Omzetgroepen, BTW-codes, kostengroepen en kostenplaatsen met Exact

Wat is het?

Exact boekt op grootboekrekeningen, BTW-codes en kostenplaatsen. ZoLive gebruikt daarvoor de codes uit Instellingen: omzetgroepen en BTW-codes voor verkoopfacturen, kostengroepen, kostenplaatsen en BTW-codes voor inkoopfacturen. Die codes moeten overeenkomen met Exact. Kloppen ze niet, dan weigert Exact de factuur.

Wat kun je ermee?

• Elke verkoopfactuurregel op de juiste omzetrekening in Exact laten landen.
• Het juiste BTW-tarief en de juiste BTW-code in Exact laten gebruiken.
• Inkoopregels op de juiste kostenrekening en kostenplaats boeken.

Hoe werkt het?

Verkoopfacturen

1. Open Instellingen en kies onder Financiën Omzetgroepen. Het veld Code van een omzetgroep is de grootboekcode in Exact. Die rekening moet in Exact bestaan.
2. Kies op de factuurregel de omzetgroep. Heeft een regel geen omzetgroep of heeft de groep geen code, dan gebruikt ZoLive de standaard omzetcode die ZoLive support voor jullie heeft ingesteld.
3. Voor het BTW-tarief zoekt ZoLive de BTW-code in een koppeltabel. Zonder aanpassing is die tabel: 21% op code 3, 6% op code 4, 0% op code 6 en regels zonder BTW op code 0. Een tarief dat niet in de tabel staat, zoals 9%, krijgt dezelfde code als 21%. Laat ZoLive support de tabel aanvullen als jullie andere tarieven of codes gebruiken.
4. Gebruiken jullie BTW-codes (Instellingen, Financiën, BTW-codes), dan stuurt ZoLive de code van de factuur of van de regel. Die BTW-codes moeten uit Exact zijn overgenomen; ZoLive support doet dat. Staat bij een code in de lijst een rood blok Exact error, dan klopt er iets niet met die code.

Inkoopfacturen

1. Het veld Grootboekcode van een kostengroep (Instellingen, Financiën, Kostengroepen) is de grootboekrekening in Exact. Een regel zonder kostengroep boekt op de standaard kostenpost die ZoLive support heeft ingesteld, en anders op rekening 7100.
2. Het veld Code van een kostenplaats (Instellingen, Financiën, Kostenplaatsen, maximaal 8 tekens) is de kostenplaatscode in Exact.
3. Per regel gebruikt ZoLive de BTW-code van de regel.

Instellingen automatisch doorsturen

Als ZoLive support dat heeft aangezet, stuurt ZoLive een nieuwe of gewijzigde omzetgroep, kostengroep of kostenplaats bij het opslaan direct naar Exact. Lukt dat niet, dan zie je Niet verstuurd naar Exact met de reden. Bij een kostenplaats staat de reden in een rood blok Exact error in de lijst.

Let op

• Een omzetgroep die als hoofdcategorie (titel) is gemarkeerd, wordt niet naar Exact gestuurd.
• De code van een kostenplaats kun je na het aanmaken in Exact niet meer wijzigen via ZoLive.
• BTW-codes stuurt ZoLive niet naar Exact. Ze komen uit Exact.
• Het scherm Instellingen is er alleen voor gebruikers met het recht op Instellingen. Dat recht stelt ZoLive support in.