Het ZoLive CRM bundelt relatiebeheer, facturatie, planning, automatisering en meer in één systeem. Hieronder alle functies per onderdeel.

  Relaties & CRM

• Klanten, prospects en relaties aanmaken, bewerken en doorzoeken
• Slim gefilterde relatielijsten (alle relaties, klanten/debiteuren, prospects, werkadressen) met totaaltellers
• Meerdere contactpersonen per relatie
• Notities met bijlagen; communicatie-/e-mailhistorie per klant
• Leads- en dealspijplijn (kanban) per dealtype en status, met taken/acties en eigen velden
• RFM-klantsegmentatie (Champions, Loyal, At risk, Lost…) op basis van recency, frequentie en omzet
• Opvolglijsten voor gerichte follow-up; vrije tags/labels op relaties
• Afspraken koppelen aan relaties, deals en projecten
• Leads-rapportage en klantimport/-export via CSV

  Facturatie

• Facturen opstellen, beheren en versturen met statusfilters (concept, verstuurd, wachtend, betaald)
• Btw-codes en automatische btw-berekening
• Creditfacturen en proforma-facturen
• Koppeling met externe boekhouding (synchronisatie van facturen en debiteuren)
• Deelbetalingen en betaaltermijnen

  Offertes

• Offertes opstellen en bewerken met regels en producten; vergrendelen na opslaan
• Volledige status-flow: concept → uitstaand → aangepast → afgewezen/akkoord → in behandeling/doorlopend → voltooid → archief
• Per e-mail versturen; online laten ondertekenen/accepteren
• Automatische opvolgherinneringen (tot 3, pauzeerbaar)
• Omzetten naar factuur en werkbon; deelbetalingen/termijnen
• Kopiëren of als herziene versie opslaan; overzicht met filters, tellers en totalen
• AI-offerte-assistent die op basis van een klantvraag een concept samenstelt (in ontwikkeling)

  Abonnementen

• Terugkerende facturen die automatisch per periode worden aangemaakt (interval in dagen, maanden en/of jaren)
• Vooruit factureren en facturen tot 90 dagen vooraf voorbereiden
• Prijsindexatie in één handmatige actie (met preview)
• Verlengingsherinnering vooraf per e-mail voor doorlopende jaarabonnementen
• Stopzetten via een einddatum

  Inkoop & Crediteuren

• Inkoopfacturenoverzicht met status-tabs (concept, openstaand, betaald), zoeken en paginering
• Inkoopfactuur aanmaken/bewerken met btw-controle; bulk-invoer; dupliceren
• Factuurdocumenten (pdf/foto) uploaden en koppelen; CSV-export
• Leveranciers-/crediteurenbeheer (btw-nummer, KvK, IBAN, betaaltermijn, boekingsinstellingen)
• Boekhoudkoppeling met Exact en Twinfield, inclusief oplossen van sync-problemen
• AI-inkoop / factuurherkenning (OCR): pdf's automatisch uitlezen en boeken (in ontwikkeling)

  Betalingen

• Betalingenoverzicht met datum, kenmerk, bedrag en betaalstatus
• Losse (dynamische) betaling aanmaken met eigen kenmerk en bedrag
• Deelbare betaallink voor de betaler genereren
• Betaalstatus en -datum volgen; testmodus
• Koppeling met webshop-orders en met facturen

  Medewerkers (HRM)

• Medewerkersoverzicht (actief/inactief); toevoegen/bewerken met functie, foto, kleur en notities
• Inloggegevens en accountkoppeling per medewerker
• Rooster & beschikbaarheid (contracturen, max. per dag, uren per weekdag); rooster genereren
• Verlof-, ziekte- en ATV-registratie met opbouw en verbruik
• Urenregistratie; tijdregistratie op klant/project voor facturatie; uren afhandelen
• Uren- en KPI-overzicht per medewerker; wagenpark per medewerker; CSV-import

  Agenda & planning

• Weergaven: dag, week, maand, lijst, planbord, werkbelasting en route
• Plannen via slepen-en-neerzetten vanuit de takenlijst; afspraken verplaatsen en verlengen
• Afspraken met klant, medewerker(s), status en notitie; uitplannen naar taken
• Filteren op medewerker en status; statuskleuren
• Beschikbaarheid/rooster-inzicht inclusief verlof en ziekte
• Autoplanning: automatisch planvoorstel voor openstaande taken (betaalde optie)
• Teamoverzicht (gehaald/open, geplande vs. bestede uren); buitendienst-modus (alleen-lezen)
• Koppeling met externe agenda (Outlook/Google, alleen-lezen)

  Apparaten

• Dashboard met kengetallen, onderhoudstrend en aandachtslijsten
• Doorzoekbaar apparatenoverzicht met compliance-status en filters
• Apparaatdetail met installatie (foto's/tekeningen/documenten), werkbonnen en historie
• Apparaat toevoegen/bewerken (serienummer, merk/model, klant, monteur, interval)
• Apparaat vervangen of uit onderhoud nemen; storing melden
• Onderhoud plannen (wordt werkbon in facturatie) en registreren met resultaat
• Onderhoudsverplichtingen & compliance met interval en volgende datum
• Service-/onderhoudsabonnement koppelen; bestanden en media per apparaat
• Onderdelen op bestellijst; magazijn & inkoop (inkooporders per leverancier); apparaattypes met onderhoudssjablonen

  Projecten

• Projectenoverzicht (Actueel, Doorlopend, Archief) met projectleider, klant en looptijd
• Voortgangsindicator (afgeronde taken / totaal)
• Projectdetail met klantkoppeling en doorklik naar Relaties
• Koppeling met facturatie (facturen, offertes, werkbonnen per project, inclusief bedragen)
• Taken/diensten per projectfase met medewerker, geschatte uren en statuslabels
• Communicatie en notities per project

  Producten

• Productcatalogus beheren (zoeken, filteren, toevoegen, bewerken)
• Productdetails: teksten, afbeeldingen, bestanden/downloads, labels, SEO
• Voorraadbeheer met meerdere locaties; staffelprijzen
• Categorieën, specificaties (filterbaar), varianten/opties en labels
• Kortingscodes (inclusief bulk genereren)
• Bestellingen verwerken (status, betaling, factuur-/verzendgegevens); winkelwagens en verlanglijstjes
• Verkoopoverzicht/rapportage; klantaccounts
• Import van producten en prijzen; export naar XML/Excel, verzendlabels (PostNL/Dymo) en barcodes
• Meertaligheid

  Communicatie

• Centrale inbox van leads en formulierinzendingen, doorzoekbaar en gepagineerd
• Filteren op periode, formulier/type en betaalde leads; berichtdetail met herkomst-site
• Bijlagen bij berichten; marketing-/campagneherkomst per lead (Google/Facebook/Bing, UTM)
• Verwerkings-/trace-historie; berichten verwijderen (los of bulk); CSV-export
• Koppelingen naar externe systemen met veldmapping, doorstuurstatus en handmatig opnieuw versturen
• Formulier-/typebeheer met privacy/anonimisering (bewaartermijn); week- en maandstatistieken

  Documenten

• Documentenoverzicht met status en gebruikt sjabloon; zoeken op naam en inhoud
• Nieuw document op basis van een sjabloon; dupliceren
• Samenvoegvelden/vervangcodes invullen; live voorbeeld; gegenereerd document bekijken
• Ondertekenaars/deelnemers met rol en ondertekenstatus
• Sjablonen met vrije tekst en automatische herkenning van vervangcodes

  Autopilot

• Visuele flow-bouwer: trigger → voorwaarden → acties
• Triggers op CRM- (deal/offerte/factuur/klant), apparaat/onderhoud- en agenda-gebeurtenissen
• Als/dan-voorwaarden; automatisch e-mailen en communicatie vastleggen
• Automatische CRM-acties (deal-fase zetten, project aanmaken/koppelen); CRM-data bijwerken
• Goedkeuringen (mens-in-de-lus); proefdraaien/observatiemodus
• Logboek met veilig terugdraaien (undo); dashboard; koppeling met externe automatisering (n8n) en inkomende webhooks

  Koppelingen

• Integratie-catalogus met status per koppeling
• Digitaal ondertekenen (Stiply); recruitment/ATS (Carerix)
• Boekhouding: Exact Online en Twinfield
• Agenda & e-mail via Google en Microsoft (per medewerker), met push-synchronisatie
• Uitgaande automatisering via n8n (met test-ping); WhatsApp Business (Meta Cloud API)
• Inkomende webhook-tokens beheren (module-toegang, rate-limit, aan/uit)