Een proforma opslaan en aanpassen, met nummer en geldigheid

Wat is het?

Met Proforma opslaan maak je de proforma definitief. ZoLive geeft hem een nummer (als de nummering is ingericht), legt het adres van de klant en de vervaldatum vast en bewaart een pdf. De proforma is daarna vergrendeld: je ziet een slotje in plaats van het label bewerkbaar. Met Aanpassen zet je hem weer open.

Wat kun je ermee?

• Een proforma vastleggen voordat je hem verstuurt.
• Instellen hoelang de proforma geldig is.
• Een opgeslagen proforma toch nog wijzigen, met behoud van het nummer.

Hoe werkt het?

Opslaan

1. Kijk bij Proformanummer. Is er een nummerformaat ingesteld, dan staat daar Verwacht nummer gevolgd door het nummer, en als er al proforma's zijn (Laatste en het laatst gebruikte nummer). Staat er Nog geen boekjaar bekend, kies dan eerst een Boekjaar. Is er voor de entiteit geen nummerformaat ingesteld, dan is het een invulveld en typ je het nummer zelf.
2. Controleer de geldigheid in de zijbalk, tabblad Instellingen, bij Geldigheid (in dagen).
3. Klik onderaan op Proforma opslaan. Is een verplicht veld uit Extra gegevens leeg, dan meldt ZoLive dat eerst en blijft de proforma open.
4. Na het opslaan staat het nummer bij Proformanummer, zijn de velden vergrendeld en staat de Vervaldatum in de zijbalk onder Instellingen. Heeft de proforma een nummer gekregen, dan staat hij nu in de lijst op het tabblad Uitstaand. Met CRM is ook het tabblad Email beschikbaar.

Aanpassen

1. Open de opgeslagen proforma en klik onderaan op Aanpassen.
2. Wijzig wat nodig is. Het nummer blijft hetzelfde.
3. Klik weer op Proforma opslaan. Het adres van de klant wordt opnieuw vastgelegd, de pdf opnieuw gemaakt en de vervaldatum opnieuw berekend.

Nummer, geldigheid en vervaldatum

• Het nummerformaat is per entiteit ingesteld; wijzigen laat je door ZoLive doen. De teller loopt per boekjaar en telt alle proforma's van dat boekjaar mee, ook die van andere entiteiten. Verwijderde proforma's tellen niet mee.
• Geldigheid is het aantal dagen dat de proforma geldig is. De Vervaldatum is de proformadatum plus dat aantal dagen en wordt bij het opslaan berekend. In de lijst zie je het terug bij Geldigheid en Vervalt op.
• Bij een nieuwe proforma staat de geldigheid op de betaaltermijn van de relatie. Is die er niet, dan geldt de standaardbetaaltermijn van jullie administratie. Dat wordt bepaald op het moment dat je de proforma start. Het tekstje (klant ... dagen) onder het veld is de vervaltermijn voor offertes van de relatie; die telt voor een proforma niet mee.

Let op

• Voor Aanpassen heb je het recht om proforma's te bewerken nodig. Heb je dat niet, dan zie je de knop niet.
• Voor Proforma opslaan heb je het recht om proforma's aan te maken nodig. Zonder dat recht meldt ZoLive dat je geen rechten hebt.
• Het adres van de klant wordt vastgelegd op het moment van opslaan. Wijzig je later het adres van de relatie, dan moet je de proforma aanpassen en opnieuw opslaan om dat over te nemen.
• Stond er bij Proformanummer een Verwacht nummer, maar heeft de proforma na het opslaan toch geen nummer en blijft hij op het tabblad Concept staan, laat dan de nummering door ZoLive controleren.
• Ook als het maken van de pdf mislukt, is de proforma opgeslagen. Controleer na het opslaan met Bekijk PDF of de weergave klopt.