De proformalijst: tabbladen, zoeken, archiveren en rechten

Wat is het?

De lijst Proforma's toont al je proforma's, verdeeld over tabbladen per fase. Je kunt zoeken, filteren, sorteren en proforma's archiveren. Met CRM zie je de proforma's van één relatie ook op het tabblad Proforma's bij die relatie.

Wat kun je ermee?

• Per fase zien welke proforma's er zijn, met het aantal tussen haakjes.
• Zoeken op nummer, titel, klant, plaats en meer, en filteren op boekjaar, datum, entiteit en medewerker.
• Een proforma openen, de pdf bekijken of proforma's in één keer archiveren.

Hoe werkt het?

1. Open de lijst Proforma's. Bovenaan staan de tabbladen. Concept zie je alleen als er concepten zijn. De andere tabbladen zijn Uitstaand, Afgewezen, Geaccordeerd, Gefactureerd en Archief.
2. Typ in het zoekveld Zoeken bovenaan een nummer, titel, projectnummer, naam van de klant, plaats, postcode of referentie. Typ je meerdere woorden, dan moet elk woord ergens bij de proforma voorkomen.
3. Gebruik de zijbalk voor meer. Op het tabblad Zoeken kies je het Boekjaar (standaard het huidige jaar, of Alle boekjaren) en de Proformadatum, en klik je op Zoeken. Op het tabblad Filter kies je de Entiteit (alleen als er meer dan één is), het Account, wie hem heeft Aangemaakt en wie hem heeft Bewerkt. Op het tabblad Instellingen kies je de sortering, de richting en het aantal per pagina. Boven de lijst zie je onder Je filtert op welke filters actief zijn en wis je ze weer.
4. Klik op een regel om de proforma te openen. Beweeg je met de muis over een regel, dan verschijnen een knopje om hem in een nieuw tabblad te openen en een knop PDF.
5. Archiveren: vink de proforma's aan (of kies Selecteer alles), klik boven de lijst op archiveren en bevestig met Start archiveren. Eén proforma archiveer je door in de zijbalk, tabblad Algemeen, bij Eigenschap het vinkje in archief aan te zetten. Haal je het vinkje weg, dan staat hij weer op zijn gewone tabblad.

Wat staat er op elk tabblad?

• Concept: nog niet opgeslagen, dus zonder nummer.
• Uitstaand: opgeslagen met nummer en nog geen andere fase.
• Afgewezen, Geaccordeerd en Gefactureerd: de fase die je zelf hebt gekozen.
• Archief: gearchiveerde proforma's, ongeacht de fase. Gearchiveerde proforma's staan niet meer op de andere tabbladen.

Rechten

• Je ziet de lijst en het tabblad bij een relatie met het recht om proforma's te bekijken.
• Nieuwe proforma's maken en opslaan kan met het recht om proforma's aan te maken, en Aanpassen met het recht om ze te bewerken.
• Heb je het recht Alleen eigen offertes, dan toont de lijst alleen de proforma's waarvan jij accountmanager bent.
• Het blok Totalen in de zijbalk zie je met het recht om totalen in te zien.

Let op

• In de proformalijst en op het proformascherm zit geen knop om een proforma te verwijderen. Een proforma die je niet meer nodig hebt, archiveer je.
• De lijst toont standaard alleen het huidige boekjaar. Zie je een proforma niet, kijk dan of het Boekjaar goed staat.