Fases van een werkbon: van concept tot afgehandeld

Wat is het?

Een werkbon doorloopt vaste fases. De fase bepaalt in welk tabblad van het overzicht de werkbon staat en wat er met hem kan. De huidige fase zie je in de zijbalk van de werkbon, bij Fase.

Wat kun je ermee?

• Concept: de werkbon heeft nog geen nummer. Meestal is hij nog niet opgeslagen.
• Openstaand: de werkbon is opgeslagen en heeft een nummer, maar is nog niet ingepland of voltooid.
• Gepland: een taak van de werkbon is ingepland (met duur en datum), of iemand heeft de werkbon op Gepland gezet.
• Voltooid: de klant heeft getekend of de werkbon is zonder handtekening afgetekend. De binnendienst moet hem nog afhandelen.
• Goedgekeurd: de binnendienst heeft de werkbon goedgekeurd.
• Afgehandeld: de binnendienst heeft gekozen hoe de werkbon wordt afgewikkeld (factuur, offerte of service).
• Archief: staat los van de fase. Een gearchiveerde werkbon verdwijnt uit de andere tabbladen.

Hoe werkt het?

Meestal verandert de fase vanzelf:

1. Een opgeslagen werkbon met nummer staat op Openstaand.
2. Een taak met duur en datum, of een inplanning in de agenda, zet hem op Gepland.
3. Ondertekenen of handmatig aftekenen op het tabblad Voltooien zet hem op Voltooid.
4. Goedkeuren op het tabblad Afhandelen zet hem op Goedgekeurd.
5. Afhandelen op dat tabblad zet hem op Afgehandeld.

Binnendienst kan de fase ook zelf kiezen:

1. Open de werkbon en kijk in de zijbalk, tabblad Algemeen.
2. Kies bij Fase een andere fase. ZoLive past de werkbon aan en laadt de pagina opnieuw.

Let op

• De fase Concept kun je niet kiezen. De andere keuzes zijn grijs zolang de werkbon nog geen nummer heeft.
• Ga je naar een eerdere fase, dan haalt ZoLive de latere weg. Openstaand wist de planning, het voltooien, het goedkeuren en het afhandelen. Gepland wist het voltooien, goedkeuren en afhandelen. Voltooid wist het goedkeuren en afhandelen.
• Kies je een latere fase, dan vult ZoLive de tussenliggende stappen zelf aan. Afgehandeld zet de werkbon dus ook op gepland, voltooid en goedgekeurd.
• Alleen de binnendienst kan de fase kiezen. Anderen zien alleen het label.
• Als je alleen buitendienst bent, zie je de tabbladen Goedgekeurd en Afgehandeld niet en kun je zo'n werkbon ook niet openen.