Een document kopiëren naar een ander documenttype

Wat is het?

Met de knop Kopieer (het kopieer-icoon rechtsboven) maak je van een bestaand document een nieuw concept. Dat kan hetzelfde documenttype zijn of een ander: factuur, proforma, abonnement, offerte en meer. Het origineel blijft ongewijzigd. De kopie opent als nieuw concept met de datum van vandaag, het huidige boekjaar en nog zonder nummer.

Wat kun je ermee?

• Een factuur hergebruiken voor een nieuwe factuur, ook voor een andere klant.
• Een offerte, proforma of abonnement omzetten naar een factuur, of andersom.
• Een creditfactuur maken van een definitieve factuur.
• Alleen de regels met een bedrag overnemen.

Hoe werkt het?

1. Open het document en klik op de knop Kopieer. Het scherm Kopiëren opent.
2. Kies bij Kopiëren als wat er ontstaat: Factuur, Creditfactuur, Proforma, Abonnement, Offerte, Offerteversie, Sjabloon of Werkbon. Welke keuzes je ziet, hangt af van het type document dat je kopieert en van je rechten.
3. Kies de klant. Standaard staat Behoud huidige klantgegevens aan. Haal het vinkje weg om bij Kopiëren naar klant een andere klant te kiezen. Laat je het veld leeg, dan heeft de kopie nog geen klant. Werken jullie met afwijkende afleveradressen, dan zie je hetzelfde voor het afleveradres.
4. Vink zo nodig Enkel berekende regels aan: dan nemen alleen regels met een bedrag over. Titelregels en regels van 0,00 blijven weg. Die keuze is er niet bij Werkbon en Creditfactuur.
5. Klik op Kopieer. Met Open kopie in nieuw venster opent de kopie in een nieuw venster.

Wat gaat mee

• De regels: omschrijving, toelichting, aantal, eenheid, prijs, BTW, omzetgroep, productkoppeling en het vinkje voor een nieuwe pagina.
• De titel van het document, het projectnummer en de BTW-instellingen.
• Het gekoppelde project, de gekoppelde deal, de entiteit, de contactpersoon, de tags en het abonnementsschema.

Wat gaat niet mee

• Het nummer, de betaling en verzenddata.
• De extra gegevens van het document.
• Notities (behalve bij een offerteversie, zie het item over offertes kopiëren).

Let op

• Een kopie als Factuur, Proforma, Abonnement, Werkbon of Offerteversie blijft gekoppeld aan het origineel. Bovenaan staat dan dat het document is gemaakt aan de hand van een bestaand document, met een link en, zolang de kopie bewerkbaar is, een knop om de koppeling te verwijderen. Een kopie als Offerte of Sjabloon heeft geen koppeling.
• Een creditfactuur kan alleen van een definitieve factuur met een bedrag boven 0 en hoort altijd bij dezelfde klant. Meer daarover staat in het item over facturen crediteren.
• Staat er op het origineel een andere accountmanager, dan kun je in het scherm kiezen of die blijft of dat je zelf accountmanager wordt (Ik word accountmanager).
• De keuzes Factuur, Offerte, Abonnement en Proforma hangen af van je rechten: Offerte en Offerteversie vragen het recht om offertes aan te maken, Proforma het recht om proforma's aan te maken en Abonnement het recht om abonnementen in te zien. Mis je een keuze, vraag het dan je beheerder.