Exact Online koppelen aan ZoLive

Wat is het?

Met de koppeling met Exact Online stuurt ZoLive je klanten, leveranciers, verkoopfacturen en inkoopfacturen naar je boekhouding. Je hoeft ze niet over te typen in Exact. Voor verkoopfacturen werkt het ook de andere kant op: is een factuur in Exact betaald, dan zet ZoLive hem op betaald.

Wat kun je ermee?

• Verkoopfacturen en creditfacturen laten boeken in Exact.
• Inkoopfacturen met leverancier, grootboekrekening, kostenplaats en bijlage naar Exact sturen.
• Klanten en leveranciers in Exact laten aanmaken en bijwerken.
• In ZoLive zien of een factuur in Exact staat of dat er iets is misgegaan.

Hoe werkt het?

Voorbereiding in Exact

• Maak in Exact een artikel aan met artikelcode 8000. ZoLive boekt elke regel van een verkoopfactuur op dat artikel.
• Zorg dat de grootboekrekeningen die je bij de omzetgroepen in ZoLive gebruikt ook in Exact bestaan, met dezelfde code.
• Controleer of de BTW-codes in Exact kloppen met de tarieven op je facturen (zie het item over omzetgroepen, BTW-codes en kostenplaatsen).
• Log in Exact in met het account waarmee je gaat koppelen en zet de administratie waarin ZoLive moet boeken actief.

De koppeling leggen

De Exact-onderdelen verschijnen pas nadat ZoLive support de koppeling voor jullie omgeving heeft ingeschakeld. Daarna leg je de verbinding zelf:

1. Open Instellingen en kies Administratie.
2. Klik achter je administratie op het potlood. Het venster Administratie opent; daarin staat het blok Exact-configuratie.
3. Klik op Exact-koppeling aanmaken en daarna op Ga naar Exact login.
4. Log in bij Exact Online en geef ZoLive toegang.
5. Je komt terug in ZoLive. Klik op Ga verder. Staat in het blok Exact-configuratie nu Uw Exact-koppeling is actief. en in het overzicht van de administraties het label Gekoppeld, dan is de verbinding gelegd.

Met Exact-koppeling verwijderen in hetzelfde blok haal je de verbinding weg. ZoLive stuurt dan niets meer naar Exact. Wat al in Exact staat, blijft staan.

Let op

• ZoLive boekt in de administratie die in Exact actief is voor het account waarmee je hebt gekoppeld. Wisselt dat account in Exact naar een andere administratie, dan gaan nieuwe boekingen daarheen.
• Alleen facturen met een factuurdatum vanaf de startdatum gaan naar Exact. ZoLive support stelt die datum in. Voor klanten en leveranciers geldt geen startdatum: alle actieve klanten (geen prospects of werkadressen) en alle leveranciers die niet intern zijn, worden naar Exact gestuurd, ook oudere. Zet relaties die niet in Exact horen eerst op inactief.
• Staan je klanten al in Exact? Laat ze dan eerst door ZoLive support koppelen. ZoLive zoekt zelf niet naar bestaande relaties in Exact en maakt een klant zonder koppeling aan als nieuwe relatie.
• Ontbreekt in Exact het artikel met code 8000, dan blijven verkoopfacturen in de wachtrij staan zonder dat er een melding op de factuur komt. Controleer dit bij een nieuwe koppeling.
• Is definitief boeken ingeschakeld, dan kun je een factuur in Exact niet meer aanpassen. Corrigeren gaat dan met een creditfactuur. Zet dit pas aan na een testperiode van enkele weken.