Een lead (deal) openen en bewerken: tabs, verantwoordelijke, contactpersoon en gekoppelde workflows

Wat is het?

Klik je in het leadoverzicht op een lead, dan opent het leadvenster. Links staat een vaste kolom met de belangrijkste gegevens, rechts werk je in tabbladen en onderaan staat het faseverloop.

Wat kun je ermee?

• Een titel geven bovenaan het venster. Wijzigingen worden direct opgeslagen.
• Op het tabblad Overzicht de Verantwoordelijke kiezen (zoek op medewerker), de dealwaarde aanpassen, de eigen velden van de workflow invullen en de laatste notitie lezen.
• Op Taken & notities alle taken en notities van de lead zien.
• Op Documenten de offertes, werkbonnen en facturen van de lead zien (zie het item over documenten).
• Op Communicatie de e-mails bij de lead lezen. Dit tabblad verschijnt alleen als er e-mail bij hoort.
• Op Historie de Fasewijzigingen zien (fase, datum en wie het deed) en, als de lead via je website is binnengekomen, de Herkomst: de pagina's die de bezoeker bezocht en de bron, bijvoorbeeld een betaalde klik via Google of Meta, of een AI-chatbot.
• Op Relatie de gegevens van de relatie wijzigen (met het recht om relaties te bewerken) en bij Aanspreekpunt voor deze workflow een contactpersoon van de relatie kiezen.
• Via de knop Nieuw een taak, notitie, offerte, factuur, abonnement, werkbon of Gekoppelde workflow aanmaken. Welke documenten je ziet, hangt af van je rechten.

De linkerkolom toont onder meer de workflow met, bij een eindfase, het label Gewonnen of Verloren, de relatie met een link naar het relatiescherm, Contact (telefoon, e-mail, adres met routelink en bron), Deal (dealwaarde, hoe lang de lead in deze fase staat, verantwoordelijke, eigen velden en aanmaakdatum) en de gekoppelde workflows. Eigen velden die nog leeg zijn maar op tonen in overzicht staan, vind je op de regel Nog niet ingevuld.

Hoe werkt het?

1. Klik in het leadoverzicht op een lead. Het adres van de pagina bevat dan de lead en het open tabblad; die link kun je delen of in een nieuw tabblad openen.
2. Wijzig op Overzicht wat nodig is. Een keuze of invulling wordt direct opgeslagen.
3. Gebruik Nieuw om een taak of notitie toe te voegen of een document te starten voor deze relatie.
4. Sluit het venster met het kruisje.

Gekoppelde workflows

1. Kies in het leadvenster Nieuw > Gekoppelde workflow. Er wordt een nieuwe lead voor dezelfde relatie gemaakt die aan de huidige hangt.
2. Of kies op Overzicht bij Hoort bij workflow een andere lead van deze relatie. Dat veld staat er alleen als de instelling "Leads toestaan" aan staat en de relatie meer dan één lead heeft.
3. In de linkerkolom staan onder Gekoppelde workflows de bovenliggende en de onderliggende leads. Klik erop om ze te openen.

Een lead verwijderen

1. Klik rechtsboven op de drie puntjes (Meer acties) en kies Deal verwijderen.
2. Bevestig de vraag. De lead verdwijnt uit het overzicht en het dashboard.

Let op

• Verwijderen kan alleen met het recht om leads te verwijderen; zonder dat recht ontbreekt het menu. Vraag het aan je beheerder.
• Laat je het aanspreekpunt leeg, dan geldt de relatie zelf. Maak je vanuit de lead een Eenvoudige offerte of Eenvoudige factuur, dan wordt het gekozen aanspreekpunt op dat document overgenomen.
• Documenten van een bovenliggende lead staan bij die lead, niet bij de onderliggende.