Een offerte aanmaken

Wat is het?

Een nieuwe offerte start je vanuit het overzicht Offertes met de knop Offerte +. Je kiest voor wie de offerte is, en daarna werk je op de offertepagina de gegevens en regels uit. Tot je de offerte opslaat blijft het een concept; je ziet dan de badge Bewerkbaar.

Wat kun je ermee?

• Een offerte starten voor een klant die al bekend is.
• Een offerte starten voor een nieuwe klant en die klant tijdens het maken van de offerte aanmaken.
• Beginnen met een sjabloon, zodat de regels al klaarstaan.

Hoe werkt het?

Starten voor een bestaande klant

1. Klik in het overzicht Offertes op Offerte +. Je komt op het scherm Offerte aanmaken.
2. Gebruik de linkerkaart Bestaande klant. Staat er een veld Sjabloon, kies dan een sjabloon om mee te beginnen. Laat je het leeg (GEEN SJABLOON), dan begin je met een lege offerte.
3. Kies bij Entiteit de administratie waaronder de offerte valt. Dat bepaalt onder meer de opmaak en het nummerformaat van de offerte.
4. Zoek bij Klant administratief de klant op. Zie je ook Project en Klant levering, vul die dan in als dat nodig is. Die velden verschijnen alleen als projecten of een afwijkend afleveradres bij jullie zijn ingeschakeld.
5. Klik op Start met geselecteerde klant. De conceptofferte opent.

Starten voor een nieuwe klant

1. Gebruik op hetzelfde scherm de rechterkaart Nieuwe klant. Kies eventueel Sjabloon, Entiteit en Project en klik op Start met nieuwe klant. De offerte opent zonder klant.
2. Klik op de offertepagina in de kaart Offerte aan in het veld Zoek of maak klant... en typ de naam van de klant.
3. Staat de klant al in de lijst, kies hem dan. Staat hij er niet bij, klik dan onderaan de lijst op Nieuwe relatie aanmaken?.
4. Het formulier voor een nieuwe relatie opent. Wat je typte staat al in het veld Achternaam. Pas dat aan en vul de rest in, bijvoorbeeld de Bedrijfsnaam. Tijdens het invullen toont ZoLive bovenaan welke mogelijke relaties er al bestaan.
5. Klik op Opslaan. Je komt automatisch terug op de offerte en de nieuwe relatie is eraan gekoppeld.

Let op

• Voor de knop Offerte + heb je het recht om offertes aan te maken nodig. Mis je de knop, vraag het dan aan je beheerder. Voor een nieuwe relatie heb je daarnaast het recht om klanten aan te maken nodig; zonder dat recht krijg je de melding Geen toegang tot aanmaken van relaties.
• Zie je bij het invullen een bestaande relatie in het blok mogelijke relaties en klik je op Gebruik, dan open je die relatie. De offerte wordt daarbij niet gekoppeld. Zoek de klant dan op de offertepagina op in het veld Offerte aan.
• Hoelang de offerte geldig is wordt bepaald op het moment dat je hem start. Start je zonder klant en koppel je later een klant, dan verandert de geldigheid niet mee. Controleer die dus zelf voor je de offerte opslaat (zie het item over opslaan).