabblad Email.
3. Controleer de Ontvanger. Meerdere adressen scheid je met een puntkomma. Met de knop CC opent een extra veld voor een kopie-adres. Alle adressen krijgen dezelfde mail.
4. Kies eventueel een Sjabloon om onderwerp en tekst te laden. Controleer het Onderwerp (standaard de offertetitel) en typ in het tekstvlak de tekst die in de mail komt.
5. Onder Offerte staat Opnemen in e-mail aan, zodat de pdf van de offerte als bijlage meegaat. Je kunt zelf bestanden toevoegen. Staan er bestanden onder Extra bestanden, dan kun je die aanvinken om ze ook mee te sturen.
6. Klik op Verzenden. Daarna zie je een melding met de adressen waarnaar de mail is verstuurd.

Let op

• Het tabblad Email en de mailstatus in de lijst zijn alleen beschikbaar als CRM bij jullie is ingeschakeld.
• De ontvanger is het e-mailadres sales/info van de relatie, en anders het e-mailadres administratie. Is er een contactpersoon gekozen, dan wordt diens adres gebruikt; is de offerte al eerder verstuurd en heeft de relatie een e-mailadres voor herinneringen, dan krijgt dat adres voorrang. Is de gekozen contactpersoon niet bevoegd voor verkoop, dan zie je daar een waarschuwing bij. De mail kun je dan nog steeds versturen.
• De algemene voorwaarden van de entiteit gaan automatisch als bijlage mee, tenzij bij de relatie Algemene voorwaarden niet meesturen aan staat.
• Een mail wordt alleen verstuurd als er een geldig adres staat (je krijgt anders een melding per ongeldig adres) en het onderwerp is ingevuld.
• Na de eerste mail zie je in Gegevens offerte de Verstuurdatum. De fase van de offerte verandert niet vanzelf.
• De mailstatus in de offertelijst komt van de verzendservice. Een groen vliegtuigje betekent afgeleverd, een rood kruisje niet afgeleverd, en je ziet hoe vaak de mail is geopend (oogje) en aangeklikt (handje).