Relatie en contactpersoon op een document, en wanneer hun gegevens worden vastgelegd

Wat is het?

Bovenaan een document staat de kaart met de relatie: Factuur aan bij een factuur, Offerte aan, Abonnement aan, Proforma aan en bij een werkbon Financieel adres. Daar kies je voor wie het document is. Heeft de relatie contactpersonen, dan kies je daaronder ook een contactpersoon.

Wat kun je ermee?

• Een bestaande relatie koppelen of tijdens het maken van het document een nieuwe relatie aanmaken.
• Een contactpersoon kiezen, zodat diens naam bij het document wordt bewaard.
• Zien wanneer er iets met de relatie is, zoals een onjuist e-mailadres.

Hoe werkt het?

1. Klik in het veld Zoek of maak klant... en typ een naam, bedrijfsnaam, klantcode, plaats, straat of postcode (bij een postcode zoekt ZoLive op het begin). Je kunt ook in het lege veld klikken om de lijst te openen. De lijst toont maximaal 35 relaties, actieve eerst. Relaties die als werkadres zijn aangemerkt staan er niet bij.
2. Kies de relatie. De pagina laadt opnieuw en onder Adres: staat het adres van de relatie.
3. Staat de relatie er niet bij? Kies onderaan de lijst Nieuwe relatie aanmaken?, vul het formulier in en sla op. Je komt terug op het document en de nieuwe relatie is gekoppeld.
4. Heeft de relatie contactpersonen, dan staat er onder de relatie een tweede veld. Kies daar de contactpersoon. Diens naam wordt bij het document bewaard.
5. Wil je de relatie of contactpersoon weghalen? Klik op het icoon met de onderbroken schakel naast het veld.

Wanneer worden de gegevens vastgelegd?

• Zolang het document bewerkbaar is, ziet het document altijd de actuele gegevens van de relatie. Pas je de relatie aan, dan verandert het conceptdocument mee.
• Bij het opslaan van een factuur, offerte, proforma of werkbon legt ZoLive de adresgegevens vast: bedrijfsnaam, adres, postbus, postcode, plaats en land, plus de naam van de contactpersoon. Daarna toont het document op het scherm die vastgelegde gegevens, ook als de relatie later verhuist of van naam verandert.
• Overige gegevens van de relatie, zoals het e-mailadres, komen altijd actueel uit de relatie.
• Wil je een gewijzigd adres alsnog op een opgeslagen document? Klik op Aanpassen en sla het document opnieuw op.
• Een abonnement legt niets vast en toont steeds de actuele gegevens.

Let op

• Bij een factuur met nummer kun je de relatie niet meer wijzigen.
• Voor een nieuwe relatie heb je het recht om klanten aan te maken nodig. Zonder dat recht krijg je de melding Geen toegang tot aanmaken van relaties.
• Kies je op een bestaand concept een andere relatie, dan blijven de BTW-code, de omzetgroep en de betaaltermijn van het document staan. Alleen het adres wordt vervangen en de BTW wordt opnieuw doorgerekend.
• In de kop van de kaart staat een waarschuwingsicoon bij een inactieve relatie (Klant is inactief) en, bij facturen en abonnementen, bij een prospect (Klant is prospect). Is het e-mailadres van de relatie onjuist of leeg, dan staat onder het veld een rode melding.
• Staat bij de relatie een notitie voor facturen, dan zie je die bij een factuur in de zijbalk onder Klantnotitie.