Uren afhandelen: filteren, afronden en een status zetten

Wat is het?

Urenafhandeling is het overzicht van alle geregistreerde uren van alle medewerkers. Je gebruikt het om uren te controleren, te corrigeren en van een status te voorzien, bijvoorbeeld Facturabel of Gefactureerd.

Wat kun je ermee?

• Uren zoeken en filteren op periode, medewerker, klant, activiteit en status.
• Uren aanpassen: de klant, de taak of regel, de activiteit, de uren en het budget.
• Per regel de statussen Facturabel, In behandeling, Gefactureerd en Afgehandeld aanvinken.
• Totalen bekijken per medewerker, klant, opdracht of activiteit.
• De uren naar boven afronden op blokken van bijvoorbeeld 15 minuten.
• De uren exporteren (zie het item over de urenexport).

Hoe werkt het?

1. Open Urenafhandeling. Bovenin staan een zoekveld (Zoeken), de datumkiezer en het vinkje Alle datums. Zoeken zoekt in de bedrijfsnaam van de klant, de omschrijving en de naam van de taak of regel.
2. Kies in de zijbalk, op het tabblad Filteren, eventueel een Medewerker, Klant of Activiteit. De lijst past zich meteen aan.
3. Staan de kolommen Facturabel, In behandeling, Gefactureerd en Afgehandeld niet in de tabel? Zet ze aan op het tabblad Weergaven, onder Kolommen. Daar zet je ook de totalen aan.
4. Vink per regel de status aan. Het vinkje in de kop van een kolom zet alle regels van die kolom in één keer aan of uit.
5. Wil je alleen regels met een bepaalde status zien, kies dan op het tabblad Filteren onder Toon de status. Onder Verberg haal je regels met een status juist uit de lijst.
6. Pas een regel aan door in het veld te typen. Kies je een taak of regel, dan neemt ZoLive de klant van dat project of die offerte over. Met het icoon met de onderbroken schakel haal je een koppeling los.
7. Vul onder Afronden op een aantal minuten in om de uren af te ronden, bijvoorbeeld 15. Naast de uren staat dan het aantal minuten naar boven afgerond op dat blok, en de totalen per klant, opdracht en activiteit krijgen een extra kolom met de afgeronde uren. De geregistreerde uren zelf veranderen niet.
8. Vul onder Minimale tijd een aantal minuten in om kortere regels te verbergen.
9. Kies onder Regels hoeveel regels per pagina je wilt zien (standaard 50) en onder Sorteren of de nieuwste of de oudste uren bovenaan staan. Onderaan bladder je met Vorige en Volgende.

Let op

• De statusvinkjes zijn markeringen. ZoLive maakt er in dit scherm geen factuur van en zet er verder niets automatisch mee.
• Met Verberg input wordt de lijst alleen-lezen: de velden en vinkjes worden tekst (Ja of Nee).
• Een regel verwijderen kan met de prullenbak, na bevestiging. Dat kun je in ZoLive niet terugdraaien.
• Het scherm vraagt het recht om registraties en afhandeling te beheren. Zie je Urenafhandeling niet, vraag het dan aan je beheerder.