Een relatie aanmaken

Wat is het?

Een relatie is een klant, prospect of ander bedrijf of persoon waar je documenten voor maakt. Je legt een relatie vast in de module Relaties met de knop Relatie +. De lijst zelf heet op het scherm Klanten.

Wat kun je ermee?

• De naam-, contact- en adresgegevens van de relatie vastleggen.
• Instellen hoe ZoLive de relatie standaard behandelt: betaaltermijn, e-mailadressen, herinneringen, BTW en omzetgroep (zie het item over klantinstellingen).
• Een relatie als prospect markeren zolang het nog geen klant is.
• Betalingsgegevens zoals IBAN en incasso vastleggen.

Hoe werkt het?

1. Open Relaties en klik op Relatie +. Het formulier opent met de kaarten Algemene gegevens, Contactgegevens, Adresgegevens, Standaardinstellingen, Contactpersonen, Betalingsgegevens en Overige instellingen.
2. Vul bij Algemene gegevens de Bedrijfsnaam, Aanhef, Achternaam, Voorletters, Voornaam, Taal (Nederlands of Engels) en het KVK-nummer in.
3. Vul bij Contactgegevens het E-mail administratie in. Dat is het adres waar facturen standaard naartoe gaan. Daarnaast kun je E-mail voor herinnering, E-mailadres sales/info en E-mailadres ondertekeningen opgeven, en Telefoon 1, Telefoon 2 en Mobiel.
4. Typ bij Adresgegevens eerst de postcode. ZoLive vult dan zelf het adres, de stad en het land in (zie het item over automatische adresaanvulling). Het huisnummer vul je zelf in. Een Postbus kan ook.
5. Vink bij Standaardinstellingen Prospect aan als het nog geen klant is. Actief staat bij een nieuwe relatie aan en is dan niet te wijzigen.
6. Klik onderaan op Opslaan. ZoLive meldt Debiteur toegevoegd en brengt je terug naar de lijst.

Let op

• Vul minstens een bedrijfsnaam, voornaam of achternaam in. Een relatie zonder een van die drie kun je op een document niet terugvinden.
• Contactpersonen voeg je pas toe nadat de relatie is opgeslagen.
• De Debiteurcode staat bij Overige instellingen. Afhankelijk van jullie boekhoudkoppeling is die vast, wordt hij automatisch bepaald of vul je hem zelf in. Bestaat de code al, dan meldt ZoLive Debiteurnummer is reeds in gebruik: de relatie is dan wel opgeslagen, de code niet.
• Terwijl je een nieuwe relatie invult, toont ZoLive bovenaan welke bestaande relaties erop lijken (zie het item over dubbele relaties).
• Maak je de relatie vanuit een offerte (Nieuwe relatie aanmaken?), dan kom je na het opslaan terug op die offerte.
• Voor Relatie + heb je het recht om klanten aan te maken nodig. Mis je de knop, vraag het dan aan je beheerder.