Het overzicht Inkoop: inkoopfacturen zoeken, filteren en sorteren

Wat is het?

Het overzicht Inkoop toont je inkoopfacturen, verdeeld over vier tabbladen. Een zijbalk (op smallere schermen via de knop Uitgebreid zoeken) helpt bij zoeken en filteren. Een klik op een rij opent de factuur; Nieuw venster opent hem in een nieuw tabblad.

Wat kun je ermee?

• Snel zien welke facturen nog niet zijn opgeslagen, openstaan of betaald zijn.
• Zoeken op omschrijving, factuurnummer en leveranciersnaam.
• Filteren op datum, bedrag, kostengroep, kostenplaats en BTW-code.
• Meerdere facturen tegelijk op betaald zetten of verwijderen.

Hoe werkt het?

1. Kies een tabblad: Concept (nog niet opgeslagen, dit is de standaard), Openstaand, Voldaan of Alles. Achter de naam staat het aantal facturen.
2. Typ in het veld Zoeken boven de lijst een deel van de omschrijving, het factuurnummer of de leveranciersnaam. Typ je meerdere woorden, dan moeten ze allemaal voorkomen.
3. Gebruik de zijbalk om te verfijnen. Op het tabblad Zoeken staan Factuurdatum, Betaaldatum, Bedrag (van en tot) en Vervaldatum tussen. Op het tabblad Filter staan Kostengroep, Kostenplaats en Btw-codes en de keuzes Toon zonder klant, Toon zonder leverancier, Toon enkel met BTW en Toon enkel vervallen, zonder betaling.
4. Op het tabblad Instellingen kies je het Aantal facturen per pagina en Sorteer op: factuurdatum aflopend of oplopend, of invoerdatum oplopend of aflopend.
5. Actieve filters staan als labels boven de lijst. Het kruisje voor een label haalt dat filter weg.

Per factuur zie je onder meer het factuurnummer, de datum, de leverancier, de omschrijving en het bedrag. Labels geven de stand aan: een rood label met een geopend slotje bij een concept, Geen bestanden of het aantal bijlagen, betaald of aanbet., en het aantal notities. Werkt de koppeling met Exact, dan staat bij opgeslagen facturen een icoon dat laat zien of de factuur in de wachtrij staat, gesynchroniseerd is of een probleem heeft.

Let op

• Het tabblad Openstaand toont alle facturen zonder betalingsdatum, dus ook concepten die nog niet zijn opgeslagen.
• Vervaldatum tussen rekent met de factuurdatum plus het aantal dagen dat je bij Betaaltermijn invult. De vervaldatum die op de factuur zelf staat wordt niet gebruikt. Wil je weten wat er is verlopen, gebruik dan de keuze Toon enkel vervallen, zonder betaling.
• Een geel uitroepteken naast het bedrag met de tekst Btw lijkt incorrect betekent dat de BTW hoog niet overeenkomt met 21% over het bedrag. Staan er meerdere tarieven op de factuur, dan kan het ten onrechte verschijnen.
• De knop Verwijder boven de lijst zie je alleen met het recht om inkoopfacturen te verwijderen. Zie het item over dupliceren en verwijderen.