Een inkoopfactuur inboeken

Wat is het?

In de module Inkoop leg je de facturen van je leveranciers vast. Je start een nieuwe inkoopfactuur met de knop Factuur inboeken + in het overzicht Inkoop. De factuur blijft een concept (badge bewerkbaar) tot je hem opslaat met Factuur opslaan. Wat je invult wordt meteen bewaard; je ziet daarbij steeds de melding Opgeslagen.

Wat kun je ermee?

• Leverancier, factuurdatum, vervaldatum, factuurnummer en omschrijving vastleggen.
• Het factuurbestand als bijlage bij de factuur bewaren.
• Het totaalbedrag verdelen over kostengroepen, kostenplaatsen en BTW (zie het item over de kostenverdeling).
• Een notitie bij de factuur zetten, via Notities in de zijbalk.

Hoe werkt het?

1. Klik in het overzicht Inkoop op Factuur inboeken +. Er opent een lege factuur met de datum van vandaag.
2. Voeg in de kaart Bestanden het factuurbestand toe.
3. Kies in de kaart Algemeen bij Leverancier de leverancier: typ een deel van de naam of de code en kies uit de lijst. Staat de leverancier er nog niet bij, typ dan de volledige naam en klik op het plusje aan het eind van het veld. ZoLive maakt de leverancier aan en koppelt hem aan de factuur. Het icoon met het pijltje uit een kader voor het veld opent de leverancier, het icoon met de doorgestreepte schakel haalt de koppeling weg.
4. Controleer Datum en Vervaldatum. De vervaldatum rekent ZoLive zelf uit: de factuurdatum plus de betaaltermijn van de leverancier. Heeft de leverancier geen betaaltermijn, dan geldt de standaard betaaltermijn van jullie omgeving, en is die niet ingesteld dan 30 dagen. Periode (maand en jaar) volgt de factuurdatum.
5. Vul het Factuurnummer en de Omschrijving in. Onder het factuurnummer staat Vorige factuurnummer met het nummer van de laatst ingevoerde factuur van deze leverancier. Bij Omschrijving krijg je suggesties uit eerdere facturen van de leverancier.
6. Vul bij Totaalbedrag het bedrag in inclusief BTW en verdeel het onder Onderverdeling kosten.
7. Klik op Factuur opslaan. De factuur staat daarna op slot (zie het item over aanpassen en vergrendelen).

Let op

• Opslaan lukt pas als er een leverancier is gekoppeld, een vervaldatum en een factuurnummer zijn ingevuld, het totaalbedrag klopt met de onderverdeling en er niet al een factuur is met dezelfde leverancier en hetzelfde factuurnummer. Anders krijg je een melding.
• Bestaat er al een factuur met dezelfde leverancier en hetzelfde nummer, dan zie je dat al tijdens het typen: boven de velden verschijnt de melding Er is al een factuur met deze leverancier & factuurnummer met een link naar die factuur.
• Bijlagen toevoegen en verwijderen kan alleen zolang de factuur niet is opgeslagen. Op een opgeslagen factuur staat de tekst Factuur deblokkeren om upload te activeren.
• Zet je in de zijbalk Onthoud leverancier aan, dan begint een nieuwe factuur met de leverancier van de vorige. Dat scheelt werk bij een stapel facturen van dezelfde leverancier.
• De knop Factuur inboeken + zie je alleen met het recht om facturen aan te maken. Mis je de knop, vraag het dan aan je beheerder.