Taken aanmaken en bijhouden bij een dossier of klant

Wat is het?

Een taak is een actiepunt met een omschrijving, een medewerker aan wie hij is toegewezen, een voortgang in procenten en eventueel een deadline en een herinnering. Een taak hoort bij een dossier of bij een klant.

Wat kun je ermee?

• Taken voor jezelf of voor een collega vastleggen.
• De voortgang bijhouden en de taak afronden.
• Een deadline en een herinnering per e-mail instellen.
• Bestanden aan een taak hangen (bij taken van een dossier).
• Zien welke taken te laat zijn.

Hoe werkt het?

Een taak aanmaken

1. Bij een dossier: open het tabblad Overzicht en klik in de kaart Taken op het plusje (Taak aanmaken). Bij een klant: klik op de klantkaart in de kaart Taken voor de klant op het plusje. Dezelfde kaart staat ook op de pagina van een zoekprofiel.
2. Vul de Taak omschrijving in.
3. Kijk bij Toewijzen aan medewerker. Jijzelf staat al ingevuld; kies een collega als de taak voor hem is. Dit veld is verplicht.
4. Schrijf zo nodig een Notitie. Vul bij Taak start en Taak deadline de datum en tijd in. Laat je de start leeg, dan geldt het moment van opslaan.
5. Wil je een herinnering? Vink Herinnering instellen aan en vul Datum herinnering en Tijdstip herinnering in. Heb je een deadline ingevuld en de herinnering nog niet, dan neemt ZoLive de datum en tijd van de deadline over.
6. Klik op Opslaan & sluiten.

De voortgang bijhouden

1. Klik de taak in de lijst aan.
2. Vul bij Voortgang een percentage in. Bij 100 zet ZoLive het vinkje Taak 100% voltooid aan. Vink je dat vakje zelf aan, dan wordt de voortgang 100%.
3. Klik op Opslaan & sluiten.

Bestanden toevoegen (alleen bij een taak van een dossier)

1. Open de opgeslagen taak en ga naar het tabblad Bijlagen.
2. Kies onder Voeg bestanden toe de bestanden en laat ze uploaden.
3. Een bijlage verwijder je met het prullenbakje in de lijst met bijlagen.

Let op

• In de lijst staan open taken bovenaan; afgeronde taken zijn groen met een vinkje. Is de deadline voorbij en de taak niet af, dan krijgt hij een uitroepteken en een rood vlak, met de tekst verlopen en de datum. Anders staat er verloopt met de datum.
• Heeft een taak bijlagen, dan staat het aantal tussen blokhaken voor de omschrijving, bijvoorbeeld [2].
• Een taak verwijderen kan niet. Rond hem af met Taak 100% voltooid.
• De herinnering gaat per e-mail naar de medewerker aan wie de taak is toegewezen, alleen als jullie kantoor herinneringen voor taken heeft ingeschakeld.
• Taken die horen bij een stap van de voortgangschecklist van een bemiddeling staan niet in deze lijst, maar bij de bemiddeling (zie het item over bemiddeling).
• Ziet het dossier geen blok Taken, dan heeft jullie kantoor taken uitgezet.