Een offerte digitaal laten ondertekenen

Wat is het?

Met digitaal ondertekenen stuur je een opgeslagen offerte naar je klant, die de offerte online tekent. Het tekenen zelf loopt via Stiply. In ZoLive volg je de status.

Wat kun je ermee?

• Een ondertekenverzoek met je eigen bericht naar een contactpersoon of e-mailadres van de klant sturen.
• Zien of het verzoek nog openstaat, is getekend of is geannuleerd, en wat de ondertekenaar al heeft gedaan.
• De getekende documenten downloaden.
• Een openstaand verzoek annuleren.

Hoe werkt het?

1. Open de offerte en klik op Offerte opslaan. Het tabblad Ondertekenen werkt pas als de offerte is opgeslagen en een offertenummer heeft.
2. Open het tabblad Ondertekenen.
3. Kies bij Ontvanger wie moet tekenen. Standaard staat hier de contactpersoon van de offerte. Heeft de offerte geen contactpersoon, dan stelt ZoLive een e-mailadres van de relatie voor: eerst E-mailadres ondertekeningen, anders E-mailadres sales/info, anders het algemene e-mailadres. In de lijst staan ook de andere contactpersonen van de relatie. Wie niet tekenbevoegd is, staat erin met de toevoeging 'Niet bevoegd om te ondertekenen'.
4. Pas zo nodig het Bericht aan.
5. Klik op Verstuur ondertekenverzoek. Onder het kopje STIPLY verschijnt het verzoek met de status Afwachten.
6. Heeft de klant getekend, dan krijgt het verzoek de status Getekend en staan de getekende documenten onder Documenten. De offerte krijgt de fase Akkoord.

Let op

• Het tabblad Ondertekenen staat er alleen als digitaal ondertekenen voor jouw omgeving is ingericht. Ontbreekt het tabblad, of staat er in het scherm 'Er is geen actieve Stiply connectie', neem dan contact op met MediaZo.
• Ondertekenen kan niet bij een verlopen offerte (de vervaldatum is voorbij), bij een offerte die niet is opgeslagen of bij een offerte zonder offertenummer. De klant kan tekenen tot de vervaldatum van de offerte.
• Met de knop Annuleer trek je een openstaand verzoek in. De klant kan dan niet meer tekenen. Stiply brengt een geannuleerde ondertekening toch in rekening.
• In de offertelijst staat bij een offerte met een verzoek een handtekening-icoon. Is het icoon gevuld en groen, dan is de offerte ondertekend. Anders staat er 'Ondertekening behoeft aandacht'. Met het filter Ondertekend (zijbalk, tabblad Filter) zie je alleen getekende offertes.