Entiteiten: bedrijfsgegevens, voorwaarden en offerteportaal

Wat is het?

Een entiteit is het bedrijf (of de merknaam) waaronder je documenten maakt. De gegevens van de entiteit komen op je documenten te staan. Heb je meer dan één bedrijf of merk, dan heb je meer dan één entiteit en kies je bij een nieuw document de Entiteit. Je beheert ze onder Instellingen, Algemeen, Entiteiten.

Wat kun je ermee?

• Bedrijfsgegevens aanpassen: Naam, Bedrijfsnaam, Adres en huisnummer, Postcode en plaats, E-mailadres, Telefoon, Fax, Website, KvK, Bank, IBAN, IBAN (G-rekening), G-rekening standaard percentage, BIC-code en BTW-nummer.
• Een entiteit op Actief zetten of uitzetten, en één entiteit als Is standaard? aanwijzen.
• Bij Algemene voorwaarden de bestandsnaam invullen van het pdf-bestand dat als bijlage meegaat met je mails.
• Bij Mollie landings-URL opgeven waar klanten na het betalen terechtkomen.
• Bij Offerteregels (onder het kopje Portal) kiezen wat een klant op de online offertepagina ziet.

Hoe werkt het?

1. Ga naar Instellingen en kies Entiteiten. Elke entiteit staat als blok in de lijst met links een groen vinkje (online) of rood kruisje (offline), daarnaast de bedrijfsgegevens en rechts een potlood.
2. Klik op het potlood. Het venster Entiteitinstellingen opent met links de instellingen en rechts de bedrijfsgegevens.
3. Pas de gegevens aan en klik op Opslaan.

Offerteregels op de online offertepagina

• Standaard, geen regels, geen PDF: de klant ziet de titel en de totalen, zonder regels en zonder pdf.
• Standaard met offerteregels: de klant ziet de titel, de regels en de totalen.
• Alleen PDF-weergave: de klant ziet alleen de pdf van de offerte.

Let op

• Bij de standaard pdf-opmaak staan bedrijfsnaam, telefoon, adres, e-mail, KvK, BTW-nummer en rekeningnummer van de entiteit in de voettekst. Een eigen opmaak kan daarvan afwijken.
• Vul bij Adres alleen de straat in en zet het huisnummer in het veld ernaast. Dat is nodig voor UBL-facturen.
• Een entiteit die niet actief is wordt bij een nieuw document niet meer aangeboden. De standaardentiteit staat voorgeselecteerd.
• Het afzenderadres van je mails stel je niet in met de velden Afzender e-mailadres en Afzendernaam. Dat adres stelt ZoLive voor je in.
• Het bestand met algemene voorwaarden zelf kun je hier niet uploaden, alleen de bestandsnaam invullen. Laat het bestand door ZoLive plaatsen. Heeft een relatie het vinkje Algemene voorwaarden niet meesturen, dan gaat het bestand voor die relatie niet mee.
• Nieuwe entiteiten toevoegen of verwijderen kan alleen ZoLive. Ook de nummernotaties, het briefpapier en de kleuren van e-mail en pdf worden door ZoLive ingesteld.