Inkoopkosten naar een ander project verplaatsen als de inkoopfactuur al in Exact staat

Wat is het?

Zodra een inkoopfactuur naar Exact is gestuurd, staat hij op slot. Bedragen, BTW en kostenregels kun je dan niet meer aanpassen, en een regel opsplitsen kan ook niet meer. Alleen het project van een bestaande regel kun je nog wijzigen.

Staan de kosten voor twee projecten samen op één regel, dan los je dat op met een interne correctie: een extra inkoopfactuur van € 0,00 die de kosten binnen ZoLive van het ene naar het andere project verschuift.

Wat kun je ermee?

Je corrigeert de projectkosten in ZoLive zonder dat de boeking in Exact verandert. De oorspronkelijke factuur blijft in Exact precies zoals hij is.

Hoe werkt het?

1. Open het overzicht Leveranciers en maak een nieuwe leverancier aan, bijvoorbeeld Interne verrekening. Vink Interne leverancier aan en sla op. Dit doe je één keer; voor volgende correcties gebruik je dezelfde leverancier.
2. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan voor deze leverancier.
3. Voeg onder Onderverdeling kosten twee regels toe:
   • Regel 1: het bedrag dat verplaatst moet worden (zonder BTW) negatief, gekoppeld aan het oorspronkelijke project.
   • Regel 2: hetzelfde bedrag positief, gekoppeld aan het nieuwe project.
   Geef beide regels dezelfde kostengroep, kostenplaats en BTW-code als de oorspronkelijke regel. Dan heffen ook de BTW-bedragen elkaar op.
4. Vul als Totaalbedrag 0,00 in, vul factuurnummer en vervaldatum in en klik op Factuur opslaan.

De kosten zijn daarna van het oorspronkelijke project afgehaald en bij het nieuwe project opgeteld.

Let op

• Een inkoopfactuur van een interne leverancier gaat nooit naar Exact. In Exact verandert dus niets.
• Het vinkje Interne leverancier kun je niet meer uitzetten zodra er inkoopfacturen aan de leverancier gekoppeld zijn. Gebruik hiervoor dus altijd een aparte leverancier en nooit een echte leverancier. Alle toekomstige facturen van een als intern gemarkeerde leverancier zouden anders ook niet meer naar Exact gaan.
• Moet de hele regel naar een ander project? Dan is een correctie niet nodig: pas alleen het project op die regel aan.
• Staat de factuur nog niet in Exact? Dan kun je hem via Aanpassen weer openzetten en de regel gewoon splitsen. Daarvoor heb je wel het recht nodig om inkoopfacturen aan te passen.