Automatische herinneringen aanzetten en eerst intern testen

Wat is het?

Voor je automatische herinneringen naar klanten laat uitgaan, kun je ze eerst alleen naar een intern e-mailadres laten sturen. Zo controleer je de tekst, de bijlage en welke facturen een herinnering krijgen voordat een klant er iets van merkt.

Wat kun je ermee?

• Controleren welke facturen een herinnering krijgen.
• De mailtekst en de bijlage nakijken.
• Oude facturen buiten beeld houden met een startdatum.

Hoe werkt het?

1. Loop de checklist door voor je de herinneringen aanzet: zijn alle betalingen bijgewerkt (ook als jullie een boekhoudkoppeling hebben), vanaf welke factuurdatum moeten de herinneringen gelden, zijn de drie e-mailsjablonen Factuur reminder 1, 2 en 3 goedgekeurd, kloppen het aantal dagen en de onderwerpen, en klopt het interne e-mailadres?
2. Vraag ZoLive support de herinneringen in te schakelen voor de test: met een startdatum, met het versturen naar klanten uit en met een intern e-mailadres ingevuld.
3. Kijk op het interne adres welke mails binnenkomen. Het onderwerp begint met CC -. Controleer of het de juiste facturen zijn en of tekst en bijlage kloppen.
4. Klopt alles, vraag support dan het versturen naar klanten aan te zetten. Wil je geen kopie meer op het interne adres, laat dat adres dan leegmaken.

Let op

• Een herinnering die tijdens de test naar het interne adres is gegaan, telt als verstuurd. De klant krijgt die herinnering daarna niet meer automatisch. Wil je hem alsnog laten versturen, maak hem dan per factuur ongedaan met het prullenbak-icoon in de zijbalk, of stuur hem zelf.
• Zonder startdatum worden alle openstaande facturen meegenomen, ook oude. Spreek dus altijd een startdatum af.
• Staat het versturen naar klanten aan en blijft het interne adres ingevuld, dan krijgt het interne adres van elke herinnering ook een kopie.
• De instellingen beheert ZoLive support voor je; je past ze niet zelf aan.