Een proforma aanmaken en invullen

Wat is het?

Een proforma is een apart documenttype in ZoLive, naast facturen en offertes. Hij heeft een eigen lijst, eigen nummering en eigen fases, en je kunt hem later omzetten naar een factuur. Een nieuwe proforma is eerst een concept: je ziet het label bewerkbaar en alles mag je nog aanpassen.

Wat kun je ermee?

• Een proforma maken voor een bestaande relatie, of beginnen zonder relatie en die later op de proforma zoeken of aanmaken.
• De entiteit, het boekjaar, de proformadatum en een titel instellen.
• Regels toevoegen met aantal, stukprijs en eenheid, en onderaan de totalen met BTW controleren.
• Tijdens het invullen de pdf bekijken.

Hoe werkt het?

1. Open de lijst Proforma's en klik op Proforma +. Werk je met CRM, dan kan het ook vanuit een relatie: open daar het tabblad Proforma's en klik op Proforma +. De knop zie je alleen met het recht om proforma's aan te maken. Ontbreekt hij, vraag het dan je beheerder.
2. Vanuit de lijst opent het scherm Proforma aanmaken. Bestaat de klant al, kies dan links onder Bestaande klant de Entiteit en bij Klant administratief de klant, en klik op Start met geselecteerde klant. Wil je de klant later kiezen of aanmaken, gebruik dan rechts onder Nieuwe klant de knop Start met nieuwe klant; op de proforma zoek of maak je de klant dan in het blok Proforma aan. Vanuit een relatie opent een venster Aanmaken: kies de entiteit en klik op Aanmaken. De relatie staat dan al vast. Werk je met projecten, dan kun je hier ook een Project kiezen.
3. Controleer in de kaart Gegevens proforma de Entiteit, het Boekjaar en de Proformadatum. Het Proformanummer hoef je meestal niet in te vullen (zie het item over opslaan). Met CRM staat er ook een veld Projectnummer.
4. Typ bij Proformatitel een titel. Die titel is later ook het standaardonderwerp als je de proforma mailt.
5. Vul de regels in: Aantal, Stukprijs en Eenheid. De Prijs rekent ZoLive zelf uit. Regels toevoegen, titelregels en BTW werken zoals bij facturen en offertes (zie de items over documentregels en BTW).
6. Wil je tussendoor zien hoe het document eruitziet, klik dan rechtsboven op het pdf-icoon (Bekijk PDF).

Let op

• Wat je invult wordt bewaard zodra je het veld verlaat. Een knop om tussendoor op te slaan is er niet; met Proforma opslaan maak je de proforma definitief.
• De Entiteit kun je alleen wijzigen met het recht om de entiteit aan te passen. Het Boekjaar is alleen te kiezen zolang de proforma niet is opgeslagen.