Een offerte kopiëren, een versie maken of omzetten naar factuur of werkbon

Wat is het?

Met Kopieer maak je van een bestaande offerte een nieuw document: een nieuwe offerte, een offerteversie, een factuur, een werkbon en meer. De oorspronkelijke offerte blijft staan. Hij verandert alleen als je zelf kiest hem te archiveren of te voltooien, of als je bij een offerteversie de notities laat overnemen.

Wat kun je ermee?

Bij Kopiëren als kies je wat er ontstaat:

• Offerte: een losse nieuwe offerte, zonder koppeling met het origineel.
• Offerteversie: een nieuwe offerte die aan het origineel gekoppeld blijft. Handig voor een aangepast voorstel. Notities kunnen meeverhuizen (zie Let op).
• Factuur en Werkbon: de offerte omzetten naar een factuur of werkbon (een werkbon alleen in omgevingen met CRM). Het nieuwe document blijft gekoppeld aan de offerte en verschijnt, als je omgeving die onderdelen heeft, onder het tabblad Facturen of Werkbonnen op de offerte.
• Proforma, Abonnement en Sjabloon: de offerte als proforma, abonnement of sjabloon opslaan. Bij Sjabloon worden de klant en het project niet meegenomen.

Hoe werkt het?

1. Open de offerte en klik rechtsboven op de knop Kopieer (het kopieer-icoon).
2. Kies bij Kopiëren als het soort document.
3. Kies de klant. Bij Kopiëren naar klant staat de huidige klant, met het vinkje Behouden aan. Haal het vinkje weg om een andere klant te kiezen. Laat je het veld leeg, dan staat er in de kopie nog geen klant.
4. Zet zo nodig opties aan (zie hieronder).
5. Klik op Kopieer. ZoLive maakt de kopie als nieuw concept, met de datum van vandaag en nog zonder offertenummer (dat volgt bij het opslaan), en opent hem. Met Open kopie in nieuw venster verschijnt de kopie in een nieuw venster in plaats van in dit scherm.

De opties:

• Enkel berekende regels: neemt alleen regels met een bedrag over. Titelregels en regels van 0,00 blijven weg.
• Offerte archiveren en Offerte voltooid: zetten de oorspronkelijke offerte in het archief of op Voltooid. Handig nadat je een factuur of werkbon hebt gemaakt.
• Ik word accountmanager: staat er een andere accountmanager op de offerte, dan kun je kiezen dat de kopie op jouw naam komt.
• Notities automatisch overnemen: alleen bij Offerteversie.
• Kopiëren naar project: alleen als projecten aan staan. Met Behouden aan komt de kopie in hetzelfde project als de offerte. Haal je het vinkje weg, dan kun je een ander project kiezen; laat je het veld leeg, dan krijgt de kopie geen project. Het vinkje staat standaard uit bij Offerte, bij Offerteversie voor een andere klant en als de offerte geen project heeft. Bij Sjabloon staat het blok er niet: een sjabloon krijgt nooit een project.
• Bij Factuur zie je in omgevingen met CRM ook Meerwerk overnemen en Minderwerk overnemen (als meerwerk of minderwerk aangemerkte regels uit goedgekeurde werkbonnen bij deze offerte) en Groepeer regels (alle regels samengevat in één regel met offertenummer, titel en het bedrag excl. btw).

Let op

• Notities gaan alleen mee bij Offerteversie. Kies je Offerteversie, dan staat Notities automatisch overnemen standaard aan. De notities worden dan verplaatst, niet gedupliceerd: ze staan daarna bij de nieuwe versie en niet meer bij de oorspronkelijke offerte. Zo komen er geen dubbele notities bij de klant. Dit gebeurt alleen op het moment van kopiëren.
• Kopieer je als nieuwe Offerte (of als Factuur, Werkbon of iets anders), dan gaan de notities niet mee en houdt het origineel zijn notities.
• Kopieer je naar een andere klant, dan legt ZoLive geen koppeling met het origineel. Ook bij Offerteversie gaan de notities dan niet mee.
• Voorbeeld: een offerte zonder notities, en een versie daarvan met notities. Kopieer je die versie als Offerte, dan heeft de kopie geen notities. Kopieer je hem als Offerteversie met het vinkje aan, dan staan de notities in de nieuwe versie. Wil je dat de notities meegaan naar een vervolgoffertes, kies dan Offerteversie en laat het vinkje aan staan.
• Een offerteversie, factuur of werkbon blijft gekoppeld aan de oorspronkelijke offerte. Bovenaan staat 'Deze offerte is gemaakt aan de hand van een bestaande offerte' (bij een factuur: 'Deze factuur is...'), met een knop om de koppeling te verwijderen. Notities blijven waar ze op dat moment staan.
• Extra gegevens van de offerte worden niet meegekopieerd.
• Welke keuzes je ziet bij Kopiëren als hangt af van je rechten. Offerte en Offerteversie vragen het recht om offertes aan te maken, Proforma het recht om proforma's aan te maken en Abonnement het recht om abonnementen in te zien. Mis je een keuze, vraag het dan je beheerder.