E-mailsjablonen aanmaken, bewerken en verwijderen

Wat is het?

Een e-mailsjabloon is een vaste mailtekst met een onderwerp en een bericht. Bij het versturen vult ZoLive de codes in, zoals de naam van de klant en het factuurnummer. Je beheert de sjablonen onder Instellingen, E-mailsjablonen.

Wat kun je ermee?

• Een standaardtekst klaarzetten voor offertes, facturen en proforma's, die je bij het versturen met één keuze laadt.
• De tekst bepalen van mails die ZoLive zelf verstuurt, zoals factuurherinneringen, offerteherinneringen en de enquête na betaling. Welke soorten er zijn staat in het item over soorten sjablonen.
• Per sjabloon aangeven of het document als bijlage meegaat.

Hoe werkt het?

1. Open Instellingen in het menu. Kies in de keuzelijst bovenaan onder het kopje CRM voor E-mailsjablonen.
2. Je ziet de kaart E-mailsjablonen met de kolommen Status (groen vinkje is actief, rood kruis is niet actief), Naam en Beschikbaar voor:.
3. Klik rechtsboven op het plusje voor een nieuw sjabloon, of op het potloodje achter een sjabloon om het te bewerken.
4. Vink Actief aan. Een nieuw sjabloon staat standaard uit en wordt dan nergens aangeboden of gebruikt.
5. Vul een Naam in (die zie je later in de keuzelijst bij het versturen) en kies bij Beschikbaar waarvoor het sjabloon bedoeld is.
6. Vul het Onderwerp in en typ het bericht in het tekstvlak eronder. Rechts staat de kaart Vervangcodes: klik op een code om hem te selecteren, kopieer hem en plak hem in het onderwerp of het bericht.
7. Zie je het vak Offerte/Factuur, vink dan Bestand toevoegen aan als het document standaard als pdf mee moet.
8. Klik op Opslaan. Je krijgt de melding "Sjabloon opgeslagen".

Verwijderen doe je met het prullenbakje achter het sjabloon. Na de vraag "Weet je zeker dat je het sjabloon wilt verwijderen?" is het weg en terughalen kan niet. Wil je een sjabloon alleen even niet gebruiken, haal dan het vinkje bij Actief weg.

Let op

• E-mailsjablonen horen bij CRM. Zonder CRM staat de keuze E-mailsjablonen er niet.
• Instellingen openen vraagt een recht dat ZoLive per gebruiker toekent. Zie je het menu niet, vraag het dan aan support.
• Een sjabloon bepaalt alleen onderwerp en tekst. De opmaak van de mail zelf (logo, kleuren, voettekst) komt uit het mailontwerp van jullie omgeving; dat past ZoLive voor je aan.