De opdracht invullen en de werkbon opslaan

Wat is het?

Het tabblad Opdracht is het begin van een werkbon. Je legt hier vast voor wie het werk is, wie het uitvoert en wat er moet gebeuren. Met Werkbon opslaan sluit je dat deel af. Pas daarna kun je de tabbladen Geleverd, Voltooien en Afhandelen gebruiken.

Wat kun je ermee?

• De klant kiezen of aanmaken in de kaart Financieel adres, en bij afwijkende afleveradressen ook een adres in de kaart Levering aan.
• Taken toevoegen met Taak + (zie het item over taken).
• De kaart Gegevens invullen: Werkbonnummer, Entiteit, Werkbondatum, Omschrijving en Gekoppelde offerte.
• In de zijbalk de Uitvoerder, Aangemaakt, Fase, Tags en Notities beheren, en in het tabblad Logboek zien wie de werkbon het laatst heeft aangepast.
• De werkbon als PDF bekijken met de knop Bekijk PDF en hem kopiëren met de knop Kopieer.

Hoe werkt het?

1. Open de werkbon. Controleer in Financieel adres de klant. Staat er nog geen klant, typ dan in Zoek of maak klant... een naam. Staat de klant er niet bij, kies dan onderaan Nieuwe relatie aanmaken?.
2. Vul bij Omschrijving een korte titel in ("Werkbontitel"). Pas zo nodig de Werkbondatum aan. Wijzigingen worden opgeslagen zodra je een veld verlaat.
3. Staat bij Werkbonnummer "Verwacht nummer", dan geeft ZoLive het nummer bij het opslaan zelf. Staat er een invoerveld, vul dan zelf een nummer in.
4. Binnendienst: kies in de zijbalk de Uitvoerder. Heeft de werkbon al taken voor een andere medewerker, dan vraagt ZoLive of die taken ook aan de nieuwe uitvoerder moeten worden toegewezen. Dat kan niet meer ongedaan worden gemaakt en kan invloed hebben op de planning.
5. Klik onderaan op Werkbon opslaan. Je krijgt de melding "Werkbon opgeslagen". ZoLive geeft de werkbon een nummer (als jullie automatisch nummeren), vergrendelt de gegevens, maakt de PDF en haalt de badge Bewerkbaar weg.
6. Wil je daarna toch iets wijzigen, klik dan op Bewerken. Het nummer blijft behouden.

Let op

• De tabbladen Geleverd, Voltooien en Afhandelen zijn grijs zolang de werkbon niet is opgeslagen. Klik je op Bewerken, dan zijn ze weer grijs tot je opnieuw opslaat.
• Werkbon opslaan zie je met het recht om werkbonnen aan te maken of als binnendienst. Bewerken, Taak + en Kopieer vragen het recht om werkbonnen aan te maken. Zonder dat recht krijg je bij Bewerken de melding "Niet toegestaan om de werkbon te deblokkeren".
• De Entiteit kun je alleen wijzigen op een concept en met het recht om de entiteit aan te passen. De entiteit bepaalt de opmaak van de PDF en het nummerformaat.
• Bij het opslaan legt ZoLive het adres, de plaats en de referentie van de klant vast op de werkbon.
• Is een project gekoppeld, dan staat in de zijbalk het veld Project en het vinkje Niet meenemen in projectkosten (alleen binnendienst). Zie het item over projecten.