Een factuur per e-mail versturen

Wat is het?

Een gegenereerde factuur stuur je vanuit ZoLive naar de klant met het tabblad E-mail bovenaan de factuur. ZoLive voegt de factuur als PDF toe, bewaart de verstuurde mail bij de factuur en noteert de verzenddatum.

Wat kun je ermee?

• De factuur mailen naar een of meer ontvangers, eventueel met een kopie-adres.
• Extra bestanden meesturen.
• Via hetzelfde scherm een herinnering mailen (zie het onderwerp over herinneringen).

Hoe werkt het?

1. Open de gegenereerde factuur en klik op het tabblad E-mail. Voor een factuur die nog een concept is, is het tabblad grijs.
2. Bij Ontvanger staat het e-mailadres van de relatie. Wil je naar meer adressen mailen, zet er dan een puntkomma tussen. Met de knop CC opent een tweede veld voor een kopie-adres; dat adres krijgt dezelfde mail.
3. Kies bij Verstuurtype voor Factuur. Dit veld zie je alleen als het automatisch versturen voor jullie omgeving is ingeschakeld.
4. Controleer het Onderwerp. Standaard is dat Factuur met het factuurnummer, of de tekst die jullie als standaard hebben laten instellen. Het onderwerp mag niet leeg zijn.
5. Heb je CRM en zijn er e-mailsjablonen, dan kies je bij Sjabloon een sjabloon voor de mailtekst en kun je in het tekstvak eigen tekst toevoegen.
6. De factuur gaat standaard als PDF mee: het vinkje Opnemen in e-mail staat aan. Eigen bijlagen kies je met het bestandsveld eronder. Met CRM kun je ook Extra bestanden meesturen die bij de factuur zijn opgeslagen.
7. Klik op Verzenden. Je krijgt de melding dat er een e-mail is verstuurd, met de adressen.

Daarna staat in de zijbalk onder Status wanneer de factuur voor het laatst is verstuurd, en in de lijst staat de verzenddatum. Met CRM vind je de mail terug op het tabblad Communicatie van de factuur.

Let op

• Het tabblad E-mail is er alleen als automatisch versturen, CRM of automatische herinneringen voor jullie omgeving is ingeschakeld.
• Is de factuur al eerder verstuurd en heeft de relatie een E-mail voor herinnering, dan staat dat adres bij Ontvanger. Heeft de factuur een contactpersoon, dan staat diens adres er. Staat er bij de ontvanger dat de contactpersoon niet bevoegd is voor facturering, dan heeft die persoon die bevoegdheid niet gekregen bij de relatie.
• Heeft de relatie geen of een onjuist e-mailadres, dan staat in de kaart Factuur aan een rode melding.
• De algemene voorwaarden van de entiteit gaan als bijlage mee, tenzij bij de relatie Algemene voorwaarden niet meesturen aan staat.
• Voor de keuzes 1e, 2e en 3e Maning bij Verstuurtype heb je het recht om herinneringen te versturen nodig.