Een factuur genereren, nummeren en daarna aanpassen

Wat is het?

Zolang een factuur een concept is, bewaart ZoLive wat je invult zodra je een veld verlaat. Een knop om tussendoor op te slaan is er niet. Met Factuur genereren maak je de factuur definitief: hij krijgt zijn factuurnummer, de vervaldatum wordt bepaald, ZoLive maakt de PDF en de factuur wordt vergrendeld. In plaats van de badge Bewerkbaar zie je dan een slotje.

Wat kun je ermee?

• Een conceptfactuur definitief maken.
• Een factuur klaarzetten voor later (zie het onderwerp over klaarzetten en automatisch genereren).
• Een gegenereerde factuur weer bewerkbaar maken met Aanpassen.

Hoe werkt het?

1. Kijk in de kaart Factuurgegevens naar Entiteit, Boekjaar en Factuurdatum. Bij Factuurnummer staat het verwachte nummer, met daarachter het laatst gebruikte nummer. Het nummer vul je niet zelf in.
2. Geef de factuur eventueel een Factuurtitel en controleer de regels en de totalen: Totaal, Subtotaal en BTW totaal.
3. Controleer in de zijbalk, tabblad Instellingen, de Betaaltermijn. Die bepaalt de vervaldatum (zie het onderwerp over betaaltermijn en vervaldatum).
4. Klik onderaan de pagina op Factuur genereren. Staat het vinkje Automatisch genereren aan, dan heet de knop Factuur klaarzetten.
5. ZoLive geeft de factuur het nummer, zet de vervaldatum (factuurdatum plus betaaltermijn), neemt het adres van de klant over in de factuur en maakt de PDF. Je ziet de melding dat de factuur is gegenereerd en geblokkeerd.
6. Verstuur de factuur daarna met het tabblad E-mail (zie het onderwerp over het versturen van een factuur).

Een gegenereerde factuur aanpassen

1. Open de factuur en klik onderaan op Aanpassen.
2. Wijzig wat nodig is. Het factuurnummer blijft behouden.
3. Klik opnieuw op Factuur genereren. ZoLive maakt de PDF dan opnieuw, met de gegevens van de klant zoals ze nu zijn.

Let op

• Zonder Boekjaar lukt genereren niet: staat het veld op Selecteer, dan krijg je de melding dat de factuur niet kon worden gegenereerd. Het boekjaar kies je alleen zolang de factuur nog geen nummer heeft.
• Het nummer volgt het nummerformaat van de entiteit. De teller loopt per boekjaar en wordt gedeeld door alle entiteiten. Creditfacturen gebruiken dezelfde reeks.
• Na het genereren kun je de klant niet meer wijzigen of loskoppelen, ook niet na Aanpassen.
• Het adres van de klant wordt bij het genereren in de factuur gezet. Wijzig je later de relatie, dan komt dat pas in de factuur na Aanpassen en opnieuw genereren.
• Voor Aanpassen heb je het recht om facturen aan te passen nodig. Aantal, Stukprijs, Eenheid en BTW van de regels pas je daarna alleen aan met het recht om de factuurprijs aan te passen. Voor Factuur genereren heb je het recht om facturen aan te maken nodig.
• ZoLive waarschuwt niet als je een factuur aanpast die al is verstuurd of betaald. Is een factuur al bij de klant, denk dan na of een creditfactuur beter past (zie het onderwerp over crediteren).
• Staat de klant op Prospect, dan haalt ZoLive dat vinkje weg zodra je de factuur genereert.
• Het verwachte nummer is een voorspelling. Werken twee collega's tegelijk aan facturen, dan kan het definitieve nummer anders uitvallen.