Een e-mailsjabloon kiezen bij het versturen van een offerte of factuur

Wat is het?

Op het tabblad E-mail van een offerte, factuur of proforma laad je met één keuze het onderwerp en de tekst uit een e-mailsjabloon. Het versturen zelf staat beschreven bij de offerte en de factuur; dit item gaat over het sjabloon.

Wat kun je ermee?

• Dezelfde tekst steeds opnieuw gebruiken, met de naam van de klant en het documentnummer al ingevuld.
• Voor elk soort mail een eigen sjabloon klaar hebben en de passende kiezen.
• De ingevulde tekst nog aanpassen voordat je verstuurt.

Hoe werkt het?

1. Sla de offerte of factuur op. Bij offertes en facturen is het tabblad E-mail pas te openen als het document is opgeslagen.
2. Open het tabblad E-mail en controleer de Ontvanger.
3. Kies bij Sjabloon het gewenste sjabloon. ZoLive vult Onderwerp en het tekstvlak in en vervangt de codes door de gegevens van de klant en het document.
4. Staat bij het sjabloon Bestand toevoegen aan, dan staat Opnemen in e-mail nu ook aan, zodat de pdf van het document meegaat. Haal het vinkje weg als je dat niet wilt.
5. Pas de tekst zo nodig aan en klik op Verzenden.

Let op

• De keuzelijst Sjabloon staat er alleen met CRM en als er een passend actief sjabloon is. Een sjabloon dat niet actief is, wordt niet aangeboden.
• Een sjabloon kiezen overschrijft wat je al in het onderwerp en het tekstvlak had staan. Kies dus eerst het sjabloon en pas daarna aan.
• Heeft het sjabloon geen onderwerp, dan wordt de titel van het document het onderwerp.
• Bij een factuur is het tekstvlak er alleen als er minstens één passend sjabloon bestaat. Zonder sjablonen verstuurt ZoLive de factuur met de standaardtekst. Bij offertes en proforma's is het tekstvlak er altijd.
• Bij een factuur staan in de keuzelijst ook sjablonen van de soorten factuurherinnering, nieuwe factuur, enquête en incassomachtiging. Kies er een die bij je mail past. Bij een offerte staan ook de offerteherinneringen in de lijst.
• Staat er een keuzeveld Verstuurtype (Factuur, 1e Maning, 2e Maning, 3e Maning), kies dat dan eerst. Het zet het standaardonderwerp van dat type. Kies je daarna een sjabloon, dan vervangt het sjabloon dat onderwerp.
• De handtekening van de verzendende medewerker (%Current_Employee_Email_Signature) wordt ingevuld op het moment dat je het sjabloon kiest, met de gegevens van de ingelogde medewerker.