Een opgeslagen inkoopfactuur aanpassen en de vergrendeling door Exact

Wat is het?

Zodra je een inkoopfactuur opslaat met Factuur opslaan staat hij op slot: je ziet een slotje in plaats van de badge bewerkbaar. De meeste velden en de onderverdeling zijn dan alleen nog te lezen. Staat Exact Online gekoppeld en heeft Exact de factuur ontvangen, dan blijft hij voorgoed op slot.

Wat kun je ermee?

• Een opgeslagen factuur die nog niet in Exact staat weer openzetten en corrigeren.
• Zien waarom een factuur niet naar Exact gaat en dat herstellen.
• Op een vergrendelde factuur nog wel betalingen, herinneringen, notities en het project per verdeling bijwerken.

Hoe werkt het?

Een opgeslagen factuur aanpassen

1. Open de factuur. Onderaan staat de knop Aanpassen.
2. Klik erop. De factuur is weer een concept (badge bewerkbaar).
3. Pas aan wat nodig is en klik opnieuw op Factuur opslaan.

Een fout bij Exact herstellen

1. Bij een mislukte synchronisatie zie je in de lijst een rood icoon met de tekst Problemen met Exact synchronisatie, en boven de lijst de melding met knop Bekijk.
2. Open de factuur. In het rode blok Rapport Exact staat wat er mis ging.
3. Klik op Aanpassen, herstel het probleem en sla de factuur weer op. De melding verdwijnt en de factuur gaat opnieuw in de wachtrij voor Exact.

Let op

• De knop Aanpassen zie je alleen met het recht om inkoopfacturen aan te passen. Zonder dat recht kun je een opgeslagen factuur niet openzetten.
• Staat de factuur wel op slot maar ontbreekt de knop Aanpassen, ook met het recht, dan heeft Exact de factuur al ontvangen. Wijzigen kan dan niet meer. Alleen het project van een bestaande verdeling blijft aanpasbaar. Moeten kosten naar een ander project, zie het item over een interne correctie.
• Een factuur gaat pas naar Exact als hij is opgeslagen, de leverancier al in Exact staat en bijgewerkt is, de leverancier niet als interne leverancier is gemarkeerd en de factuurdatum op of na de ingestelde startdatum voor inkoop valt. Facturen van een interne leverancier gaan nooit naar Exact.
• In het factuurformulier kun je een bijlage niet meer toevoegen of verwijderen zodra de factuur is opgeslagen. Zet hem eerst weer open met Aanpassen.
• Verwijderen kan ook bij een opgeslagen factuur, maar haalt de factuur niet uit Exact. Zie het item over dupliceren en verwijderen.